Почему нужно проверять контрагентов на благонадежность? Чтобы не потерять время и деньги: если налоговая найдет в цепочке ваших поставщиков фирму-мошенника, вам могут отказать в вычете НДС и признать часть расходов неподтвержденными. В этой статье мы расскажем, что такое должностная осмотрительность, и как можно проверить контрагента.
Что подразумевается под понятием «должная осмотрительность»?
Должная осмотрительность представляет собой комплекс мер, которые компания обязана предпринять при проверке своих контрагентов перед тем, как заключить с ними сделку.
Такая проверка необходима при оценки надежности партнера и возможности дальнейшего сотрудничества.
К сожалению, некоторые компании не придают должного значения внешним контрагентам и устанавливают деловые отношения с любыми организациями без исключений. Такой подход влечет за собой ответственность со стороны налоговой службы, такие как дополнительные налоговые платежи, отказы в вычетах, наложение штрафов и тому подобное.
На законодательном уровне отсутствует четкое определение термина "должная осмотрительность". Следовательно, не существует конкретных проверочных мероприятий, которые компания должна провести для защиты от риска, связанных с деятельностью с недобросовестными организациями. Порядок проверок партнеров разрабатывается каждой компанией самостоятельно.
Ключевые признаки недобросовестного контрагента
Существует множество критериев, по которым можно определить недобросовестность контрагента. Давайте рассмотрим основные из них.
Адрес массовой регистрации
Законодательство не ограничивает количество компаний, зарегистрированных по одному адресу. Недобросовестные контрагенты могут использовать один и тот же офис для регистрации до стоимости фирм-однодневок.
Тем не менее, сам по себе «адрес проведения регистрации» не всегда является негативным подтверждением. Аренда таких адресов обычно дешевле, поэтому многие компании выбирают именно такие места для открытия своих офисов.
Массовые учредители
Ситуация с массовыми учредителями аналогична ситуации с адресами. Из-за постоянного открытия и закрытия фирм-однодневок, на одном и том же внешнем лице может быть зарегистрировано 10 и более компаний. Чаще всего такие учредители являются номинальными, то есть третьи лица получают выгоду от деятельности однодневных компаний.
Наличие задолженностей по налогам и сборам
Сотрудничество с контрагентом, несущим ответственность перед ФНС, представляет собой большой риск. Все сделки этого контрагента будут тщательно анализироваться с точки зрения налогов.
Отсутствие связи с руководителем контрагента
Как показывает практика, фирмы-однодневки часто действуют через посредников, утаивая информацию о первом директоре или учредителе. Поэтому рекомендуется встретиться и познакомиться с руководителем контрагента перед подписанием контракта. Это поможет установить более надежные деловые отношения и избежать серьезных проблем.
Отсутствие информации о контрагенте в ЕГРЮЛ / ЕГРИП
Вся информация о компаниях, включая ликвидированные, хранится в государственном реестре ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если реквизиты контрагента не имеют записей в данном реестре, это может вызвать некоторые сомнения по поводу надежности этого контрагента.
Как проверить контрагента
В соответствии с письмом Минфина от 23.12.2016 № 03-01-10/77642, компания или индивидуальный предприниматель имеют право самостоятельно выбирать способы проверки партнеров и принимать с ними решения.
Проверка должна проводиться таким образом, чтобы бизнес не мог быть обвинен в недостаточной осмотрительности. Поэтому важно не только провести проверку, но и подтвердить документальные подтверждения этой проверки.
Это пригодиться, если в будущем возникнут проблемы с налогами после того, как компания или индивидуальный предприниматель решит сотрудничать с данным контрагентом. В этом случае компания сможет найти достаточно средств для выбора контрагента и получить возможность отменить дополнительные налоговые платежи, пени и штрафы.
В целом, рекомендуется провести проверку каждого нового контрагента и создать досье с данными проверок, чтобы иметь документы, подтверждающие вашу осмотрительность при возникновении проблем с налоговыми гарантиями.
Мы подготовили инструкцию, которая поможет проверить потенциального партнера и проявить должную осмотрительность. В нашем списке всего семь пунктов, но их может быть больше.
Мы предлагаем следующие действия:
Шаг 1. Запросите у партнера пакет документов
Если компания не имеет скрытой информации, она оформляет пакет документов. Некоторые документы одинаковы для отдельных предпринимателей и компаний, хотя и существуют другие.
Шаг 2. Получите выписку из реестра юридических лиц или частных предпринимателей на сайте налоговой службы
На сайте налоговой службы вы можете бесплатно получить выписку с данными о компании или индивидуальном предпринимателе буквально за минуту. Для этого просто введите в поле название компании, собственника ФИО, ИНН, ОГРН или ОГРНИП.
Шаг 3. Проверьте адрес контрагента
Если компания или индивидуальный предприниматель не указывает адрес своего офиса или шоурума, скрывает расположение складов и торговых площадок, а также отказывается встречаться на своей территории, это вызывает опасения. Возможно, такой бизнес существует только на бумаге.
Шаг 4. Ищите партнера в реестре банкротов
В Едином федеральном реестре содержится перечень компаний и частных предпринимателей, которые следят за процессом банкротства. При выборе надежного партнера стоит учитывать, что он может находиться на этапах конкурсного производства или только планировать проведение процедуры банкротства.
Шаг 5. Проверить контрагента на наличие исполнительных продуктов на сайте судебных приставов
Если ваш потенциальный деловой партнер проиграл дело в суде и не выплатил долг, то эта информация попадает в руки юридическим лицам. Приставы начинают исполнительное производство для взыскания ответственности. Все текущие дела, которые ведут приставы, можно просмотреть официально на сайте Федеральной службы судебных приставов.
Шаг 6. Проверить директора компании
Мы советуем провести проверку директора по следующим критериям: на наличие номинальной должности и на возможность дисквалификации. Иногда человек может управлять рядом сопровождающих, что вполне нормально, особенно если эти компании объединяются в холдинг. Однако, если директор руководит несколькими независимыми компаниями, это может свидетельствовать о его номинальности. По сути, он не занимается никакими обязанностями и занимает только формальную должность.
Шаг 7. Проверить наличие состояния дела, в котором находится партнер
Вы можете искать информацию о судебных делах на общей базе судебных и нормативных актов, однако мы рекомендуем обратить внимание на карты арбитражных дел, особенно если речь идет об экономических спорах, поскольку они представлены в арбитражных судах. Обратите внимание не только на количество судебных дел, в которых он участвовал, но и на его роль в этих делах–истец или ответчик.
Мы рекомендуем тщательно обдумывать решение о сотрудничестве с каждым контрагентом. Быстрая прибыль от сделки с недобросовестной компанией может привести к ряду таких проблем, как наложение налоговых доплат, штрафов и пеней.