Как поставить дедлайны, чтобы команда не срывала сроков?

Дедлайн в дословном переводе с английского — «мертвая линия». Можно перевести как «линия смерти», потому что это слово и так вгоняет в дрожь почти всех. Хотя на самом деле дедлайны — очень полезная вещь, они помогают бизнесу зарабатывать больше, а сотруднику — быть эффективным и не перерабатывать.

В этой статье научим ставить задачи так, чтобы команда не срывала сроков.

Дедлайны бывают жесткими и гибкими

Для начала определимся, с каким именно дедлайном будем работать. Каким он будет, зависит от вида задачи.

Жесткий дедлайн не сдвинуть никак. Например, event-компании нужно организовать для заказчика корпоратив к Новому году. Срок четкий, его не перенести: после празника мероприятие будет неактуальным. Если не уложиться, компания потеряет деньги и репутацию.

В таком случае нужно максимально подробно расписать все этапы, оценить сроки каждого и понять, сколько вы успеете выполнить к конкретной дате. Сразу стоит подумать, что делать, если не успеете. Можно сделать не 100%, а только 85%. Например, если команда разработчиков не успевает сделать к релизу интернет-магазин полностью, можно запустить его без блога и раздела «Новинки». Эти страницы сайта можно добавить к уже работающему проекту.

В некоторых случаях лучше отказаться от работы совсем, если вы понимаете, что не успеете к дедлайну. Например, в ателье приходит клиентка за платьем, которое нужно сшить к выпускному за четыре дня. В таком случае лучше предупредить заказчицу о рисках и отправить в магазин.

Жесткость дедлайну придают внешние условия, в которых бизнес выполняет эту задачу

Гибкий дедлайн обычно не привязан к какому-то событию и его можно сдвинуть. Например, команда дизайна может обновить оформление сайта в сентябре, а может в октябре. Бизнес от этого не пострадает.

Кажется, что в таком случае дедлайн вообще не нужен: когда команда закончит, тогда и выпустит продукт. Но такой подход опасен бесконечным затягиванием работы. Лучше поставить срок, и при необходимости его сдвинуть. Это дисциплинирует сотрудников, помогает им собраться.

Гибкий дедлайн: он есть, но его как бы нет

Как выполнить работу и не сорвать срок

Если дедлайн жесткий, нужно планировать работу исходя из срока. То есть, смещать приоритет со «что сделать» на «когда сделать». И понять, какой минимум за это время реально выполнить.

Например, контент-агентству пришел заказ выпустить книгу ко дню рождения кинологического клуба. Срок — полгода, поэтому агентство оценивает, что оно может сделать за это время.

Сокращенный вариант проекта тоже будет полезен бизнесу. А в ходе работ может оказаться, что агентство выполнит больше, чем запланировали изначально

Этот принцип работает не везде. В цифровых продуктах всегда можно после релиза вернуться и доделать продукт, например, сайт или приложение. Если речь идет о материальных вещах, например, о строительстве домов или производстве оборудования, такой подход не оправдывает себя. Если сначала сделать 85% дома, переделка готового строения может обойтись дороже, чем если бы сразу сделали все как надо.

С мягким дедлайном ситуация чуть сложнее, его надо правильно рассчитать. Покажем, как сделать это в 5 шагов.

1. Заложите буфер — это время, которое дается «про запас», если что-то пойдет не так. Важно учесть, что если этапов работы много, буфер все равно должен быть один. Иначе срок сдачи проекта затянется. Буфер закладывает сотрудник, ответственный за проект. Остальные сообщают ему минимальные сроки, в которые будет сделан тот или иной этап работы.
2. Определите, сколько денег и человекочасов вы готовы потратить на проект. Можно дать задаче приоритет и завершить ее в кратчайшие сроки. Но тогда придется приостановить остальную работу компании и бросить на проект лучших сотрудников. Как правило, это дорого и имеет смысл только в особо важных случаях. Например, если вы хотите импортозаместить продукт и первыми выйти на рынок. Или если клиент готов платить больше за срочность.
3. Выберите дату. В проектах с мягким дедлайном лучше, чтобы сотрудники сами определили, когда они закончат проект. В таком случае работает «сила слова»: если человек обещает, то он старается выполнить обещанное. Менеджеру нужно следить, чтобы сотрудники не перестраховывались и не ставили срок со слишком большим запасом.
4. Обозначьте критерии готового проекта. Часто делают наоборот: определяют желаемый результат, а потом подгоняют под него сроки. С таким подходом есть риск затянуть, потому что нет предела совершенству, можно постоянно что-то доделывать. Важно, чтобы заказчик тоже понимал, что ему ожидать к дедлайну. Для этого закрепите все договоренности документально.
5. Установите контрольные точки. Разбейте задачу на отрезки, обозначьте срок сдачи каждой части работы. Некоторые задачи могут идти параллельно, это ускорит выполнение. Следить за выполнением этапов помогают канбан-доски, например, Notion или Kaiten.

Если у вас есть дедлайн всего проекта и определены этапы работ, вы можете просто контролировать, чтобы все выполнялось в срок. Если что-то пойдет не так, подстрахует буфер.

Как поставить дедлайн, если задача для вашей команды новая и что делать, когда сроки все равно срываются — читайте в нашей статье.