Приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 утверждены новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила).
Документ вступает в силу 17.09.2023.
Прекращают действие Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526
Новые Правила требуют тщательной проработки, если внедряется или уже внедрен электронный архив.
В первую очередь пересмотру подлежат учетные формы, состав которых пополнен новыми, а в имеющиеся внесены изменения.
Расширена сфера распространения. Правила регулируют работу с документами ДСП и документами, отнесенными к государственной тайне, а также с аудиовизуальными документами как на материальных носителях, так и в электронном виде.
Появилось 12 новых разделов, детализирующих работу с архивными документами. Отдельный большой раздел посвящен электронным архивным документам.
Структура Правил 2015 года
1. Общие положения
2. Организация хранения документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации
3. Учет документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации
Комплектование архива организации документами архивного фонда РФ и другими архивными документами
4. Организация использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов организации
5. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив
6. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации
Структура Правил 2023 года
1. Общие положения
2. Формирование документального фонда
3. Экспертиза ценности документов
4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности
5. Комплектование архива
6. Организация передачи дел на хранение в архив
7. Организация хранения архивных документов
8. Обеспечение сохранности архивных документов
9. Ведение учета архивных документов
10. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов
11. Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив
12. Организация хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов
13. Организация использования архивных документов
14. Копирование архивных документов
15. Организация работы по оформлению итогов рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну
16. Изъятие архивных документов
17. Справочно-поисковые средства к документам Архивного фонда РФ и другим архивным документам
18. Передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив
19. Порядок передачи архивных документов при смене руководителя архива, реорганизации и (или) ликвидации органа государственной власти, органа местного самоуправления, организаци
Новые Правила распространяются не только на архивные документы, но и на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.
В архив должны поступать архивные документы, к которым относятся:
а) документы, отнесенные к составу Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
б) документы постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда РФ, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.
Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее - СХЭД).
Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 (которые построены на принципе раздельного хранения документов временного срока хранения и долговременного, постоянного).
Установлены требования к соответствию СХЭД требованиям законодательства РФ в области создания, развития, ввода в эксплуатацию информационных систем и хранения в них информации и соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации со ссылками на ряд НПА
– Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ "О безопасности"
– Постановление Правительства РФ от 6 июня 2015 г. N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации"
– Постановление Правительства РФ от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации"
– Статья 16 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
– Приказ ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. N 17 "Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах"
Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.
Нормативно закреплено, что в государственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях.
Отмечено, что документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Это значит, что нельзя передавать в электронный архив документы, не завершенные в делопроизводстве, есть риск ошибки в отсчете срока хранения
Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку ДСП, а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Изменены требования к помещению архивного хранилища. Для освещения помещения архива теперь можно применять помимо ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью еще и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра и светодиодные светильники.
Новый состав учетных документов поступления и выбытия дел:
– опись дел, документов, опись электронных документов структурного подразделения, годовой раздел сводной описи дел, документов, опись электронных документов
– номенклатура дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений
– акт о технических ошибках в учетных документах
– акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных
– акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
– акт о неисправимых повреждениях архивных документов
– акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (есть рекомендуемый образец)
– акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Новое в оформлении учетных форм
– в грифе утверждения может стоять подпись не только руководителя организации, но и уполномоченного им лица;
– итоговая запись номенклатуры дел дополнена разделом с электронными документами;
– опись электронных документов дополнена реестрами файлов;
– акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению. Слово «архивных» поставлено в скобки, ранее - без них, что вызывало сложности при включении в акт документов, не отобранных для включения в состав Архивного фонда РФ;
– опись дел структурного подразделения - замена формулировки «В данную опись внесено» на «В данный раздел описи внесено», что говорит о смене технологии подготовки описи;
– акт о неисправимых повреждениях архивных документов. Акт дополнен подписями экспертов. Согласование ЭПК архивного учреждения заменено на утверждение, что повышает ответственность за признание документов неисправимо поврежденными;
– в архивную справку включен исполнитель.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»