Как правильно работать со справочниками при создании системы на 1С:ERP

Юлий Минькин, директор по развитию проектного офиса

В статье рассматриваются подходы, применяемые в работе со справочниками при создании ERP-систем. Также приводятся описание и примеры типовых ошибок, которые можно избежать при работе с НСИ, и рекомендации по улучшению знаний и навыков в этой области.

Нормативно-справочная информация (НСИ) в автоматизированных системах — это информация, которая определяет и регулирует работу различных компонентов и подсистем ERP-системы, таких как базы данных, приложения, интерфейсы, отчеты и др.

НСИ включает в себя справочники, классификаторы, перечисления, реестры и прочие данные. Эти объекты имеют одинаковые или сходные признаки, и обычно организованы в виде древовидной структуры. Для простоты изложения, в этой статье эти объекты мы будет называть «справочниками».

Работа со справочниками имеет большое значение для создания и функционирования автоматизированных систем, которые предназначены для управления бизнес-процессами и ресурсами организации. Они позволяют структурировать и классифицировать данные, обеспечивать их целостность и актуальность, упрощать их поиск и анализ, а также интегрировать их с другими системами. Таким образом, справочники являются неотъемлемой частью ERP- систем и влияют на их эффективность и качество функционирования.

Однако, работа со справочниками требует знаний основ логики, чтобы избегать логических ошибок. Это, в свою очередь, поможет правильно определить и описать объекты, которые входят в справочники, а также обеспечит их согласованность и совместимость. В противном случае, могут возникнуть проблемы с неполнотой, избыточностью, неоднозначностью или противоречивостью данных, приводящие к ошибкам, потерям или искажениям информации. В данной статье мы рассмотрим, какие подходы важны для работы со справочниками и как избежать типовые ошибки.

Подходы к делению понятий

Существует несколько подходов к делению понятий, которые используются при работе со справочниками.

Деление понятий - это логическая операция, с помощью которой объем делимого понятия распределяется по объемам новых понятий, каждое из которых представляет частный случай исходного понятия.

Эти подходы основаны на различных критериях и методах, которые позволяют выделить и сгруппировать объекты по определенным признакам. Среди наиболее распространенных подходов можно выделить следующие:

• Классификация - это подход, при котором объекты делятся на классы или категории по одному или нескольким признакам, которые обладают общими свойствами или функциями. Например, классификация инструментов по типу: ручные, электрические, пневматические, гидравлические и др. Классификация позволяет упорядочить и систематизировать данные, а также выявить сходства и различия между объектами.
• Типология - это подход, при котором объекты делятся на типы или виды по одному или нескольким признакам, которые характеризуют их особенности или свойства. Например, типология поставщиков по уровню надежности: высокий, средний, низкий, неизвестный и др. Типология позволяет описать и классифицировать данные, а также выделить основные черты и характеристики объектов.
• Систематизация - это подход, при котором объекты делятся на системы или подсистемы по одному или нескольким признакам, которые определяют их взаимосвязь и взаимодействие. Например, систематизация бизнес-процессов в торговой компании по функциям: закупка, продажа, доставка, складирование, учет и др. Систематизация позволяет структурировать и интегрировать данные, а также показать зависимости и влияния между объектами.
• Иерархия - это подход, при котором объекты делятся на уровни или ранги по одному или нескольким признакам, которые отражают их степень важности или подчиненности. Например, иерархия сотрудников в торговой компании по должностям: директор, заместитель директора, менеджер, продавец, кладовщик и др. Иерархия позволяет ранжировать и оценивать данные, а также определить полномочия и ответственность объектов.
• Таксономия - это подход, при котором объекты делятся на таксоны или группы по одному или нескольким признакам, которые выражают их эволюционное происхождение и родство. Например, таксономия инструментов по производителям: Bosch, Makita, DeWalt, Hitachi, Black&Decker и др. Таксономия позволяет устойчивую иерархию данных, а также установить процессы и закономерности развития объектов.

Эти и другие подходы к делению понятий имеют свои преимущества и недостатки, и могут быть применены в разных ситуациях и целях. Однако, при работе со справочниками необходимо учитывать, что эти подходы не являются абсолютными и несут в себе определенную долю субъективности и условности.

Логические ошибки при работе со справочниками

При выборе и использовании подходов к делению понятий, необходимо избегать наиболее распространенных ошибок, которые могут привести к искажению или потере информации. Среди таких ошибок можно выделить следующие:

• Несоответствие уровней абстракции при классификации инструментов: ручные, электрические, пневматические, гидравлические, дрель, отвертка, молоток, пила и др. В этом случае, дрель, отвертка, молоток и пила являются подклассами ручных или электрических инструментов, а не равнозначными классами. Для избежания этой ошибки необходимо выбирать признаки, которые имеют одинаковый уровень абстракции, и которые позволяют разделить объекты на равные и исчерпывающие группы.
• Нарушение принципа исключения - это ошибка, при которой объекты делятся по признакам, которые не исключают друг друга, и могут быть присущи одному и тому же объекту. Например, нарушение принципа исключения при типологии поставщиков: высокий, средний, низкий, неизвестный, надежный, ненадежный, дешевый, дорогой и др. В этом случае, надежность и цена поставщиков не являются типами, а скорее характеристиками, которые могут быть разными у поставщиков одного и того же уровня. Для избежания этой ошибки необходимо выбирать признаки, которые исключают друг друга, и которые позволяют разделить объекты на непересекающиеся и полные группы.
• Неправильное определение критериев деления - это ошибка, при которой объекты делятся по признакам, которые не отражают сущность или цель деления, и могут быть неадекватными или необъективными. Например, неправильное определение критериев деления при систематизации бизнес-процессов: по времени, по месту, по количеству, по качеству и др. В этом случае, эти признаки не имеют отношения к функциональности или взаимосвязи бизнес-процессов, и могут быть субъективными или произвольными. Для избежания этой ошибки необходимо выбирать признаки, которые отражают сущность или цель деления, и которые позволяют разделить объекты на адекватные и объективные группы.
• Смешение разных подходов - это ошибка, при которой объекты делятся по признакам, которые принадлежат к разным подходам к делению понятий, и могут быть несовместимыми или противоречивыми. Например, смешение разных подходов при иерархии сотрудников: по должностям, по отделам, по опыту, по образованию и др. В этом случае, эти признаки не имеют отношения к степени важности или подчиненности сотрудников, и могут быть неоднородными или конфликтными. Для избежания этой ошибки необходимо выбирать признаки, которые принадлежат к одному и тому же подходу к делению понятий, и которые позволяют разделить объекты на совместимые и гармоничные группы.

Эти и другие ошибки могут негативно сказаться на работе со справочниками, и привести к потере или искажению информации. Поэтому, для успешной работы с этими объектами необходимо выбирать подходящий способ деления понятий, следить за логикой и точностью своих утверждений, проверять источники информации и критически оценивать полученные результаты.

Другие распространенные ошибки при работе со справочниками

Помимо логических ошибок, можно выделить другие распространенные ошибки, которые допускают при работе со справочниками. Вот некоторые из них:

• Не используется единый стиль и формат. Это может привести к путанице, несоответствию или дублированию данных. Например, если в одном справочнике инструменты называются на русском языке, а в другом на английском, то это может затруднить поиск и сравнение данных. Для избежания этой ошибки необходимо использовать единый стиль и формат для справочников, например, использовать транслитерацию или перевод для иностранных названий, использовать одинаковые единицы измерения, использовать одинаковые символы и знаки и др.
• Не обновляются и проверяются данные в справочниках. Это может привести к устареванию, ошибкам или пропускам данных. Например, если в каталоге инструментов не отражены изменения в ассортименте, ценах или наличии товаров, то это может привести к недовольству или убыткам для клиентов или компании. Для избежания этой ошибки необходимо регулярно обновлять и проверять данные в каталогах и справочниках, например, использовать автоматические или ручные способы синхронизации данных, использовать контрольные или проверочные механизмы, использовать обратную связь или отзывы и др.
• Не учитываются потребности и предпочтения пользователей системы. Это может привести к неудобству, неэффективности или недоверию к данным. Например, если в каталоге инструментов не предусмотрены возможности фильтрации, сортировки, поиска или сравнения данных, то это может затруднить выбор и принятие решений для пользователей. Для избежания этой ошибки необходимо учитывать потребности и предпочтения пользователей автоматизированной системы, например, использовать анкеты, опросы или аналитику для изучения их поведения и последующем удовлетворении их ожиданий. Практиковать обучение, поддержку, рекомендации или отзывы для повышения их удовлетворенности и др.
• Не учитывается специфика и особенности предметной области, в которой используются справочники. Это может привести к неправильному пониманию, интерпретации или применению данных. Например, если в каталоге инструментов не учитываются их технические характеристики, такие как мощность, скорость, вес, размер и др., то это может привести к неподходящему выбору или использованию инструментов для определенных работ или условий. Для избежания этой ошибки необходимо учитывать специфику и особенности предметной области, в которой используются справочники, например, использовать термины, обозначения, единицы измерения, формулы, правила или нормы, которые приняты в данной области.
• Не соблюдаются правила и стандарты по работе со справочниками. Это может привести к нарушению законов, правил, норм или требований, которые регулируют работу с данными в определенной области или организации. Например, если в справочнике поставщиков не соблюдаются правила по защите персональных данных, такие как конфиденциальность, безопасность, согласие и др., то это может привести к штрафам, судебным искам или ущербу для репутации компании. Для избежания этой ошибки необходимо соблюдать правила и стандарты по работе с каталогами и справочниками, например, использовать лицензии, сертификаты, договоры, соглашения, политики или процедуры, которые регулируют работу с данными в определенной области или организации.
• Справочники не адаптируются к изменениям внешней или внутренней среды. Это может привести к устареванию, неактуальности или несоответствию данных реальной ситуации или потребностям. Например, если в каталоге инструментов не адаптируются данные к изменениям рынка, конкуренции, спроса, технологий или моды, то это может привести к снижению продаж, прибыли или конкурентоспособности компании. Для избежания этой ошибки необходимо адаптировать справочники к изменениям внешней или внутренней среды, например, использовать мониторинг, анализ, прогнозирование, обновление или модернизацию данных в соответствии с реальной ситуацией или потребностями.

Это лишь некоторые примеры ошибок, которые можно избежать при работе со справочниками. Есть и другие ошибки, которые могут возникнуть в зависимости от конкретной ситуации или задачи. Поэтому, важно быть внимательным, критическим и творческим при работе с каталогами и справочниками, и постоянно улучшать свои знания и навыки в этой области.

Инструменты для работы с НСИ

Для работы со справочниками, при создании и эксплуатации автоматизированных систем, можно использовать различные инструменты, которые позволяют централизованно вести и распространять НСИ в ERP-системе, а также контролировать и проверять ее качество и актуальность.

Например, одним из таких инструментов является программа "1С: MDM Управление нормативно-справочной информацией", который позволяет создавать, хранить, обновлять, распространять, контролировать и защищать НСИ в автоматизированных системах на базе "1С:Предприятие 8".

В последнее время также становится популярным использование искусственного интеллекта для работы с НСИ, например, для создания индивидуальных моделей на основе базового решения, использующего искусственный интеллект.

Также, мы советуем использовать специальные программы и сервисы, которые помогут вам при подготовке НСИ для последующей загрузки ERP-систему: Microsoft Excel, Google Sheets, Microsoft Access, Google Forms и др.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели, какие подходы и ошибки важны при работе со справочниками, и как их избежать. Мы показали, что работа со справочниками требует знания основ формальной логики. Что позволит правильно определить и описать объекты, которые входят в справочники, а также для того, чтобы обеспечить их согласованность и совместимость. Таким образом, работа со справочниками является важным навыком для создания и функционирования автоматизированных ERP-систем, которые предназначены для управления бизнес-процессами и ресурсами организации.

Надеемся, что наша статья была полезной и интересной для вас, и помогла вам разобраться в этой не простой проблеме.

Если у вас есть вопросы или комментарии по этой теме, мы будем рады ответить на них. Спасибо за ваше внимание и удачи в работе со справочниками! Контакты для связи с нами:
Telegram канал
Проектный офис erp.lab@1cbit.ru