Миграционный аудит – это регулярная проверка документов иностранных сотрудников, допущенных к работе на предприятии. Ее необходимо проводить для того, чтобы избежать нарушений миграционного законодательства, штрафы за которые крайне высоки. Когда и в каких случаях требуется провести миграционный аудит, эксперты ЦенТрМиг рассказывают в этой статье.
В первую очередь миграционный аудит должен проводиться на этапе приема на работу иностранного сотрудника. В этом случае проверка документов иностранных граждан будет состоять из следующих шагов:
· проверка на наличие всех необходимых для работы документов: паспорт, патент, миграционная карта и т.д. Здесь нужно убедиться, что все документы - подлинные, а не поддельные;
· проверка на отсутствие расхождений данных из паспорта со всеми остальными документами иностранца;
· проверка на соответствие документов и предполагаемой работе. В пример можно привести ситуацию, в которой иностранец с патентом может работать только по одной специальности и в одном регионе, которые в нем указаны – если этот момент не совпадает с той должностью и с тем регионом, в котором находитесь вы, то принять на работу его вы не сможете;
· проверка сроков действия документов.
Обратите внимание! За допуск иностранцев к работе без документов, а также за трудоустройство нелегалов отвечает работодатель. Штраф могут получить: организация, директор, а также тот сотрудник, в чьи должностные обязанности входит контроль документов иностранных граждан.
Допустим, что иностранные работники успешно прошли проверку и работают в организации, однако контроль за их документами прекращать нельзя, так как в них может потребоваться внести изменения, либо срок их действия может подойти к концу. Следовательно, внутренний миграционный аудит должен проводиться в компании не только при приеме на работу, но и в течение всего действия договора с иностранцем.
В каких случаях нужно проводить дополнительный миграционный аудит?
Наши эксперты рекомендуют проводить внутренние миграционные проверки в следующих случаях:
· при смене миграционного специалиста;
· перед уходом в отпуск миграционного специалиста;
· перед отпуском иностранного работника, а также перед длительными выходными (например, перед новогодними и майскими праздниками);
· после выхода иностранца из отпуска, с длительных выходных и после больничного.
Если в организации работают мигранты с патентом, то их документы нужно проверять еще чаще. Например, ежемесячно запрашивать чеки об оплате патента, и обязательно сверять данные в чеках и документах иностранца. Также необходимо проверить документы иностранца с патентом при его переводе между объектами и должностями (проверка на соответствие данных в патенте).
Помимо контроля самих документов, крайне важно изучать нововведения со стороны законодательства, так как поправки к законам выходят часто, и принимают их в короткие сроки.
Обратите внимание! Если организация давно сотрудничают с иностранцами, а проверок до сих пор не проводили, то миграционному специалисту стоит изучить не только текущие документы иностранцев, но и все, что накопились за предыдущий год. Напоминаем, что срок давности привлечения к ответственности за миграционные нарушения составляет 1 год. Поэтому некоторые ошибки проще и быстрее исправить самостоятельно, и не допускать ситуации, когда их обнаружит специалист ФМС при очередной проверке.