Подотчетник оплатил расходы не своей картой. Как подтвердить расходы?
Ситуация: отправили на карту сотруднице подотчетные для оплаты проезда в командировку, а она нечаянно расплатилась картой мужа.
❓Как в принципе обосновать свои расходы с карты иного лица
❓Насколько это критично
❓Какой документ подтвердит возмещение затрат этому лицу
❓Если чек пробит в нерабочее время или в выходной
❓А что с налогами
Для начала коротко и ясно: ТАК ЛУЧШЕ НЕ ДЕЛАТЬ!
Рекомендую сделать внушение сотрудникам, которые часто путают карты и пояснить вероятность проблем.
Теперь подробно:
1. Документально подтверждаем непосредственно сами расходы:
- маршрут - квитанция
- посадочный талон, позволяющий идентифицировать проезд сотрудницы в командировку (ее ФИО)
- выписка с карты мужа, из которой видно приобретение её билета
- чек на билет
- слип
- документы, подтверждающие пребывание сотрудницы в командировке (счета гостиниц, акты, чеки)
Потраченные средства с карты другого лица обосновать можно, если деньги ему возвращены
2. Доказываем факт возмещения иному лицу:
- выписки по картам сотрудницы и супруга, подтверждающие возврат средств
- расписка мужа о том, что билет куплен по поручению жены, а расходы, произведенные с использованием его банковской карты, ему возмещены (письмо ФНС от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876)
3. При неподтверждении факта возврата подотчетные признаем доходом сотрудницы с доначислением НДФЛ и страховых взносов, и не учитываем затратах как необоснованные (п. 1 ст. 252 НК)
4. Приобретение билета в выходной день или нерабочее время для включения в состав налоговых затрат значения не имеет - хоть тут можно расслабиться.
📎Вот пишу про такие ситуации и думаю: ведь сущая ерунда случилась, а бухгалтеру - такой гемор... за что..?
Любая тема кажется мега-сложной, пока ее просто не объяснил кто-то опытный.
На курсе «Бухучет для новичков» понятно и подробно про ВСЕ участки бухучета от начала и до конца. Отрабатывается понимание на интересных заданиях в excel с составлением проводок и ОСВ.
#расчетзп #зарплата #бухгалтер
