До 17 сентября 2023 г. бизнесмены и государственные органы руководствовались правилами хранения документов, утвержденные приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. №526.
ДЛЯ КОГО ОБЯЗАТЕЛЬНЫ УСТАНОВЛЕННЫЕ ПРАВИЛА?
Обновленные Правила организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, как и предыдущие, обязательны для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.
Правила не касаются работы с документами и сведениями, составляющими государственную тайну. Для таких документов установлен особый порядок хранения.
Установленный порядок един как для бумажных документов, так и электронных.
В новых Правилах порядок работы с электронными документами прописан в отдельной главе. Смешанные или гибридные документы подлежат учету по отдельным томам.
ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ ПО СРАВНЕНИЮ С РАНЕЕ ДЕЙСТВОВАВШИМИ ПРАВИЛАМИ?
Каких-либо кардинальных изменений в порядок хранения и учета архивных документов Правила не вносят. Сроки хранения документов определены в приказе Росархива от 20.12.2019 г. №236 и не зависят от вида документа - бумажный или электронный.
По-прежнему, для отдельных видов документов при установлении сроков следует применять специальные правила. Например, для документов, которые используются для акционеров либо расчетов с ними сроки устанавливаются самим АО (постановление ФКЦБ от 16.07.2003 г. №03-33/п). А документы, необходимые учредителям ООО, хранятся в сроки, определенные уставом (ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ).
Правилами дополнены отдельные моменты, связанные с экспертизой документов. Экспертизу проводят при составлении номенклатуры дел, их подготовке для сдачи в архив, а также при выделении для уничтожения. Так, документ оценивают по 4 признакам: содержание, происхождение, вид документа, пригодность для использования (п.15 Правил).
В приложениях к Правилам приводятся новые рекомендуемые образцы документов. Например, описи дел по личному составу, акт передачи документов в компанию, осуществляющую хранение документов, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
В обновленных Правилах дополнен способ уничтожения архивных документов. Это касается документов, содержащих персональные данные сотрудников. Такие документы после истечения срока хранения должны измельчаться шредером или иным путем, который исключает возможность их восстановления. А сами бумажные отходы должны передаваться компаниям, которые занимаются переработкой вторсырья (п.31 Правил).
В Правилах уточнены требования к архивному помещению для государственных органов и органов местного самоуправления. Например, допускается использование люминесцентных ламп и светодиодных светильников.
КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ПРАВИЛАМИ?
Структура обновленных Правил гораздо сложнее, чем у его предыдущего собрата. Правила содержат 19 разделов вместо прежних 7 и 31 приложение. В приложении приведены рекомендуемые образцы документов, которые связаны с хранением, учетом и уничтожением архивных документов.
В Правилах отдельно выделены разделы, посвященные организации и комплектования документов в электронном виде, копирование, изъятия архивных документов.
Сотрудник, который хочет передать дела в архив, должен выбрать и ознакомиться с разделом VI «Организация передачи дел на хранение в архив». Так, документы в архив передаются не раньше, чем через год и не позже чем через 3 года после завершения их обработки (п.47 Правил).
Далее работник должен выбрать раздел в соответствии с видом документа. Например, если речь идет об электронных документах, то выбирается раздел X «Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов».
КАКИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРЕДЪЯВЛЯЮТСЯ К ПОМЕЩЕНИЮ, ОБОРУДОВАННОМУ ПОД АРХИВ?
В Правилах прописано, что компании и ИП вправе, но не обязаны создавать архив в отличие от государственных органов или органов местного самоуправления.
Несмотря на то, что создание архива является правом, а не обязанностью бизнесменов, целесообразно выделить отдельное помещение либо часть комнаты под хранение документов.
Дело в том, что на бизнесменов возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов в течение сроков их хранения. Особенно длительные сроки хранения действуют в отношении документов по личному составу.
Понятно, что хранение бумаг в проходной комнате, в которой хаотично складируются документы от всех структурных подразделений компании, навряд ли обеспечит их сохранность. При этом документы должны быть сохранены в оптимальном физическом состоянии, а не в скомканном и выцветшем виде.
В крупных компаниях, как правило, создается отдельное структурное подразделение либо назначается ответственный за работу архива работник.
Поэтому работодателю нужно организовать архив самому либо передать функцию хранения документов специализированной компании, для которой такая деятельность является уставной.
Затраты на хранение документов бизнесмен может включить в расходную часть, если платит налог на прибыль либо единый налог при УСН с объектом «доходы за минусом расходов».
При самостоятельной организации архива компания или ИП могут воспользоваться порядком, установленным в разделе VII «Организация хранения архивных документов». Например, бумажные документы размещать в коробках, папках, конвертах, а электронные - на физически обособленных носителях. Во избежание порчи документов необходимо поддерживать оптимальную температуру и влажность воздуха (п.88 Правил):
- для бумажных документов - температура хранения - 17-19 °С, влажность воздуха - 50-55%;
- для документов на магнитных дисках и накопителях - 8-18 °С, 45-65%.
Компании и ИП обязаны обеспечить сохранность документов, которые применяются в предпринимательской деятельности. Если игнорировать установленные сроки хранения документов и не обеспечить их сохранность, то налоговики вправе оштрафовать бизнесменов, а также доначислить налоги и пени. Документы, сроки хранения по которым истекли, можно передать в архив либо уничтожить.
ВЫЕМКА ДОКУМЕНТОВ: ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ?