Есть такой термин в английском языке time optimist. Звучит позитивно, а на деле от этого сплошные проблемы. Так говорят о людях, склонных переоценивать свой временной ресурс и недооценивать реальное время, требуемое на выполнение задачи. Например, человек считает, что ему хватит 30 минут, чтобы добраться до места встречи, а по факту получается 50 минут, или планирует успеть купить подарок маме за 15 минут, а в итоге тратит на это 2 часа. Почему так происходит? Основных причин две:
Неправильная оценка объема работы и ее составляющих
Неправильная оценка продолжительности действия
Чтобы правильно оценить продолжительность, подумайте можно ли разложить задачу на подзадачи. Если да, то пропишите все подзадачи и оцените продолжительность каждой. Вспомните сколько времени у вас заняла подобная деятельность раньше и почему. Предположим, в прошлый раз вы доехали куда-то за 30 минут. Завтра вам снова предстоит важная встреча в том же районе. Если вы едете на такси, то как быстро оно приедет после заказа? А если едете на своей машине, насколько легко припарковаться в тех краях? В первый раз это был обычный день или это было рано утром в субботу, а может, наоборот, в пт вечером? Избегайте оценки требуемого времени на автомате и не пытайтесь округлять. Если что-то занимает 35 минут, это не округляется в сторону получаса.
Для корректной оценки времени на выполнение любой задачи, важно ее чётко сформулировать. Это поможет и в случае, если вы сами всё будете выполнять, и в том случае, если вы собираетесь задачу кому-то делегировать.
Вернемся к примеру с маминым подарком. «Купить маме подарок» может означать одно очень конкретное действие, например, купить хрустальную вазу за 10000 рублей в Доме Фарфора по соседству, а может подразумевать что-то весьма абстрактное, типа, заехать в ТЦ и там что-то присмотреть. Любая недоформулированная задача ведет ко встрече с хронофагами, о них я тоже писала в предыдущей статье. Коротко повторюсь, хронофаги (они же пожиратели времени) любые объекты, субъекты, факторы, действия, отвлекающие от выполнения задачи и не создающие результата. Не ходите в логово к хронофагам без конкретной цели, а ТЦ точно именно им и является. Формулируйте цели и задачи, используя старый добрый SMART.
Формулировка задачи должна отвечать всем 5 буквам аббревиатуры SMART. Таким образом вы создаете четкий образ результата и в некоторой степени инструкцию к действию. Сразу становится понятным, что именно нужно сделать, как и когда. «Зависнуть» с выполнением задачи, поставленной по SMART, гораздо сложнее.
Еще одна важная привычка для эффективного тайм-менеджмента - это закладывать резервное время при планировании. Всегда что-то может пойти не так. Вы забыли телефон и вам пришлось за ним вернуться, в магазине была очередь, вы ответили на звонок, который затянулся и т.д. Поэтому, даже если вы всё прописали и просчитали, не стоит слишком плотно расписывать свой день. Оставляйте себе небольшие буферы между делами. Это снизит ваш стресс и поможет избежать полного завала. Помните, что резервное время (буфер), если и не понадобится, то точно не пропадет, его всегда можно потратить на какие-то второстепенные дела или просто на удовольствие, например, проверить почту на телефоне или зайти за кофе.
Ну и в конце данной части для тех, кто жаждет самых радикальных изменений в своём тайм-менеджменте, я предлагаю вашему вниманию метод фиксации времени. Таких методов много, но самый известный из них - «метод помидора». Честно скажу, сама я этот метод не использую, он не подходит лично мне, но! Я навязываю его своим детям 😁 и это очень помогает! Данная техника основана на жёсткой фиксации времени. Подробно прочитать об этом методе можно в книге Франческо Чирилло, которая так и называется «Метод помидора: управление временем, вдохновением, концентрацией».
Помидор - это кухонный таймер. Автор предлагает устанавливать таймер на 20-25 минут, в течение которых вы полностью посвящаете себя конкретной работе. Ни в коем случае вы не должны отвлекаться на что-либо (никаких звонков, сообщений, любых параллельных действий). Сели разбирать почту, разбираете почту. Если вы закончили дело до звонка таймера, вы переходите к другой рабочей задаче. Но как только раздастся таймер, вы встаете и делаете по тому же таймеру 5-минутный перерыв. После 4 раундов делаете большой перерыв (может быть до 30 минут). И дальше снова забеги 25/5. Основная идея метода в том, что вы приучаете себя к глубокой концентрации, а физические стимулы (заведение таймера, тиканье, звонок) работают на нейронном уровне. Покупать таймер-помидор сейчас уже необязательно, можно скачать приложение на телефон 😉. Попробуйте, это весьма действенный метод, который можно использовать в подходящей ситуации и для развития концентрации.
Больше инструментов и советов по тайм-менеджменту вы найдите в других частях Лучших техник тайм-менеджмента на моём канале. Читайте и подписывайтесь.