Представьте ситуацию: сотрудники регулярно опаздывают на работу. Примерно минут на пятнадцать, а потом ещё и «сбегают» с неё пораньше. Знакомо? Итого примерно полчаса в день сотрудники отлынивают от своих обязанностей, а значит компания в это время ничего не зарабатывает. Еще хуже, если подчиненные прогуливают целый день, а коллеги их прикрывают.
Управление производительностью труда играет важную роль в деятельности любой организации, поскольку себестоимость производимого товара или оказываемой услуги напрямую зависит от стоимости необходимых ресурсов и самой оплаты труда. Из чего мы можем сделать вывод, что нерациональное использование рабочего времени повышает себестоимость продукции, снижает ее конкурентоспособность и, в конечном счете, влияет на финансовый результат работы организации.
Сегодня показываем на живых примерах, как мы помогли нашим клиентам это исправить на стройке и в торговом центре. Благодаря чему компании стали быстрее закрывать свои проекты и больше зарабатывать.
Кейс 1. Строительная компания
Один из наших клиентов — это строительная компания Альфа Констракт. Они пользуются системой BioTime с конца 2021-го года.
Что было не так
В компании клиента около пятисот сотрудников, и некоторые из них регулярно опаздывали и уходили раньше, чем заканчивался рабочий день. Бывали случаи, когда на бумаге работники выходили на смену, а на самом деле их там не было. Соответственно, сроки сдачи объекта сдвигались, а компания начинала терять деньги. Т.е. не только технический надзор способен поддерживать сроки сдачи объекта, но и организационный менеджмент при помощи автоматизации учета рабочего времени персонала.
Как система учета рабочего времени решила проблему
На всех объектах клиента компания BioTime установила биометрическое оборудование контроля и управления доступом. Эти терминалы позволяют опознавать сотрудников по отпечаткам пальцев, и пока сотрудник их не отсканирует, он не попадает на свое рабочее место. Как только он это сделает, система зафиксирует время его прихода на работу.
Когда сотрудник уходит с работы, то он также проходит через сканер. Поэтому, если опоздает, уйдет пораньше или не придет — система все зафиксирует. Отметиться за коллегу тоже не получится или как-то обмануть систему не выйдет. Почему — разбирались в прошлой статье.
Сначала клиент пробовал разное оборудование, чтобы найти наиболее подходящее под свои задачи. Сначала это были сканеры BioTime TF7, потом BioTime 6 и в итоге остановился на BioTime TF4.
На этапе внедрения команда BioTime обучала всех сотрудников клиента пользоваться программой и системой. Уроки проводили дистанционно в удобное для клиента время, весь процесс обучения занял у клиента около недели, его сотрудники обучались программе по полчаса в день. Данное сопровождение ведется месяц, пока компания полностью не освоится.
Сроки внедрения
Внедрение системы заняло всего 2 месяца — за это время заняла доставка и монтаж оборудования на все объекты клиента, а также сама установка необходимых программ и обучение сотрудников всем этим пользоваться.
Результаты
- Руководство теперь точно знает, что все на своих рабочих местах и полностью отрабатывают смены. Вся строительная бригада отмечается, когда приходит на работу и покидает её.
- Компания оплачивает сотрудникам только реально отработанное время. Благодаря системе в компании теперь точно знают сколько часов, и кто отработал. В отличии от коллеги система не прикроет прогулы и опоздания. Бухгалтерия теперь корректно закрывает табель учета рабочего времени на основе точных данных.
- В системе автоматически формируются отчеты, которые облегчают работу разных служб в компании. Например, система автоматически заполняет табель Т13, ведет график командировок и журнал гостевых карт.
Компания клиента постоянно развивается и расширяет штат в среднем в несколько раз в год. Поэтому они продолжают докупать оборудование для учета рабочего времени и подключать новых сотрудников к системе.
Важно помнить о том, что производительность труда — это показатель, которым можно и нужно управлять. Применение методов эффективной организации труда позволяет контролировать не только время, затрачиваемое на выполнение работы, но и значительно экономит денежные средства организации.
Кейс 2. Главный универмаг страны
Система планирования и учета рабочего времени в торговле – уже скорее обыденность, из-за необходимости управления такой подвижной средой.
Производительность труда в розничной торговле измеряют выручкой за 1 человеко-час. И мы можем видеть от чего зависит эта выручка:
- ассортимент/известность товарных марок;
- цена и его лимитированность;
- талант продавца к работе с клиентом;
- количество консультаций покупателей;
- сервис и даже время суток.
Чаще всего в торгово-розничных точках производительность труда испытывает несколько основных проблем:
- нехватка персонала;
- неэффективная загрузка;
- неравномерное планирование нагрузки по сменам;
- отсутствие персонала в точке продаж на момент необходимости в консультировании клиентов.
Все это снижает общую эффективность работы организации. Но при помощи системы BioTime мы можем влиять на один из важных показателей – консультирование покупателей.
Итак, в этом кейсе мы расскажем о нашей работе для одного из крупнейших торговых центров в РФ – этот ТЦ находится в Москве, общая площадь которого: 70 тысяч м². Внутри есть кафе, рестораны и множество магазинов от известных мировых брендов.
Компания клиента работает с 90-х годов, и в ней трудятся более 5 000 сотрудников. У неё есть филиалы в Москве, Санкт-Петербурге, Самаре и в Сочи.
Что было не так
Проблема та же, что и в предыдущем кейсе: согласно отчетам, работали все, а на самом деле в смену могла выйти только половина штата. Когда руководство компании обнаружило эту проблему, то задумалось о том, как наладить процесс. Нужно было найти способ, который нормализует дисциплину даже в самых удаленных от центрального офиса филиалах.
Для решения проблемы компания внедрила BioTime. Это произошло в 2017-м году, сегодня компания продолжает открывать новые филиалы и внедряет там систему уже на этапе запуска.
Как система решила проблему
Для того, чтобы сделать работу сотрудников прозрачной и фиксировать только их реально отработанное время клиент установил во все свои филиалы и офисы в общей сложности 98 терминалов Т2 и SF8 на входах в компанию. Мы подобрали для клиента именно это оборудование, потому что у него достаточно памяти для хранения данных обо всех сотрудниках компании.
Сложности при внедрении и как их решили
Поначалу сотрудники пытались перехитрить систему. Они не хотели регистрировать свои данные в системе, чтобы она могла распознавать их по пальцам. А, если отмечались с опозданием, то объясняли это тем, что система просто не работает и не регистрирует отпечатки.
В компании провели служебное расследование совместно с технической службой и выявляли, что оборудование исправно функционирует, а сотрудники просто не хотели отмечаться. Тех, кто не хотел работать полный рабочий день увольняли или оплачивали им только реально отработанные рабочие часы. В итоге, со временем, дисциплина наладилась.
Результаты
1. Сотрудники реально работают весь рабочий день. Учет времени наладил работу персонала, теперь они вовремя открывают магазины, редко опаздывают, а отпрашиваются только официально.
Владелец бизнеса в любой момент может увидеть сколько сотрудников и в каком магазине работает, причем он видит их имена и должности. Для этого достаточно открыть приложение на смартфоне.
2. Больше нет ручного учета расписания. В компании есть три типа графиков: с 7 до 16 часов, с 9 до 18 часов, с 10 до 22 часов. Информацию о том, кто из сотрудников и сколько часов отработал заносят в 1С в табель учета рабочего времени. Раньше это делали вручную, а теперь система BioTime сама заполняет их автоматически и проверяет на соответствие рабочему графику
3. Увеличились продажи в торговых точках. Улучшилась дисциплина и сотрудники стали больше продавать. Потому что отрабатывают весь рабочий день, а не уходят пораньше и не опаздывают.
4. Руководство компании получает понятную и точную статистику о работе сотрудников. Руководители знают о том, как и сколько сотрудники работают, когда уходят и приходят на работу. Компания платит им зарплату в зависимости от того, сколько часов они реально отработали.
Торговый центр стал больше продавать, поэтому систему планирования и учета рабочего времени можно рассматривать и как один из способов влияния на продажи и инструмент для роста конкурентоспособности.