Продолжаю тему автоматизации бизнеса, и сегодня расскажу о том, как ее начать.
Практически всегда работа начинается с аудита.
Предприниматель рассказывает интегратору (специалисту по цифровизации) о том, как работает его бизнес сейчас и с какими проблемами сталкиваются и какие задачи хочет решить.
Обычно, мы проводим встречу в Zoom, со стороны бизнеса это может владелец, директор или руководители отделов, которые будут участвовать в проекте.
Они обозначают свои проблемы. Например, отдел маркетинга не видит, сколько лидов пришло, из каких источников, и как их отработал отдел продаж. И непонятно, в какие рекламные источники нужно еще вкладывать деньги, а в какие - нет.
Или другой частый случай – когда клиент на каком-то этапе неожиданно отказывается от покупки. Почему? Что пошло не так? Знать причину сорванной сделки очень важно для аналитики и улучшения работы отдела продаж. А если вести запись разговоров сотрудников с клиентами, руководитель отдела продаж может вернуться на любой этап и найти слабое место.
Чаще всего до внедрения CRM системы, руководители видят только финальные продажи, когда в 1С заносят фактическую продажу и сумму сделки. А что было до того - никто не видит. Битрикс 24 в этом плане очень помогает, он как раз показывает, что происходит с клиентом на всех этапах до того, как он купит.
Важно, чтобы предприниматель осознавал проблему, которую хочет решить, и понимал, что в результате хочет видеть. А как это реализовать - вопрос к интегратору. Он сможет предложить, как именно можно решить то или иную задачу. И чем точнее вопрос, тем конкретнее решение.
Но некоторые предприниматели не хотят вникать и говорят: «Хочу, чтобы все было видно. Хочу все контролировать». А как известно, «все» - это значит «ничего». Конечно, можно сделать стандартные настройки, но это все равно не будет решением его задачи.
А когда бизнес обозначил четкие запросы, интегратор даст конкретные решения. В некоторых случаях можно показать клиенту демо-версию портала с готовыми решениями его задач. Так компания клиента сможет быстро протестировать решение и понять подходит ли оно ему.
Следующий важный этап - составление технического задания. Надо сказать, оно может быть составлено по-разному, как на одном листочке А4, так и на 50 листах. Бывают разные ТЗ и проекты разной сложности.
Наверное, у каждого интегратора есть свой шаблон с вопросами, заполняя который клиент сможет составить тех задание.
ТЗ должно быть описано таким образом, чтобы даже стороннему специалисту все было понятно. Если ТЗ понимают только руководитель и исполнитель, а остальным ни черта не понятно, это плохой знак.
На мой взгляд, самый продуктивный вариант - нарисовать блок-схему, а к ней сделать описание. Тогда, у всех в голове появится четкая схема, как это будет выглядит в целом, как это должно работать. Блок-схема всегда будет намного информативнее, чем длинный текст.
Вот ссылка на сервис, в котором мы рисуем блок-схемы - https://app.diagrams.net.
Переходи и пользуйся, сервис бесплатный.
В итоге, глядя на эту схему, обсуждается весь проект, согласовывается тех задание и начинается работа по проекту. Следующие несколько недель проводятся настройки, различные подключения, интеграции, уже по согласованному документу технического задания.
Многие сейчас скажут, это все про большой бизнес. Я «маленький», мне это не надо. Но дело в том, что даже если проект самый маленький, и в нем работают всего два человека, все равно схему, пускай, один процесс продажи, необходимо составить и описать. Иначе, скорее всего, столкнетесь с бесконечными правками и сорванными сроками проекта.
Даже в маленьком проекте нужно выделить время на составление простого, но понятного ТЗ.
P.S. Как говориться - "Без понятного ТЗ, результат будет ХЗ" 🙂