Первое, что нужно зафиксировать, осваивая техники тайм-менеджмента: управлять временем нельзя. В сутках 24 часа и это факт, который нужно принять. Однако благодаря инструментам тайм-менеджмента каждый может повысить эффективность использования своего времени. Приведенные ниже техники достаточно просты и очень эффективны.
Я часто слышу от своих клиентов, насколько они заняты и как им не хватает времени на общение с семьёй или спортзал, да что уж там, на рабочие задачи времени не хватает! И тут у меня всегда возникает один и тот же вопрос: «А что из того, на что вам не хватает времени, для вас действительно важно?»
Этот вопрос заставляет задуматься о приоритетах. Разбираться подробнее в своих жизненных целях лучше, конечно, с коучем, но всё же есть два простых вопроса, которые вы можете задать себе сами:
Чего я хочу? Сегодня, завтра, через месяц, через год, через 5 лет?
Что для меня действительно важно?
Внутренний разговор с собой на эти темы может стать открытием для любого человека, но в этой статье я не буду углубляться в сферу самопознания. Давайте просто представим, что вы ответили себе на эти вопросы, и перейдем к следующему шагу и первой технике тайм-менежмента - Матрице Эйзенхауэра.
Посмотрите внимательно на диаграмму и попробуйте распределить по квадрантам некоторые из своих задач. Для каждой задачи отвечайте себе на вопрос, насколько это важно и/или срочно. Увы, люди склонны путать срочность и важность задачи. Что-то срочное и неважное часто вытесняет важное и несрочное. Именно решение задач из зеленого сектора должно занимать бОльшую часть вашего времени, а все неважные задачи могут и должны решаться по остаточному принципу. Выбирая между срочными важными и срочными неважными логичнее выбрать первую, не так ли? Для собственного спокойствия следует не давать задачам перекочевывать из зеленого в оранжевый сектор. Старайтесь успеть выполнить их, пока они в зеленом секторе.
Следующий инструмент позволит проанализировать время и усилия, необходимые для решения конкретной задачи. И снова представляю вам матрицу.
На примере конкретной задачи подумайте, насколько много усилий требует выполнение задачи и насколько велико ее влияние на ваши глобальные цели. Глупо игнорировать дела, которые не требуют много усилий, но напрямую связаны с вашими жизненными приоритетами.
Именно отсутствие понимания важности и «стоимости» конкретного дела часто ведет к состоянию цейтнота и стрессу. И здесь нельзя не вспомнить о «хронофагах», пожирателях времени - делах, которые отвлекают вас от нужных и важных задач, крадя драгоценное время. Распространенные пожиратели времени: затянувшиеся телефонные разговоры, игры, веб-серфинг, перекуры и многое другое. Для борьбы с хронофагами самое главное - их опознать и обезвредить. Некоторые из них это вышедшие из под контроля важные дела. Например, вы позвонили подруге поздравить с днем рождения и заболтались на час, из-за чего не успели доделать презентацию. Или вы ежедневно тратите на дорогу в офис и обратно 2 часа, не успевая уделить время семье или сходить куда-то с друзьями. Оба примера являются пожирателями времени, но с ними можно работать. Подруге можно написать сообщение или позвонить по пути в офис. Кстати и другие звонки тоже можно делать по дороге. Находясь за рулём, вы не можете готовить презентацию, но вы можете спокойно говорить по телефону на громкой связи с подругой, мамой, коллегой, вы можете позвонить записаться на прием к стоматологу или заказать столик в ресторане. Меня саму иногда спрашивают, откуда у меня время на просмотр интервью и сериалов. Элементарно. Я делаю это за готовкой, а еду я готовлю минимум 4 раза в неделю.
А что же дальше? Что вообще можно делать со своими задачами, поняв их важность, срочность, слияние? Делюсь с вами первым простым правилом:
Если выполнение задачи займет менее 5 минут, просто сделайте это сразу!
Некоторые дела отнимают время не сами по себе, а просто застряв в нашей голове. Не допускайте этого. Предположим вас мучает совесть, что вы не ответили на чьё-то сообщение, просто сядьте и сделайте это. Вы почувствуете невероятное облегчение и в голове освободится место для более конструктивных мыслей.
Но что же если задачи требуют более 5 минут вашего времени? И тут тоже у меня есть для вас инструмент. Он называется 4D.
Не всё нужно делать сразу и самому. Если задача неважная и несрочная, ее можно отложить или делегировать, а то и вовсе удалить! Мысль проста, но иногда люди кидаются на задачи по привычке. С помощью инструментов, предложенных в этой статье, вы сможете проанализировать ваши задачи, а как следствие потратите своё время с максимальной эффективностью.
Больше инструментов тайм-менеджмента вы найдете в моих следующих статьях в самое ближайшее время. Подписывайтесь, чтобы не пропустить.