Всем лентяям привет! Это авторский блог, где я делюсь личным опытом в развитии самодисциплины, а через практику в Телеграм канале стараюсь передать его вам.
В прошлой статье я рассказал о том, как провожу оценку состояния дел в разных сферах жизни. Сегодня перейдем непосредственно к планированию работы
Что это и зачем
Любая работа должна быть хорошо организована. Кроме очевидного повышения эффективности, это дает следующее: чем лучше организована работа, тем меньше ментальной энергии мы тратим в процессе выполнения задач. Тем меньше переживаем, верным ли путем идем. Т.е. это помогает убирать сомнения в пути, и ты просто делаешь, что запланировал.
Да и, очевидно, без плана до цели не дойти!
Как выглядит моя организация работы:
Год, Спринт, неделя
Год
Самый большой горизонт планирования - год. В начале года я актуализирую стратегические задачи: что бы хотел попробовать нового, какие Глобальные проекты (т.е. проекты на несколько лет) буду прокачивать, определяю целевые метрики. Записываю обобщенно. Потом, в течение года, сверяюсь с этой записью, добавляю и удаляю задачи.
Например, в начале этого года мой стратегический план выглядел так:
Задачи на 2023 год:
- главная задача года - решить проблему проф. реализации, выбрать продуктивный путь и получить первые результаты. В 2022 году я обрел все необходимые инструменты по организации и мотивации, убрал тем самым все препятствия на пути решения проблемы. Теперь я могу и должен ее решить
- проработать альтернативные направления в профессиональной ориентации: писательство, ремесло с деревом, новые навыки в дизайне и т.д.
- полноценно вернуться в музыкальное творчество. Постараться не бросать никогда
- в дизайне: увеличить стоимость часа, т.е. финансовую отдачу ...
- увеличить количество и качество общения с близкими
- продвинуться в гармонизации жизни, достижении дзен (баланса) по Сферам. Подтянуть все отстающие сферы
- решить психологические проблемы со стрессом и тревогой
- прокачать стиль и внешний вид
- выучить крутой танец
- прокачать калистенику: стойку на руках ...
- первичное изучение инвестирования ...
Часть задач в течение года я отменил или перенес на следующий год. Добавил новые задачи. Здесь главное, что я начал год с пониманием, чего хочу, и планом действий
Дальше, чем на год, планировать я не вижу смысла, слишком сильно все изменится. У меня есть примерное видение, чего я хотел бы через 2, 5, 10 лет, но это очень абстрактно. Я не трачу время на конкректику в перспективных планах.
Спринт
Следующий уровень - тактическое планирование. Это Спринты.
Систему спринтов придумали айтишники для гибкого управления большими задачами. А потом подхватили теоретики тайм-менеджмента, потому что это хорошо ложится в концепции тайм-менеджмента. Я адаптировал Спринты так:
Год делится на Спринты по 4 недели, которые следуют один за другим без перерывов. Я пробовал Спринты по 8 недель - слишком длинные, начинаешь терять мотивацию, цели надоедают и выгораешь от усталости.
В каждом 4-х недельном периоде - 3 недели отводится на активную работу. Это время для достижения целей.
Последняя четвертая неделя - на передышку, анализ и подготовку к следующему Спринту. Также это буферная неделя, чтобы устранить отставания от плана. И необходимая профилактика выгорания, ведь активно работать без перерывов нельзя!
В Спринт входят 2-3 Проекта, не больше. Важно: Проекты в рамках одного Спринта не меняются, цели Проектов существенно не корректируются. Т.е. Проекты и их цели определяются при планировании Спринта и больше на это время не тратится. И переживать, верной ли дорогой ты идешь, не приходится. каждый раз, когда появляется подобная тревога, я говорю себе: "это будем решать на четвертой неделе, а пока я тупо должен выполнить поставленные задачи".
Итого: Спринты были придуманы для достижения гибкости и интенсивности. Они короткие, понятные и "обозримые". За счет небольшой длительности вы можете достаточно часто освежать жизнь новыми проектами и корректировать цели в Глобальных проектах.
Неделя
Последняя единица планирования в моей системе - неделя. Цели Спринта разбиваются на 3 недели, 3 этапа (активная работа). Полное выполнение целей Спринта - в конце третьей недели. На 4 этапе, как я уже говорил, итоги и новые планы.
Пример распределения целей небольшого Проекта "Прокачка стиля к осени" по этапам-неделям (да, мне настолько лень этим заниматься, что пришлось выделить в целый Проект!):
1. Формирование лука
- изучить общие вопросы стиля
- сформировать уточненный лук на осень-зиму
- начать покупать одежду и аксессуары
2. Закупка
- подобрать и купить кардиган + водолазку (если нужно)
- подобрать и купить шарф и шапку
- подобрать и купить белые кеды-кроссовки
- определить второй лук
(здесь конкретные вещи я набросал в самом начале и дописывал после первого этапа, когда уточнил лук)
3. Закупка (завершение)
- подобрать и купить объемный свитер
- подобрать и купить теплую рубашку в клетку
- подобрать и купить белую базовую футболку
- подобрать и купить пуховой жилет
- как вариант, милитари штаны
4. Финал, итоги
- завершить покупать одежду и аксессуары на осень-зиму
- сформировать источники информации по стилю: подписка на блоги, подкасты и т.п.
- набросать перспективный план, наброски для лука на весну
День
Отдельные цели на каждый день я записываю редко. Это требуется только в проектах с жесткой привязкой к срокам, например в ремонте. Тут я создаю Дорожную карту, где расписываю многочисленные задачи и ежедневно сверяюсь с планом.
В большинстве Проектов писать задачи и отчеты каждый день - лишняя трата времени, достаточно держать цели недели в голове.
Дорожную карту мне удобно делать в Excel. Это максимально гибкий инструмент, где все под контролем. Каждый день сверяюсь с задачами, корректирую план, после выполнения пунктов отмечаю их цветом. Таблицу выкладываю в облако, чтобы иметь к ней доступ со смартфона в любую минуту. Специальных приложений не использую. Выглядит это примерно так:
Фокус-цели
В рамках каждого Проекта выделяются Главные цели. Их немного. Они должны быть выполнены в срок в любом случае. Если не достичь их, то, делая другое, все равно будешь думать о главных и не сделаешь хорошо ни то, ни другое. Это фокусировка. Все остальные задачи - то, что не критично.
Таким образом, постоянно, в любой день, неделю, Спринт есть ключевые цели. Весь фокус внимания, все ресурсы отводятся для них в необходимом количестве, в ущерб всему остальному. Для всего остального отводится столько ресурсов, сколько останется.
Неплохой видосик на тему фокусировки
Еще раз про Проекты
В Спринт включается несколько Проектов в разных направлениях, т.е. Проект - это участок Спринта в конкретном направлении. Например, в Спринт могут входить 3 Проекта: в области диеты, бизнеса и отношений. Спринт – это отрезок времени, а Проект - это объем работы, упакованный в этот отрезок.
Каждый Проект может быть рассчитан на один Спринт (изучить какую-то тему), разделен на два-три Спринта (освоить новый танец) или на много, входить в Глобальный проект (новый бизнес). Тогда Проект в Спринте – это этап Глобального.
О целях Проектов мы уже говорили в статье "Как перестать собираться и приступить к делу": он должен быть актуальным для вас, цели должны быть практическими, измеримыми, гарантировано выполнимыми. Перечитайте еще раз, это важно.
В Спринт включается 2-3 Проекта. Часть из них являются мощными, ключевыми, из сферы, отражающей суть вашей личности. Обычно это этап Глобального проекта (карьера, большое хобби).
Про сферы жизни мы говорили в предыдущей статье
Часть проектов - поддерживающие и не подразумевающие значительного развития. Обычно из фундаментальных сфер (Близкие и Тело). Это больше профилактика, рутина, новые привычки.
Планирование, анализ и контроль
Теперь расскажу о том, как выглядит мое планирование и анализ.
Планы всех Спринтов года я пишу в общей заметке, в виде простого перечня Проектов. Примерно так:
...
Спринт №3*'23. 01-28 мая
Проект Sugar free (отказ от сахара)
Проект Ремонт 2023
Проект Моя система тренинга, Цикл для Спринта 3*'23, упор на подтягивания
Спринт №4*'23. 29мая-25июн
Проект Ремонт 2023. Завершение
Музыкальный проект
Проект Моя система тренинга, Цикл для Спринта 4*'23, упор на подтягивания + немного скейта
Спринт №5*'23. 26июн-23июл
Музыкальный проект. Интенсифицируемся, пока есть больше времени
Проект Моя система тренинга, Цикл для Спринта 5*'23, выходим на подтягивание 18 уверенных раз
Проект Поиск бизнес-идей
...
По каждому Проекту есть 1 заметка (для организации записей я пользуюсь Obsidian, но о программах и сервисах поговорим в другой раз). В ней пишутся наработки по проекту, Главные цели, по мере выполнения отмечаются задачи, итоги, мысли.
Цели Спринта разбиваются на отдельные задачи, которые ведутся либо в виде Дорожной карты, либо в виде отдельных задач в приложении Todoist (обсудим в другой раз, говорю же), либо, что чаще всего, прямо в основной заметке Проекта.
Вот мой шаблон для заметки Проекта:
Дата создания, тэги, ссылки
Наработки по проекту
Здесь пишу мысли и наброски вперемешку, еще до начала детального планирования, задолго, когда только решаю, что когда-то будет такой Проект. Это может быть за полгода или раньше.
Главные цели проекта
- ...
- ...
- ...
Почему для меня это важно?
- ...
- ...
- ...
Принципы
- ...
- ...
- ...
Этапы проекта и задачи
Этап 1 (неделя 1). Обычно - подготовительный этап
- ...
- ...
- ...
Сделано: (пишется по итогу каждой недели)
Этап 2 (неделя 2). Основная часть
- ...
- ...
- ...
Сделано:
Этап 3 (неделя 3). Основная часть
- ...
- ...
- ...
Сделано:
Этап 4 (неделя 4). Задачи по подведению итогов. Если Проект на этом не кончается, то еще и планы на следующий Спринт, в который попадет этот Проект
- ...
- ...
- ...
Сделано:
Стратегический план (справочно)
Глобальные цели:
- ...
- ...
- ...
Итоги проекта
- ...
- ...
- ...
Выводы, корректировки на будущее, заметки
- ...
- ...
- ...
Как видно, здесь нет целей, расписанных по дням, только на неделю.
У меня есть дневник для рефлексии, где я каждый день подвожу итоги. В т.ч. пишу, что сделал по каждому из Проектов. Это помогает видеть прогресс, не халтурю ли я. Записывать свои мысли полезно, часто в процессе письма рождаются новые идеи, которые я сразу фиксирую в плане или своих заметках для идей.
Вечером каждого воскресения я подвожу итоги недели (этапа Спринта). Для этого в дневнике для рефлексии я создаю отдельную заметку недели. В процессе написания размышлений отмечаю выполнение задач в заметках Проектов (после фразы "Сделано:").
Последняя неделя Спринта посвящена в том числе анализу его итогов и планированию следующего. Оформляются разделы "Итоги проекта", "Выводы, корректировки на будущее, заметки". Создаются заметки Проектов следующего Спринта.
Итого:
Сегодня я рассказал, как именно выглядит моя организация работы, про планирование на год, Спринт и неделю. Про то, зачем нужны Спринты и Проекты, показал примеры своих.
Есть год - это самый крупный горизонт планирования. Здесь определяется стратегия и перечисляются глобальные задачи.
Год состоит из идущих подряд Спринтов по 4-8 недель. Это оптимальные интервалы, позволяющие жестко фиксировать цели и не отвлекаться на сомнения. Одновременно Спринты короткие и дают достаточно часто пересматривать свои цели, «подруливать» стратегическое планирование.
В каждый Спринт включается несколько Проектов. Это участки моего развития в разных направлениях.
Спринты делятся на этапы-недели. Это минимальная единица планирования.
Берите на заметку, адаптируйте, внедряйте. Организация своих начинаний - не блажь, а первый шаг к их успешной реализации!
В третьей части статьи про Систему Управления Жизнью я расскажу, какие приложения и как использую, а также подведем итоги.
Подписывайтесь, пожалуйста в Дзен и делитесь своими мыслями в комментариях. Будем спорить, драться и вместе рождать истину!
И вступайте в наше Общество в Телеграм! Там разборы ваших кейсов без цензуры, освежающая критика и добрые советы.
И еще - вкусности, которых больше нигде не будет.