Действующие правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек не требуют применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, работодатель утверждает собственные.
При разработке форм нужно учитывать, что к ним предъявляются определенные требования:
- Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и (при наличии) печатью организации (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
- Их нельзя вести в электронном виде, даже если у вас внедрен ЭКДО. Книги и журналы трудовых книжек не относятся к документам, в отношении которых возможно применение электронного документооборота, указывает Минтруд (письмо от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245).
- Нельзя вести журнал учета движения трудовых книжек в виде отдельно хранящихся листов, оформленных на каждого сотрудника, считают в Роструде.
Образец заполнения книги см. в «КонсультантПлюс». Напоминаем, что просмотр будет для вас бесплатным, если вы оформите тестовый доступ в систему:
Работодатель может продолжать вести учетные регистры по трудовым книжкам по формам, установленным постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, пока они не закончатся. И только после этого переходить на разработанные самостоятельно бланки (информация Роструда).
За отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель может быть привлечен к административной ответственности, предупреждает Роструд. Полагаем, речь о штрафе по ч. 1 ст. 5.27 КоАП в размере:
- 1000-5000 руб. — для должностного лица и ИП;
- 30 000-50 000 руб. — для организации.
Напомним, трудовые книжки нового образца введены с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными бланками старого образца, читайте здесь.
Внедрить электронный кадровый документооборот вам поможет готовое решение. Получите бесплатный пробный доступ к «КонсультантПлюс» и переходите в материал.