Уже 2 года живу по Яндекс.Календарю и соблюдаю эти 5 правил. Руководить проектами и общаться с десятками людей в неделю мне помогает календарь. За пару лет я наработал несколько простых правил, которые, надеюсь, помогут начинающим руководителям.
Меня зовут Бурмистров Саша, я руковожу направлением Backend в компании Programming Store. По роду моих обязанностей взаимодействую не только с бэкенд-разработчиками, но и с маркетингом, продажами, HR, бухгалтерами, юристами. Помимо этого выполняю роль Product Owner на одном из проектов и руковожу небольшой продуктовой командой разработки.
В общем, дел и людей, с которыми приходится синхронизироваться, набирается немало. С планированием мне помогает календарь от Яндекса. Ниже поделюсь своими основными правилами при работе с данным инструментом.
Я использую Яндекс.Календарь, поскольку в компании его выбрали как корпоративный инструмент. Он не плох, если не брать в расчёт мобильное приложение и отсутствие нормальной синхронизации с Google Calendar.
Правило №1: «Есть задача — добавь в календарь! Нет в календаре — нет задачи»
Если начал пользоваться календарём, то уже без исключений, иначе процесс начнёт сбоить.
Был на моём пути один привлекательный тендер. Для первого этапа участия нужно было всего ничего — собрать немного документов. Запомнил, что до 28 числа надо всё загрузить на тендерную площадку. 27 числа пришёл в бухгалтерию, сели загружать документы, а тендер неактивный. Стали выяснять причины, оказалось — приём заявок был до 26 числа и я попросту неправильно запомнил. С тех пор все задачи записываю в календарь.
Правило №2: «Планируй время с запасом»
Коллега просит созвониться на 5 минут — планирую 15 минут. Чаще всего всё идёт не по плану: не успел закончить предыдущие дела, тебя отвлекли во время созвона и т. д. А если всё пошло по плану, то несложно будет занять себя мелкими делишками в оставшееся время.
Правило №3: «Добавляй описание»
Часто по названию события не сразу понятно, что нужно сделать, особенно если заносил в календарь давно. В этом случае выручает описание. Некоторые коллеги прописывают план встречи в описании, я стремлюсь привить себе такую же привычку.
Правило №4: «Не увлекайся с уведомлениями»
Как-то раз сижу на собрании. Оно затягивается. Телефон пиликает оповещениями: из Вотсапа и Телеграма, из почты — обо всех событиях в календаре. Я их не замечаю. Звонок… Клиент: «А созвон с вами у нас будет или нет?» Пришлось экстренно ретироваться с собрания и бежать на новое. А всё потому, что стояло слишком много уведомлений, и я их перестал замечать.
Прибираться в оповещениях я начал с календаря. Экспериментальным путём пришёл к следующей схеме: оповещение за 15 минут — предупреждающее и за 2 минуты — чтоб успеть добежать до переговорки.
Правило №5: «Запланируй время на незапланированные дела»
К таким могут относиться несрочные дела, их список можно хранить в доске Trello или где удобно. Удобно поставить повторяющееся событие на каждую неделю на несколько часов и не планировать встречи в это время, тем самым не допускать перехода дел из несрочных в срочные.
В Яндекс.Календаре есть инструмент «Задачи». В течение недели я туда завожу несрочные и не привязанные к конкретному времени задачи. Потом в зарезервированное время я просто иду по списку и закрываю задачи.
У каждого могут быть свои правила работы с календарём. Они могут меняться со временем в зависимости от нагрузки, использования других инструментов и т.п. Возможно, мои правила кому-то будут полезны именно сейчас.