Отель очень важен для деловой поездки, ведь он составляет как минимум 50% впечатлений. В незнакомом городе сотруднику важно иметь комфортное место, где можно выспаться в тишине, спокойно позавтракать и расслабиться после сложных переговоров. В этой статье рассказываем, какие моменты нужно учитывать при выборе гостиницы.
Расположение
Выбирайте отель недалеко от места, где сотрудник будет выполнять служебные обязанности. Если нельзя найти вариант в пешей доступности, пусть рядом будет остановка общественного транспорта. Кроме того, проверьте, есть ли недалеко коворкинги или кафе для деловых встреч. Посоветуйте сотруднику заранее отметить все важные заведения на онлайн-картах, чтобы было легче строить маршрут.
Услуги в отеле
Перед бронированием ознакомьтесь с доступными услугами. Во время командировки сотруднику могут потребоваться:
- Высокоскоростной интернет, чтобы созваниваться по видеосвязи.
- Бизнес-центр. Здесь сотрудник сможет воспользоваться принтером, сканером или факсом.
- Сейф для важных документов.
- Парковка, если сотрудник добирается на личном автомобиле или берёт его в аренду.
- Спа-зона, чтобы расслабиться после тяжёлого перелёта или долгой конференции.
Комфорт
При выборе отеля обратите внимание на отзывы за последние 2–3 месяца. Лучше читать самые новые — так будет меньше шансов нарваться на шум стройки под окнами или отключение воды.
Стоит обратить внимание на уровень обслуживания, качество номеров, наличие кондиционеров и отопления, удобств в ванной комнате.
Чем лучше вы позаботитесь о комфорте своего сотрудника, тем лояльнее он будет к компании.
Питание в отеле
Готовить в командировке затруднительно, а постоянно есть в ресторанах и кафе дорого. Поэтому выбирайте отели, в которых предлагают завтрак или полный пансион. 90% клиентов OneTwoTrip выбирают проживание с питанием в отеле.
Уточните, входит ли питание в стоимость номера, и проверьте отзывы — там часто пишут о качестве еды. Заранее выясните у командированного его предпочтения, чтобы ему не пришлось искать альтернативу за деньги.
Места для встреч с деловыми партнёрами
Если в отеле есть лобби или кафе для рабочих встреч, это может сэкономить время на поиски подходящего заведения. В некоторых отелях предлагают услуги кейтеринга и готовят специальное меню для больших мероприятий — это тоже стоит уточнить.
Ранний заезд
Самолёты и поезда не всегда стыкуются по времени с заселением в номер. Поэтому узнайте, предоставляет ли отель услугу «ранний заезд»: это поможет, если сотруднику нужно заселиться раньше официального времени заезда (чаще всего это 14:00). Обычно эта услуга платная.
Наличие услуги «ранний заезд» можно посмотреть в описании отелей на OneTwoTrip.
Документы для отчётности
В течение трёх рабочих дней после командировки сотруднику нужно отчитаться обо всех расходах, приложив квитанции и чеки. Поэтому при выборе отеля убедитесь, что там принимают безналичную оплату и предоставляют отчётные документы: кассовый чек, счёт-фактуру с печатью и подписью. Иногда лучше позвонить в отель и уточнить, знают ли там, как оформлять такие бумаги — иначе вашему сотруднику могут не вернуть деньги.
Если вы бронируете отель через «OneTwoTrip для бизнеса», все закрывающие документы сформируются автоматически в личном кабинете.
Дополнительные сборы
Во многих странах, в том числе и России, с постояльцев взимается туристический сбор. Например, за одну ночь берут: в ОАЭ — от 2 до 6 долларов, в Сочи — 50 рублей, в других городах Краснодарского края — 30 рублей. Обычно этот сбор входит в стоимость бронирования, но иногда его требуют оплатить прямо при заселении.
Бронируйте билеты и отели с помощью «OneTwoTrip для бизнеса» в один клик и сокращайте расходы на командировки за счёт выгодных предложений и удобной бонусной программы.