Очень часто складывается ситуация, когда компанию или проект стараются встроить в систему показателей, а не наоборот, что было бы логично.
В этот самый момент происходит следующее. Оказывается, что в компании нет ни данных, ни ресурсов, ни процессов, чтобы обеспечить качественный сбор информации, которая ляжет в основу расчета показателей и не будет давать сильного искажения.
Поэтому мы начнем с самого начала. Разработка системы показателей оценки проекта или компании – как конструктор собрать или паззл. Процесс увлекательный и творческий.
На количество используемых для оценки показателей влияет в первую очередь цель. Зачем и что (именно в такой последовательности) мы будем измерять. Также не следует пренебрегать рекомендациями и ограничивать количество показателей количеством от 5 до 7. Помните о том, что их не только надо запланировать, но и обеспечить сбор данных. И тут мы делаем первую остановку.
Зачем нам нужны показатели?
Казалось бы, все очевидно. Но мы помним, что очевидное не очевидно.
А значит отвечая на вопросы зачем и что, получим разные ответы, даже внутри одной компании на разных уровнях ее иерархической структуры, разных этапах жизненного цикла проекта или компании.
С одной стороны, как представляется логичным, руководство должно на основании стратегических целей развития компании определят метрики. Однако, такое бывает далеко не всегда. И это не зависит от размера компании.
На самом деле – не простая задача, описав процессы найти те самые показатели, которые будут приносить пользу компании или проекту.
Итак, цель в данном случае, ответом на вопрос зачем, будет осознанная потребность в измерениях. Все показатели и отчеты должны быть следствием потребности. Рассмотрим на примерах.
Вариант 1. Создаем с нуля
Мы сами формируем потребность (постепенно) и доводим (по сути продаем) руководству необходимость оценивать и определять лимиты показателям.
В компании нет системы планирования и учета. Заказчик хочет просто контролировать денежные потоки и пока не готов фокусироваться на прибыльности, так как не собирает данные о фактических расходах, не нормирует затраты и т.д.
Как-то один такой заказчик был очень удивлен, когда поборов нежелание собирать данные и давать исходную информацию для расчета, увидел сколько он теряет. Но это была очень тяжелая работа для нас. Заставить (а точнее принудить) начать группировать все свои проекты и описывать их - столько нервных клеток погибло.
Для малого бизнеса регулярные поступления и положительный остаток в количестве, который позволит вести деятельность является ключевой метрикой.
А теперь представьте, если высыпать на собственника вагон и маленькую тележку показателей смысловой нагрузки, которой он даже не понимает. Но более того, нет процесса сбора и обработки такой информации.
И в этом случае, специалист – должен взять на себя смелость и ответственность, за то, чтобы создать такую систему, которая позволит:
1. Во-первых, начать маленькими шагами двигаться в сторону планирования и учета.
2. Во-вторых, будет масштабируемая.
В таких случаях начинать надо с чего-то очень понятного. Например, с коэффициента достаточности денежного потока и соблюдения лимита неснижаемого остатка.
Одной из основных причин, почему система показателей не работает – отсутствие понимания как читать эти самые показатели. Это целый образовательный процесс, интерес к которому должен быть у тех, для кого эта система разрабатывается.
Как это работает?
Когда спустя несколько месяцев, тем, для кого разрабатывается система показателей, становится комфортно использовать такие показатели и они начинают понимать, что иметь прогноз на ближайшие несколько месяцев – круто, можно переводить на следующий уровень. К этому моменту уже начнут выстраиваться процессы и поток информации, которые позволит это сделать.
Но тут главное набраться терпения и параллельно собирать необходимую аналитику, чтобы можно было показать, что потоки – хорошо, но есть слепые зоны. А тут ррррраз, а у вас уже и демонстрационный материал.
В этом примере, мы сами создаем потребности исходя из опыта и понимания, что если планирования и учета не будет, и лимитов не будет, то в какой-то момент и компании не будет.
Автор: Вера Питинова