Большинство компаний сегодня используют сервисы электронного документооборота (ЭДО) для обмена документами с контрагентами через операторов ЭДО, например сервис Контур.Диадок. Технология электронного обмена имеет ряд преимуществ — позволяет уйти от бумажных первичных учетных документов, составляющих большую часть документооборота компаний, что ускоряет информационный обмен, сокращает почтовые расходы, позволяет беречь бумагу.
Однако есть и риски, связанные с хранением электронных документов, переданных по каналам ЭДО.
Электронные документы хранятся на серверах оператора ЭДО. При этом ответственность за безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений обеспечивает экономический субъект – владелец документов (Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Ответственность оператора ЭДО установлена только приказом ФНС от 8 июня 2021 г. N ЕД-7-26/546@ "Об утверждении требований к оператору электронного документооборота», в соответствии с которым оператор ЭДО обязан обеспечить:
• хранение информации об обмене документами в электронной форме в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
• резервное копирование, обеспечивающее сохранность информации и сведений об обмене документами в электронной форме.
Хранение документов операторами ЭДО на законодательном уровне не регулируются. Поэтому для снижения риска утери бухгалтерских документов необходимо прописывать ответственность оператора ЭДО за хранение документов в соответствии с российским законодательством. Таких положений в типовых договорах с операторами нет.
Итак, оператор ЭДО отвечает за отправку и получение документов в электронном виде. За хранение документов оператор ЭДО будет отвечать только в случае, если в договоре есть отдельный раздел об оказании дополнительной услуги ответственного хранения документов (ведение электронного архива). Предъявить претензию оператору за утерю документов при отсутствии соответствующего договора будет невозможно.
Минимизировать риски утери бухгалтерских документов поможет электронный архив, в который можно сохранить электронные документы, участвующие в обмене с контрагентами. Так вы обеспечите сохранность электронных документов и сможете быстро подобрать документы по любому информационному запросу.
Помимо электронных документов в электронном архиве могут размещаться и скандированные копии тех бумажных документов, которые еще не переведены в электронный вид. Так формируется единое хранилище финансовых документов с удобным механизмом поиска по всем объектам хранения.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»