При интенсивном документообороте и наличии разветвленной сети филиалов может потребоваться собственный отдел курьерской доставки.
Секретами, как организовать эффективную курьерскую работу внутри компании, делится курьерская служба «Контакт» — специалисты с 16-летним стажем.
Прежде чем начать
Электронный документооборот решает не все проблемы бизнеса. Пересылка конфиденциальной документации или ценных отправлений осуществляется традиционным способом — с помощью курьера. Перед тем, как открывать отдел по доставке деловой корреспонденции, следует оценить объем работы и необходимые ресурсы.
Если расстояние между отправителем и получателем невелико, а документооборот скромный, достаточно включить в штат водителя-курьера. Для этого необязательно создавать отдел, а контролирующие функции возьмет на себя работник канцелярии.
В случае регулярного обмена документами и отдаленности подразделений потребуется полноценный отдел. При его формировании учитывается:
- срочность — для одновременного выполнения срочной доставки корреспонденции потребуется одного курьера будет недостаточно;
- дальность и количество подразделений — чем дальше расстояние между филиалами и выше их число, тем больше ресурсов требуется для курьерской доставки;
- возможность обмена документами с контрагентами — зачастую собственные курьеры выполняют не только внутреннюю доставку, но и осуществляют документооборот с контрагентами, что требует соблюдения юридических аспектов.
Проработав эти вопросы, можно оценить масштаб работы и понять, сколько потребуется персонала для выполнения поставленных задач.
Организация работы курьеров
На этапе организации отдела курьерской доставки решаются следующие вопросы:
- набор персонала;
- поиск автотранспорта, если доставка пешим курьером невозможна;
- инструктаж и обучение;
- назначение ответственных лиц для контроля курьерской деятельности.
Насколько крупным будет отдел службы доставки, зависит от целей и ресурсов компании. Если организация уходит с аутсорсинга на доставку собственными силами, переход может быть постепенным: сначала штатному курьеру доверяют одно направление, впоследствии задачи отдела расширяют.
Штатный курьер работает по установленному графику, в котором отражается время начала и завершения рабочей смены, сроки ожидания. Этот график может отличаться от общеустановленного в компании. Например, курьер может приступать к работе позже, чтобы другие сотрудники смогли подготовить с утра документы к отправке.
Если доставка выполняется с помощью автотранспорта, рассчитываются оптимальные маршруты между подразделениями и закладывается время с учетом загруженности дорожного трафика. На случай срочной доставки рабочий график корректируется с учетом занятости курьера.
Контроль курьерской работы осуществляет канцелярский работник, который выполняет приемку и отправление документации. В локальном документе организации прописываются обязанности канцелярского работника или иного лица проверять журнал курьерской работы, где отражено время приезда и отъезда курьера.
На основании этого журнала можно оценить загрузку курьеров, время, проведенное в дороге, и другие сведения, которые помогут улучшить работу отдела курьерской доставки.
Собственная курьерская служба требует финансовых затрат и проработки организационно-правовых вопросов. Однако при грамотном подходе она гарантирует стабильность и контроль качества доставки, что повышает эффективность крупного и достаточно разветвленного бизнеса. При налаженном документообороте собственный отдел доставки корреспонденции органично впишется в имеющуюся структуру и сможет вывести документооборот организации на новый уровень.