Ловушка в пространстве бережливости: постоянный завтрак

Ловушка «постоянный завтрак» связана с откладыванием дел на завтра, на потом, что, по сути, является прокрастинацией. Это явление проявляется следующим об- разом: человек, осознавая необходимость выполнения вполне конкретных важных дел, игнорирует эту необходимость. В той или иной мере, это состояние знакомо большинству людей и до определённого уровня считается нормальным. Но прокрастинация становится проблемой, когда превращается в обычное рабочее состояние, в котором человек проводит значительную часть рабочего времени. Такой человек откладывает всё важное на потом, а когда оказывается, что все сроки уже прошли, либо просто отказывается от запланированного, либо пытается сделать всё отложенное «рывком», за нереально короткий промежуток времени. В результате дела не выполняются или выполняются некачественно, с опозданием и не в полном объёме, что приводит к соответствующим отрицательным эффектам.

Многие хорошо запомнили фразу из фильма «Унесенные ветром», где Скарлетт О'Хара говорила: «Я не буду думать об этом сегодня, я подумаю об этом завтра» и ложилась спать в старой, неизменившейся реальности, что- бы наутро со свежими силами начать справляться со свалившимися на нее «новостями». Сознательное принятие решения «я не буду думать об этом сейчас» оказывается эффективным в травмирующей ситуации. В реальной те- кущей жизни наиболее важные дела необходимо совершать здесь и сейчас.

Как проявляется ловушка «постоянный завтрак» в бережливом управлении? Мы откладываем инициацию проекта на завтра, на послезавтра, а далее — забываем о своем желании. Казалось бы, нет ничего плохого в том, что мы с командой изучили сегодня метод встроенного качества с примерами, а команда инициировала этот проект на следующей неделе. Проблема в том, что за неделю не только пропадает импульс и исчезает необходимая энергия для запуска нового бережливого проекта, но и теряется необходимая информация. Есть кривая забывания (кривая Эббингауза), которая говорит нам о том, что уже в течение первого часа забывается до 60% всей полученной информации, через 10 часов после заучивания в памяти остаётся 35% от изученного. Далее процесс забывания идёт медленно, и через 6 дней в памяти остаётся около 20% информации.

Наши бережливые команды, зная про кривую забывания, стараются начать делать здесь и сейчас — это замечательная привычка, которая позволяет им пошагово двигаться дальше, применяя кайдзен на практике. Все, что мы считаем ценным из новой информации, — сделать что-то здесь и сейчас — пусть чуть-чуть, но сразу. Это работает! И можно у себя выработать эту привычку.

Если наблюдаются трудности с выработкой этой привычки, которую можно назвать так: «Завтра нет. Есть толь- ко здесь и сейчас», то можно порекомендовать:

— составить список того, что доставляет удовольствие (чашечка кофе, приятная беседа, музыка), и использовать эти приемы, чтобы вознаградить себя за выполнение задания;

— применять матрицу Эйзенхауэра, которая представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем — во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.