Списки… старый добрый метод. Многие люди составляют списки. Но это, увы, не всем помогает. А знаете почему? Потому что успех работы со списками зависит от трёх факторов:
- Регулярность
- Осознанное составление списка
- Пост-анализ
Далее поделюсь с вами техникой, которая многим людям помогла достичь новых высот в тайм-менеджменте.
На первом этапе лучше использовать эту технику ежедневно хотя бы на протяжении месяца. Далее можно перейти на еженедельные списки. Главное, сохранять регулярность. Я рекомендую завести специальный блокнот и писать ручкой. Нейробиологами доказано, что записывание рукой помогает лучше усваивать информацию и тренирует память. Использовать приложения можно, но я не советую, так как вместе с нейробиологами считаю, что рукописный труд здесь повышает эффективность. И так, перейдем к самой процедуре.
Вечером, закончив уже все свои дела, сядьте и составьте список дел на завтра. На начальном этапе уделите этому процессу достаточно времени. Постепенно это будет происходить всё быстрее, но не стоит торопиться сразу. Важно записать в ваш список максимум дел, которые планируете на следующий день, в том числе, самые казалось бы незначительные, например, позвонить подруге, с которой давно не общались, или мелочь, типа, выбросить увядшие цветы. В список вы вносите всё, что хотите завтра сделать, а не просто то, о чём пытаетесь не забыть. Почему это важно? Дело в том, что фиксация задачи на бумаге создает больше ответственности за ее выполнение. Человек может месяц откладывать какой-то не самый важный звонок, но деструктивный эффект откладывания может быть очень сильным. Несделанное может создавать чувство вины, понижая вашу самооценку, а еще это занимает нашу оперативную память, что в свою очередь мешает концентрации на более важных задачах. Другими словами, внесение дел в список - разгружает вашу «операционку».
Закончив список, внимательно изучите его. Высока вероятность, что у вас получится достаточно длинный перечень дел, возможно пунктов будет слишком много для одного дня. Тогда используйте инструменты из моей первой статьи по тайм-менеджменту. Проанализируйте этот список и выделите наиболее важные дела. Подумайте, что требует срочного решения, что можно отложить, а что делегировать. Оставьте выполнимое количество дел, остальные либо вычеркните, либо возьмите в скобки. Это ваши «дополнительные задачи». В Части 2 я писала о важности резервного времени. За эти дополнительные задачи вы сможете взяться, если резервное время останется неиспользованным. Но в сам момент формирования списка дел на завтра вам необходимо взвесить обязательность одних и факультативность других дел. На этом первая часть работы с конкретным списком закончена.
Вторая часть работы - анализ списка на следующий день (или через неделю, если вы уже перешли на еженедельную практику). Закончив все дела этого дня, откройте вчерашний список и посмотрите, что из намеченного было выполнено. Ставьте плюсик или галочки напротив выполненных задач. Если что-то вы не сделали, спросите себя почему, и примите решение, нужно ли задачу перенести в план следующего дня или удалить/отложить/делегировать. Если вы выполнили какую-то задачу, изначально не фигурирующую во вчерашнем списке, допишите ее внизу вчерашнего списка и задайте себе вопрос, почему эта задача возникла и правильно ли вы сделали, что взялись за нее.
Ежедневный анализ запланированного и исполненного может выявить самые разные паттерны, при чём как позитивные, так и негативные. Например, вы можете обнаружить, что склонны занижать собственную продуктивность или наоборот переоценивать свои силы. Возможно вы увидите, что тратите слишком много времени на чужие задачи вместо своих, а может какие-то задачи торчат в вашем списке вообще по привычке, хотя на самом деле они давно перестали быть актуальными для ваших целей.
Не лишайте себя возможности и удовольствия навести порядок в своих делах. Как я уже писала, постепенно составление списков станет быстрым или даже автоматизированным, а затем и менее регулярным, но долгосрочный эффект от такой работы нельзя переоценить.
Желаю вам успеха и помните, как сказал Гастон де Левис: «Время то же, что и деньги: не растрачивайте его, и у вас будет его вдоволь».