Мечтаете о том, чтобы экономить время на составлении документов - коммерческих предложений, счетов и договоров?
Желаете иметь чёткое представление о полученной чистой прибыли с каждого объекта и контролировать движение денежных средств компании?
А также организовать и сделать более прозрачной работу выездных сотрудников?
Тогда мы предлагаем вам ознакомиться с данной статьей, где мы рассмотрим основные возможности ПО Obermaster – сервиса разработанного специально для бригад и компаний, оказывающих услуги на выездных объектах.
Для кого подойдёт Obermaster?
Obermaster будет являться прекрасным помощником как для самозанятых, так и для бригад и компаний, которые работают на выездных объектах на территории заказчика в различных отраслях, таких как:
- монтаж и обслуживание инженерных систем (ОВиК),
- электрика;
- установка кондиционеров и систем вентиляции;
- ремонт и отделка помещений;
- установка и обслуживание систем безопасности;
- сборка мебели;
- клининг и дезинфекция;
- монтаж и установк окон, жалюзи и рулонных штор или
- дверей, рольставней и ворот;
- монтаж натяжных потолков и т.д.
Возможности Obermaster
В личном кабинете Obermaster вся ваша команда сможет:
- вести клиентскую базу и историю обслуживания объекта;
- заниматься планированием и контролировать ход работ на объекте;
- составлять и согласовывать документы (сметы, счета, договоры и т.д.) с клиентом;
- анализировать прибыль по объекту и компании.
В данной статье мы подробно расскажем о функционале и принципе работы в личном кабинете Obermaster.
1. Настройка личного кабинета «под свою компанию» в десктопной версии программы
В Настройках личного кабинета можно добавить всю необходимую информацию для дальнейшей работы, начиная c банковских реквизитов до загрузки готовых прайс-листов, шаблонов смет и договоров.
Также не забудьте добавить своих коллег в разделе Мой аккаунт - Сотрудники, создав для них логины и пароли, а также настроив права доступа к информации в личном кабинете.
2. Создание работы
Добавить данные о новой заявке можно вручную, заполнив предложенную форму, или, настроив один из видов интеграции, например, с вашим сайтом или электронной почтой.
3. Распределение выезда на сотрудника
Приняв заявку от клиента, создайте выезд на сотрудника. Данную информацию ваш коллега увидит в своём мобильном приложении, а также получит уведомление в Телеграм о новом выезде.
4. Мобильное приложение
Прямо на объекте сотрудник с помощью мобильного приложения может добавить всю необходимую информацию – фотографии и видео текущего состояния объекта, данные об уже установленном оборудовании, различного рода комментарии. Более подробно о возможностях мобильного приложения расскажем в отдельной статье.
5. Коммерческое предложение
Теперь на основании данных, полученных во время оценочного выезда, вы с легкостью можете подготовить коммерческое предложение. Составить коммерческий расчёт для клиента можно как в десктопной версии (для ПК и планшета), так и с мобильного телефона.
А для того, чтобы составить смету ещё быстрее, можно воспользоваться следующими инструментами:
– конструктор смет – выбор галочками необходимых позиций из загруженного в личный кабинет прайс-листа;
- шаблоны коммерческих предложений. Их можно добавить заранее в личный кабинет или сохранять составленные в Obermaster сметы в качестве шаблонов;
- интеграция с личным кабинетом Lunda.ru (для текущих клиентов компании Лунда) или загружать выставленные поставщиком счета с помощью функции Импорт из excel.
Кроме того, после ближайшего обновления появится возможность добавлять необходимые материалы в смету, отсканировав qr-код на чеке.
Ну и, конечно, все создаваемые сметы можно легко редактировать – изменять наименования и цены, добавлять наценки и делать скидки, разделять на разделы.
5. Согласование коммерческого предложения и выставление счёта на оплату
Отправить коммерческое предложение на согласование клиенту можно прямо из личного кабинета – по электронной почте или сгенерировав ссылку на документ. В личном кабинете вы всегда сможете посмотреть актуальный статус документа, который меняет автоматически, если потенциальный клиент откроет и посмотрит, подтвердит или отклонит смету.
Согласовав коммерческое предложение, подготовьте счёт на оплату. Это можно сделать буквально в пару кликов, скопировав смету в счёт.
Далее выберите необходимые реквизиты для оплаты и по аналогии с КП, счёт уже можно отправлять клиенту.
Кстати, qr-код на оплату будет сгенерирован автоматически и по нему клиент также сможет внести аванс за ваши услуги.
6. Подготовка проекта договора
Если реквизиты заказчика уже добавлены в карточку клиента, создать проект договора можно всего лишь, нажав на кнопку «Создать документы».
Выберите реквизиты, укажите при необходимости свой номер договора и дату его подписания.
Аналогично смете и счёту, документ можно сразу отправить на согласование клиенту по электронной почте или в виде ссылки на документ.
Подписать договор можно также в личном кабинете Obermaster, с помощью факсимильной подписи.
7. Планирование работ
После подписания договора с заказчиком и получения предоплаты, спланируйте работу ваших сотрудников, добавив выезды.
Плановую загрузку бригады, а также фактически статус выезда и даже месторасположение сотрудника диспетчер или руководитель сможет увидеть в разделе Диспетчерской.
8. Канбан-доска
Канбан-доска удобна в использовании, так как помогает визуализировать текущую ситуацию и не забыть ни про одну задачу, взятую в работу. Теперь вы сможете назначать ответственных за работу, отслеживать этапы и сроки её выполнения в очень удобном и наглядном формате.
Тем более, Канбан-доску можно настроить под бизнес-процессы своей бригады/ компании самостоятельно в Настройках.
9. Финансовая аналитика по объекту и компании
Занесение данных о текущих расходах и полученных платежах, поможет вам чётко понимать, куда и на что уходят деньги, полученные от заказчика. Данный функционал будет особенно актуален для тех, кто ведёт несколько объектов одновременно.
Добавить информацию о платежах или расходах можно как в мобильном приложении, так и в браузерной версии для ПК и планшета.
А всю финансовая аналитику и движение денежных средств по данному объекту можно посмотреть в разделе Платежи и расходы в самой работе. Тем более, такие показатели как Прибыль и Маржинальность работы рассчитываются автоматически.
В разделе Финансы можно добавить не только расходы связанные с работой, но и с общехозяйственной деятельностью предприятия, а также начислить и отобразить выплату заработной платы сотрудникам, посмотреть отчёт о движении денежных средств.
Баланс своего счета (сколько денежных средств начислено и выплачено за работу) сотрудник увидит в мобильном приложении в разделе Мой кошелёк.
10. Контроль выполнения работ и аналитика
Контролировать работу сотрудников и отслеживать статусы выполнения тех или иных этапов задач или целых работ можно на Канбан-доске, статусы (этапы работ) которых вы можете настроить сами в Настройках.
Более подробную аналитику о работе компании руководитель может увидеть на стартовой странице десктопной версии, которая представлена в виде различных графиков и диаграмм, которые показывают данные о конверсии по заявкам и их источникам, визуализирует данные о прибыли, доходах и расходах.
Также вы можете составить свои собственные отчёты с помощью фильтров в разделах Работы, Клиенты и Документы, а затем скачать сформированный отчёт в Excel.
Встроенная аналитика поможет руководителю держать руку на пульсе бизнеса, а у выездных сотрудников всегда будет под рукой необходимая для работы информация.
Итак, какие преимущества даёт использование программы Obermaster?
- Вся клиентская база, история взаимодействия (даты проведения работ, подготовленные и подписанные документы, вложения (фото, вложенные документы) с объекта хранятся структурировано и в одном сервисе.
- Автоматизация рутинных процессов, на которые так не хочется тратить время – составление и оформление смет, договоров, счетов и актов. Автоматическое составление документов не только упрощает и экономит ваше время, но и уменьшает вероятность совершения случайных ошибок в них.
- Управление мобильными сотрудниками. Функционал Диспетчерской помогает не только спланировать загрузку бригады и отследить текущее месторасположение сотрудников, но и понять, сколько сотрудник фактически потратил времени на дорогу и работу на объекте.
- Контроль за сроками выполнения работ и качеством работы сотрудников Ставьте задачи, назначайте ответственных с помощью Канбан-доски. А также отслеживайте эффективность работы сотрудников и компании в целом, используя данные на дашборде на стартовой странице.
- Ведение, если не всех, то многих процессов монтажной и/или сервисной бригады с помощью одной программы. Планирование, подготовка документов, учёт доходов и расходов по объектам. Вся информация необходимая для процесса организации и выполнения работ, а также принятия важных решений всегда под рукой.
- Ну, и, наконец, когда работа команды налажена и работает как часы, а все рутинные процессы автоматизированы, вы сможете брать больше заказов от клиентов и соответственно получить больше прибыли!
Протестировать программу можно бесплатно в течение первых 3 месяцев!
Оставляйте заявку на сайте https://obermaster.ru/, и наш менеджер подготовит для вашей компании доступы к личному кабинету.
Чтобы узнать больше о программе, также подписывайтесь на наши социальные сети:
Телеграм-канал https://t.me/obermasterrus
Группа во ВКонтакте Obermaster (vk.com)
Познакомиться с работой в личном кабинете можно, посмотрев ролики на youtube-канале Obermaster - YouTube
Мы также можем провести бесплатную онлайн-консультацию для тех, кто сомневается, подойдёт ли Obermaster под бизнес-процессы компании, которая займёт не более 20 минут.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, пишите их в комментариях или в чат тех. поддержки https://t.me/obermaster_ru
