В этой статье речь пойдет о том, как сотруднику университета пройти курсы повышения квалификации или профессиональной переподготовки не за свой счет, а за счет средств из бюджета образовательного учреждения.
Обычно мы, как сотрудники вуза, видим ситуацию, когда руководство университета само принимает решение направить работника на обучение. Но в наших интересах взять развитие компетенций в свои руки и использовать все инструменты мотивации своей команды (кафедры, факультета, проекта) через действительно полезное и результативное обучение.
Мы, как Учебный центр подготовки руководителей (Кочубей-центр), НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург работаем преимущественно с университетами, принимаем руководителей и специалистов вузов на обучение по программам стоимостью от 24 до 220 тыс.руб. Основная часть наших клиентов обучается за счет средств учебных заведений, поэтому мы досконально изучили этот процесс и готовы предложить ряд шагов, которые позволят «договориться» с университетом об общих задачах по развитию своих сотрудников.
У каждого университета существует ряд уникальных особенностей при оформлении разрешения на обучение сотрудника за счет средств вуза вне его стен.
Однако существуют и стандартные шаги, общие для большинства учреждений, реализуя которые, вы приблизитесь к заветной цели - получению средств на обучение и (если нужно) командировку к месту проведения занятий.
Предлагаем пройти вместе по этим шагам:
1. Выбираете интересующую программу. Максимально тщательно изучите ее содержание, сроки и стоимость. Запишитесь на консультацию. Позвоните и выясните подробности у менеджеров образовательного центра.
Важно: старайтесь находить программы с конкретными датами старта и окончания. Вариант запуска обучения «после набора группы» означает, что университет не будет знать сроков оплаты, а значит ваше руководство будет переживать, успеет ли отчитаться по финансам.
2. Подготовьтесь к обсуждению интересующей вас программы обучения с непосредственным руководителем. Сформулируйте служебную записку с просьбой согласовать участие в программе и приложите необходимые документы.
Подсказка 1: постарайтесь встать на место руководителя. Если на вашей должности важно показывать определенные результаты работы, “привяжите” цели обучения к данным результатам. Это важно и для вас, и для убедительности ваших желаний в глазах начальника. Сначала найдите “доказательства пользы” курса для себя: что вы получите? инструменты, методы, портфель технологий решения проблем в деятельности, обретете новые контакты и связи. Возможно, обучите свою команду для того, чтобы показывать высокую эффективность работы, выйти на новый уровень решения поставленных задач, стать более сплоченными… После этого найдутся аргументы в пользу обучения и для руководства.
Подсказка 2: соберите для встречи с руководством пакет документов о программе: учебно-тематический план, информационное письмо, именное приглашение (если необходимо), форму договора на обучение и Уточните у организаторов обучения, эффективнее обучаться командой, или в формате индивидуального участия.
Подсказка 3: руководителю будет легче принять решение, если у вас будут убедительные доводы в пользу того, что эффект от обучения превзойдет университетские затраты на него. Возможность простроить логику: “заплатив NN рублей за образовательный результат, мы получим инструмент выхода на более высокие показатели в LL-деятельности”, станет самым убедительным аргументом.
3. После согласования с руководством (не забудьте получить “согласовано” на служебной записке) обращайтесь к следующему уровню управления, после согласования с которым вы получите “добро” на запуск процесса согласования в службах университета. Чаще всего это проректор, курирующий ваше подразделение.
Важно: если вы проходите данную процедуру впервые, выясните, какие отделы согласуют решение о направлении на обучение сотрудника университета.
4. Важный этап для многих вузов - это прохождение через процедуру закупок. Здесь мы не нашли универсальных правил, но в целом, понадобятся ли закупки или нет, зависит от стоимости на обучение. Для курсов, стоимость которых ниже 100 тыс. рублей, закупочная процедура обычно не проводится. Но могут быть исключения.
Иногда бывает и вовсе достаточно обратиться в бухгалтерию напрямую с договором и счетом на оплату.
Подсказка: если нужна процедура закупок, то профильный отдел запросит у вас коммерческое предложение и обоснование актуальности выбранной программы. Обратитесь в образовательный центр, где собираетесь учиться и запросите данные документы.
5. Далее уже начинается процесс согласования Договора с другими службами университета: юридический отдел, бухгалтерия (если в пункте 5 задействован отдел закупок).
Подсказка 2: возможно, отделы вуза попросят внести изменения в договор. В этом случае направляйте дополненный и исправленный документ в образовательный центр и ждите ответа - иногда согласование занимает время, особенно, если вы планируете обучение в другом университете.
❗В нашей практике два университета всегда найдут как договориться, поэтому не пасуйте перед трудностями. Общими усилиями решается любая бюрократическая задача!
6. Если университет оплачивает программу обучения в 2 этапа, или отдел закупок поставил условие в форме постоплаты (после окончания обучения), контролируйте сроки! образовательный центр всегда будет сначала звонить вам, а потом уже разбираться со службами вашего вуза.
7. В случае, когда требуется командировка для прохождения офлайн-курса, запросите у образовательного центра справку-вызов. Это облегчит получение разрешения на командирование к месту обучения.
8. Поздравляем! Университет согласовал обучение и выделил, или готов выделить средства. Не забудьте, что получение образовательного результата - это теперь ваша ответственность.
Важно: вуз вправе потребовать письменный или устный отчет и даже попросить сделать доклад в подразделении или на заседании Ученого совета. Это нормальная практика, ведь университет вкладывает деньги и время не просто так, а рассчитывая на результат.
УДАЧИ! и ПОМНИТЕ - МЫ с ВАМИ на ОДНОЙ СТОРОНЕ и ВСЕГДА ГОТОВЫ ПОМОЧЬ!
Автор: Юлия Андреевна Титоренко
Познакомиться с планом программ: https://hseforedu.ru/
Вопросы можно задать по тел. + 7 (812) 385 - 95 - 08 (с 10 до 18 мск), или по электронной почте docs@hse.ru
#университетдляуниверситетов
#обучение
#экспертныйконтент
#технологииразвиваютсяамынет
