В зарубежных командировках нужно предусмотреть множество нюансов: оформить деловую визу (для визовых направлений), забронировать билеты и отель в условиях, когда российские банковские карты не работают за пределами страны, и грамотно оформить поездку документально.
Оформление
Любая командировка, неважно, по России или за рубеж, начинается с выпуска приказа. В некоторых компаниях до оформления приказа необходимо написать служебную записку, чтобы согласовать деловую поездку.
Как ознакомитесь с приказом, напишите заявление на получение аванса, чтобы забронировать билеты и гостиницу. Для расчёта суммы аванса ориентируйтесь на внутренние документы компании — на положение о командировках или тревел-политику. В них прописываются размер суточных по России и за границей, денежные лимиты на заказ услуг и другие ограничения.
Условия въезда
Уточните на сайте МИДа и консульства страны, что нужно для оформления визы, и требуется ли в вашем случае въездной документ. Срок оформления может существенно отличаться в зависимости от направления. Так, если вы собираетесь в командировку в страны Евросоюза, закладывайте не менее полутора месяцев: нужно будет записаться в визовый центр, собрать полный пакет документов, включая выписку из банкового счёта, приглашение от делового партнёра и медстраховку. Последнюю можно заказать в составе отельного бронирования в Ostrovok.ru Командировки.
Хотя строгие COVID-ограничения по всему миру сняты, не будет лишним уточнить оставшиеся санитарные ограничения. Например, у пассажиров, прибывающих в Таиланд, могут взять ПЦР-тест на коронавирус, если есть симптомы простудного заболевания, а в Израиле туристам нужно иметь страховку, покрывающую лечение от COVID-19.
Возмещение расходов и суточные
Кроме проезда и проживания, компания возмещает обязательные расходы для командировки за рубеж:
- оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- оформление обязательной медицинской страховки;
- иные необходимые платежи и сборы.
Также работодатель выдаёт суточные в иностранной валюте на все командировочные дни за границей и в рублях — на дни, когда работник находится в пути на территории России.
Размер суточных компания устанавливает сама и указывает эту информацию во внутреннем регламенте. Согласно статье 217 Налогового кодекса России, налогообложению не подлежат суточные до 2500 рублей за один день в заграничной деловой поездке.
Оплата услуг во время поездки
С марта 2022 года карты российских банков перестали работать за рубежом, поэтому пользуйтесь другими способами оплаты:
- Наличные. Возьмите с собой наличную валюту с запасом. Рассчитайте не только суточные, но и деньги на непредвиденные представительские расходы, на такси или общественный транспорт.
- Карта зарубежного банка. В большинстве стран для оформления карты нужно личное присутствие и дополнительные условия, например, вид на жительство или договор аренды жилья. За срок до 10 дней можно выпустить карту Visa или MasterCard в Беларуси, Кыргызстане и Казахстане.
- Кобейджинговая карта. Это банковская карта с двумя платёжными системами. Например, вы можете выпустить карту российского банка «Мир» и UnionPay и расплачиваться в странах, где работает китайская платёжная система.
Отчётные документы
Во время деловой поездки необходимо собирать чеки и квитанции, чтобы в течение трёх дней после возвращения приложить их к авансовому отчёту. В Ostrovok.ru Командировки появился раздел «Авансовые отчёты», который позволяет настроить суточные, указать дополнительные расходы, скачать и переслать себе на электронную почту готовый документ.
Подготовиться к зарубежной бизнес-поездке с Ostrovok.ru Командировки так же удобно, как организовать выезд из Москвы в Петербург по делам компании.