В предыдущей статье мы осветили вопросы создания локальных нормативных актов. В этой статье рассмотрим правила работы с наиболее важными документами кадрового учёта.
Штатное расписание
В настоящее время Трудовой кодекс не обязывает работодателя вести штатное расписание и не устанавливает обязательную форму этого документа. Однако, на практике кадровик и бухгалтер столкнутся с рядом сложностей из-за отсутствия данного документа. Например, бухгалтер не сможет планировать фонд заработной платы, а кадровик не будет понимать, как называется должность, на которую ему нужно найти сотрудника, сколько сотрудников потребуется, кому эти сотрудники будут подчиняться или в какое подразделение войдёт эта должность.
Именно поэтому работодателю, если он нанимает персонал для работы по должностям на основании трудовых договоров, необходимо иметь штатное расписание с перечнем подразделений, наименование должностей (специальностей, профессий с указанием квалификации) и количеством рабочих мест (штатных единиц). Это указано в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, определения Свердловского облсуда от 29.04.2016 г. № 33-698/2016; Санкт-Петербургского горсуда от 21.10.2015 г. № 33-17440/2015; письма Роструда от 15.05.2014 г № ПГ-4653-6-1 и 03.09.2010 г. № 2691-6-1.
Дело в том, что работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной в трудовом договоре трудовой функции (ч. 2 ст. 22; ст. 56 ТК РФ), а трудовая функция представляет собой работу по должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием (ч. 1 ст.15 и ч. 2 ст.57 ТК РФ).
Отсутствие у работодателя штатного расписания может рассматриваться как основание для привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, решения Калининского райсуда г. Чебоксары Чувашской Республики №12-492/2019 от 15.10.2019 г. и Кетовского райсуда Курганской области № 12-96/2015 от 04.09.2015 г.
Трудовой договор
Трудовой договор является основным документом, подтверждающим трудовые отношения между работником и работодателем. В ст. 56 ТК РФ закреплено, что трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
В статье 57 Трудового кодекса РФ, указаны обязательные и рекомендованные данные для включения в трудовой договор.
В трудовом договоре необходимо указать следующие данные:
· фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;
· сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
· идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
· сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
· место и дата заключения трудового договора. Обязательной для указания является именно дата заключения договора. Как следует из части 2 ст. 67 ТК РФ, если работник был фактически допущен к работе без оформления письменного трудового договора, то в последующем, при оформлении трудового договора необходимо указать фактическую дату начала работы.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
· место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. Стоит отметить, что место работы и рабочее место не тождественные понятия.
· трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;
· дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым Кодексом или иным федеральным законом;
· условия оплаты труда. В условия оплаты труда входят сроки выплат, размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;
· режим рабочего времени и времени отдыха. В Трудовом кодексе указано, что это условие обязательно, если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя. Из практики работы с кадровыми документами рекомендую для каждого работника вносить этот раздел в трудовой договор, так как это повышает дисциплинированность и ответственность работников;
· гарантии и компенсации за работу с вредными и / или опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
· условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
· условия труда на рабочем месте. Сведения об условиях труда содержатся в картах рабочих мест, которые организация получает после проведения специальной оценки условий труда;
· условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и / или условия, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и / или условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
· об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
· об испытании (испытательном сроке);
· о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
· об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
· о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
· об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
· об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
· о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей, если они предусмотрены локальными нормативными актами работодателя и соответствуют требованиям Трудового кодекса РФ.
Обратите внимание, что форму трудового договора работодатель разрабатывает самостоятельно, утверждает приказом по организации и, только после этого передает работнику, ответственному за кадровый учёт для работы. Сведения, содержащиеся в трудовом договоре, не могут быть коммерческой тайной.
Трудовой договор заключается с работником до начала трудовой деятельности. В процессе работы у данного работодателя могут происходить изменения условий труда, которые необходимо отразить в дополнительных соглашениях к трудовому договору. Дополнительные соглашения могут быть заключены на определённый срок или носить бессрочный характер. Например, по соглашению сторон работнику передаются функции другого работника, на время его отсутствия – расширяется зона обслуживания, то есть это совмещение функций. Такой договор будет носить временный характер и срок его действия, как и перечень функций, и условия оплаты необходимо отразить в данном дополнительном соглашении. Другой пример – изменение заработной платы в результате проведения индексации заработной платы. Такое дополнительное соглашение носит бессрочный характер, даже при условии, что индексация проводится в организации ежегодно. При последующем изменении оплаты труда просто заключается новое дополнительное соглашение. Перевод работника на другое количество ставок или новую должность так же оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. Количество дополнительных соглашений к трудовому договору не ограничено. Повторно заключать с действующим работником новый трудовой договор нельзя. При утрате трудового договора одной из сторон, оформляется копия с сохранившегося экземпляра.
Приказы по личному составу.
По общему правилу в кадровом деле закрепилось понятие – приказ: приказ о приёме, приказ о переводе, приказ о предоставлении отпуска и так далее. Однако у слова приказ есть синоним – распоряжение. Это абсолютно тождественные понятия и их можно использовать наравне. Для того, чтобы разделить в общем документообороте приказы по кадрам и приказы по основной деятельности, рекомендую наименование ПРИКАЗ закрепить за кадровым делопроизводством, а РАСПОРЯЖЕНИЯ – по основной деятельности.
На сегодняшний день унифицированных форм приказов по кадрам не установлено. Это значит, что в организации необходимо установить самостоятельно такие формы. Чем руководствоваться составляя шаблоны документов? Рекомендации представлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Приступая к разработке собственных форм документов, рекомендую взять за основу унифицированные формы, так как в них уже есть все важные разделы.
Большая часть организаций для ведения кадрового и бухгалтерского учёта использует компьютерные программы, например 1С. В программах уже заложены шаблоны приказов по кадровому делопроизводству. Они соответствуют требованиям унифицированных форм, существовавшим до 2011 года и обязательным к применению в тот период. К сожалению, базовая версия программы 1С не предусматривает доработку этих шаблонов. Привести их в соответствие с актуальными правилами оформления документов можно с помощью программистов. Ещё несколько примеров, показывающих недостатки унифицированных форм и программы 1С:
- при изменении заработной платы сотруднику в программе необходимо составить приказ о переводе и указать новый оклад. По общему правилу кадрового делопроизводства повышение заработной платы не является переводом и данный приказ не нужен;
- используя унифицированные формы приказов при переводе сотрудника на неполную ставку, или наоборот на полную нужно будет выбирать форму Т5. Напомню, если в организации продолжают вести документы по унифицированным формам, то необходимо соблюдать правила их ведения. В данном случае придётся заполнять приказ данными, которые являются совершенно очевидными и не меняются при смене величины ставок. Проще и понятнее будет выглядеть приказ составленный в свободной (не унифицированной) форме. В таком приказе необходимо лишь указать изменение ставки, основание для изменения и дату, с которой изменение вступает в силу.
Такие же неудобства возникнут при оформлении перевода сотрудника с работы по совместительству на основное место работы или при расширении зоны обслуживания.
Унифицированные формы не нужны и для следующих документов:
· Графики отпусков.
· Графики работы.
· Журналы и книги регистрации кадровых процессов.
Личная карточка работника.
Личная карточка, по унифицированной форме Т2, обеспечивала сбор данных о работнике. В эти данные входили персональные данные, данные о воинском учёте, данные о кадровых перестановках, которые произошли с работником во время работы у данного работодателя, данные о предоставлении отпусков, о прохождении аттестации, профессиональном обучении, наградах и поощрениях, социальных льготах. Форма предусматривала не только накопление и обработку данных, но и подтверждения о том, что работник ознакомлен и согласен с внесёнными в карту данными.
В настоящее время сбор и ведение таких данных на бумажном носителе стало не актуально, так как практически все организации ведут электронную обработку данных в программах учёта. Подтверждения о том, что работник ознакомлен и согласен с изменениями в трудовой деятельности решается подписанием приказов, дополнительных соглашений к трудовому договору и журналам учёта.
Для ведения воинского учёта в 2023 году применяется Карточка учёта гражданина по унифицированной форме 10. Форму карточки утвердили в приложении 22 к Инструкции № 700. Теперь это основной документ, по которому необходимо организовывать и вести воинский учет в организации (п. 31 Инструкции № 700). Фактически карточка учета заменила раздел II Сведения о воинском учёте в личной карточке работника по форме № Т-2.
Табель учёта рабочего времен
Табель учёта рабочего времени применяют для учета рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от установленной нормы рабочего времени.
На сегодняшний день работодатель может самостоятельно выбирать способ и форму ведения учёта рабочего времени. Это право закреплено статьями 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, и письмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012. В бюджетных организациях и учреждениях применяют типовую форму табеля учета использования рабочего времени по форме № 0504421. Такой вывод следует из приказа Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Если в организации продолжают пользоваться унифицированными формами Т 12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда) или Т 13 (при автоматизированной обработке данных) то заполнять их следует согласно рекомендаций утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Выбор правила и способа заполнения табеля учёта рабочего времени закрепляется в локальном нормативном акте в рамках формирования учетной политики организации. Табель заполняет ответственное лицо, или несколько лиц, назначенные приказом по организации. Табель открывают ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Если в течение месяца в подразделении или в организации в целом произошли изменения списочного состава работников, данные изменения вносятся в табель на основании документов по учету труда и его оплаты: приказов о приемах, увольнениях, переводах и т. п.
Автор: Безух Т.С. , консалтинговая компания "Отдел кадров"
©Данная публикация защищена законом об авторском праве и допускается к публикации только при наличии ссылки на авторство и данный источник (ст. 1255 ГК РФ - ст. 1259 ГК РФ)