Вы собственник студии дизайна интерьеров. У вас десятки чатов с клиентами. Сотни различных задач, начиная от согласования плиточки, и заканчивая контролем оплат. Как всем этим управлять, чтобы осталось время на сон?
Начните вести документооборот
Выберите любую CRM и начните документы одного проекта складировать в специальную папку по этому проекту. Очевидно? Мне так тоже казалось. Были заказчики, которые на вопрос:
-где посмотреть журнал последнего выезда технадзора
начинали неистово скроллить сначала внутренний чат по проекту. Потом личные сообщения каждого участника. Находили документ. Но не последней версии. И снова скроллили. Уже на этом этапе можно сократить несколько часов в неделю
Обязательно фиксируйте все задачи и договоренности по проекту с заказчиком
Причем делайте это не как получится. Формулировка задач должна быть понятна всем участникам проекта, и вам через неделю. Например, я сейчас смотрю на один из проектов заказчика, в задачу, которая называется: Дозаказ обоев.
Каких обоев? Куда обоев? Сколько обоев? К когда обоев?
Самое интересное, что даже тот, кто эту задачу зафиксировал, через неделю скорее всего не вспомнит контекст задачи и пойдет... Правильно! Скроллить чат с заказчиком чтобы вспомнить чего там с обоями. Как может быть правильно?
Было: Дозаказ обоев
Стало: В маленькую комнату дозаказать 2 рулона обоев 10.05х0.53 (ссылка на обои) в срок до (дедлайн), тк их не хватило
Главная ошибка заключается в том, что все считают что и так понятно. Не понятно. Потратьте сейчас вместо одной минуты, например, пять, и потом сэкономьте часы времени на восстановление контекста задачи. Почитать про формулировки задач можно загуглив: СМАРТ задача это
Перестаньте под каждый процесс создавать отдельный документ. Выберите систему (или закажите внедрение, например, у меня =) ) и начните в ней работать в режиме одного окна
Классика жанра. Есть гугл докс. Документ на финансы. Документ на комплектацию. Документ на технадзоры. Документ на оплаты. Документ на счета и доплаты. Документ на выезды. И еще много... МНОГО документов. Всегда проще на каждый чих создать что-то новое, создавая хаос и потом блуждать в поисках информации, утешая себя что это рабочий процесс. Вместо того, чтобы взять готовый инструмент для управления и все вести в одном месте структурировано и красиво.
Я заказал внедрение, все сделали, а оно не работает. Вы все врети, это не работает!!!
Классика жанра. Собственник считает, что если вместо микроскопа дать молоток для забивания гвоздей, то оно само поедет. Не поедет. Пока вы не начнете использовать систему и спрашивать данные из нее и через нее (документы и выполнение задач), то сотрудники будут использовать привычные инструменты. Чаты, звонки, подойти лично. Идти по пути наименьшего сопротивления. И ваша задача как собственника - изменить это поведение. Или сделать все самостоятельно :)
На этом, пожалуй все. Искренне желаю удачи победить все эти пункты в себе и начать расти, вкладывая в работу чуть менее, чем 23 часа в день. Если нужна помощь, пишите, обсудим. Телеграм: https://t.me/Serger01