Использовать электронные таблицы для управления — это как готовить обед на костре, когда у вас есть полноценная кухонная плита. Можно, конечно, но зачем так усложнять?
Да, электронные таблицы – всё еще отличный инструмент для аналитики, сложных расчетов и обработки данных. Но, когда речь заходит об управлении проектами, таблицы проигрывают таск-трекерам.
Например, в тех же Google-таблицах общаться с командой можно только в комментариях, но там нельзя прикреплять файлы, сортировать комментарии по дате. Не говоря о том, что построение Календаря и Диаграммы Ганта отнимает кучу времени. Тогда как эти и ещё +100 функций есть в таск-трекере — специальном сервисе для управления проектами.
Почему таблицы — не лучший выбор для управления проектами
Электронные таблицы хороши для расчетов, аналитики и другой обработки данных. Но, если нужно управлять проектами (особенно динамичными), менеджеры сталкиваются с проблемами:
- диаграммы Ганта, канбан-доски и другие инструменты трудно реализовать в таблицах, в том же Excel. Конечно, вы можете подключить шаблоны, но от этого легче не станет.
- когда проект растет, задач становится больше, таблицы перегружаются, ориентироваться в них становится сложнее;
- хранить данные в офлайн-таблицах небезопасно: в любой момент его может «съесть» вирус. В онлайн-таблицах не сильно лучше — иностранный сервис может уйти из страны или просто «отвалиться» на время.
- нельзя интегрировать с чатом или мессенджером;
- нельзя просто настроить уведомления о сроках и изменениях в проекте.
Эти проблемы решают сервисы для управления проектами.
Что такое таск-трекеры и для чего они нужны
Представьте единое онлайн-пространство, где можно управлять работой команды, ставить задачи и повышать продуктивность. А также общаться с заказчиками, хранить все нужные файлы и не пропускать ни один дедлайн.
Такое пространство существует, и это — таск-трекер или таск-менеджер.
Главное отличие от электронных таблиц в том, что бизнес-процессы становятся прозрачными. Сотрудники и руководители видят, кто над чем работает в команде. Так растет социальная ответственность и мотивация трудиться на пути к цели.
7 главных причин планировать и отслеживать работу в таск-менеджере
1. Интерфейс таск-трекеров более понятный и современный
В них удобно планировать и управлять проектами: просто создать задачу на доске, назначить ответственных, запустить тайм-трекер, такой есть в Shtab, и работать.
2. Можно отследить эффективность работы в автоматических отчетах
Вам не нужно тратить свое время на то, чтобы «руками» собирать данные по проектам: кто сколько задач успел закрыть, как соотносятся плановые и фактические показатели, и даже рассчитывать ЗП сотрудников по ставке в час — все это за вас автоматически сделает таск-трекер в детальных отчетах. При этом отчет можно выгрузить в формате Excel, если вам нужно поделиться им с кем-то, кто не пользуется таск-трекером.
3. Все рабочие элементы визуализированы
Канбан-доска, список, матрица Эйзенхауэра, Календарь — можно выбрать любой вид отображения задач. Так воспринимать и усваивать информацию легче. Можно окинуть взглядом рабочее пространство и сразу понять, где горят дедлайны, что надо сделать в первую очередь, когда связаться с клиентом, когда оплатить счет и т. д. Карточкам задач можно задать свою обложку, чтобы еще лучше визуализировать работу на доске.
4. Удобно вести совместные проекты
Все правки к проектам, файлы, важные заметки от всех ответственных по задаче хранятся в комментариях к этой задаче в Shtab. Там же можно отмечать коллегу в сообщении. Ему мгновенно придет уведомление. Когда вам захочется перенять опыт предыдущих проектов и задач, нужно будет просто открыть карточку задачи, почитать описание, историю комментариев, увидеть цену за работу — всё системно и структурировано.
Кроме этого, вы видите, какую задачу трекает ваш коллега. Вот почему работа в таск-менеджера прозрачная.
5. Можно интегрировать мессенджер
Например, в Shtab есть интеграция с Telegram-ботом, в котором можно ставить задачи прямо из чата, получать уведомления, отвечать на комментарии. Для этого даже не нужно открывать само приложение сервиса.
6. Интеграции с CRM-системами и другими сервисами
У многих таск-сервисов есть интеграции с Excel, Figma, Tilda, GitHub, Google Forms и т.д. То есть, вы можете открыть сторонний сервис через таск-трекер, и совместно с командой работать в нем. Или создавать карточки задач из стороннего сервиса с помощью команд-вебхуков. А с CRM-системой можно дополнительно управлять продажами.
7. Шаблоны и повторы регулярных задач
Для регулярных задач вроде еженедельного созвона с клиентом или отчетов можно создать шаблоны карточек и настроить повтор на определенный день недели, месяца. Когда задача станет снова актуальной, все ответственные получат дедлайн и справятся с ней в срок. Плюс так вы автоматизируете рутину, упрощаете жизни себе и команде, а также выделяете время на более важные стратегические дела.
Переходите на сайт, чтобы ещё больше узнать о возможностях таск-трекера Shtab для управления командой и проектами. А также подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы смотреть и читать полезные материалы по управлению проектами.