Мы очень много на канале употребляем термин "качественный чек-лист", но что это значит? Расскажем сегодня!
------------------------------------------------------------------------------ Компания "Сервис | Контроль"
Разработка регламентов по работе сотрудников любой сложности, качественный аудит текущих бизнес-процессов, разработка нескольких версий чек-листов: начиная с самого простого (на время адаптации) до продвинутого.
Переходите к нам на сайт, знакомьтесь со всеми услугами, оставляйте заявку на консультации.
------------------------------------------------------------------------------
Критерии качественного чек-листа
Качественное оформление
Да, поверьте - этому пункту также нужно уделять должное внимание. Логика очень простая: сотрудникам (и аудитору, и рядовому) должно быть приятно его открывать, удобно работать и считывать информацию.
Что-то курсивом, что-то выделяется жирным, формулы для цветового обозначения, рамки, какой-то базовый порядок размещения (а не просто раскидать по странице блоки).
Может быть самая первая версия Вам и не очень понравится, но постепенно Вы будете дорабатывать отображение информации.
Содержание справочной информации
Внутри чек-листа должны быть ссылки на регламентирующие документы, либо - самые нужные "куски", на которые опирается аудитор.
Сделайте отдельный приятный блок (даже просто на заглавной странице), откуда сотрудник оперативно может перейти куда-то. Другой вариант - размещение требований по работе сразу рядом с оценкой. То есть - название параметра, методология оценки, ОПИСАНИЕ, оценка, комментарий.
Ещё раз - сотрудник может быстро сопоставить комментарий аудитора и требования регламентов.
Отсутствие эффекта "всё в одной корзине"
Мы продолжаем настаивать на том, что делать чек-листы на много-десятков пунктов просто не имеет смысла. Очень сложно в них ориентироваться, долго оценивать, редактировать...
Даже если это касается какого-то конкретного элемента, например - встречи. Разделите на несколько этапов (страниц): начало встречи, выявление портрета, презентация, отработка возражений, завершение встречи, назначение следующего шага.
Вы так получите намного больше информации, сможете точечно дорабатывать параметры для оценки и много всего другого.
Актуальность информации
Да, это крайне актуальная проблема! Актуальные правки или информацию добавляют в самый последний момент.
Напоминаем про самые простые шаги:
- Конкретный ответственный за внесение правок в шаблон документа
- Регулярная ревизия шаблонов чек-листов: промежутки зависят от количества вносимых изменений, но не реже, чем один раз в три месяца
Комментарии/рекомендации аудиторов
В обязательном порядке внутри документа должны собираться важные данные от ОКК. Почему именно такая оценка, систематическая ошибка или нет, как можно исправить, какой пункт регламента рекомендуется перечитать.
Общие впечатления от документа!
Когда удобно одновременно всем трем сторонам, вот тогда чек-лист Вам удался! Мы говорим про:
- Руководителей: выборочное изучение, быстрое получение информации именно об ошибках
- Аудиторов: быстро и качественно заполняется, отличная мышечная память, всегда и себе можно что-то напомнить из регламентов/скриптов:)
- Сотрудников: понимание сильных и слабых сторон, что нужно подтянуть/запросить обучение
Это касается и начинки, и самого дизайна.
Как добиться такого результата?
Чек-лист, как часть системы
Итак, нужно понимать, что чек-лист - это не "заноза", "усложнение", "лишний элемент"... Это часть большой эко-системы по выявлению эффективности работы, аналитики слабых и сильных сторон.
Ещё раз - чек-лист создаётся не только для работы ОКК, а и для всех заинтересованных сторон.
Регулярный редизайн
Старайтесь каждый полгода обновлять внешний вид самого файла. Логика тут достаточно простая - сам формат крайне быстро приедается. Уже на так активно хочется его открывать:)
Будь то какое-то глобальное действие, а может быть и заменить шрифт, тут курсива добавить, обновить справочную информацию. Это уже визуально будет восприниматься новым документом + есть какое-то движение.
Обратная связь от аудиторов/руководителей/сотрудников
Выше мы говорили о том, что документ должен быть удобен всем сторонам. А как этого добиться? Говорить со всеми, кто имеет отношение к самому документу!
Пожелания, критика, предложения - обеспечьте надежный канал коммуникации, собирайте и внедряйте самые практичные идеи!
Аналитика на основе чек-листов
Не может быть такого, что документ был заполнен, а потом просто исчез/пропал на сетевом диске.
Стройте аналитику на основе документов, тут получается простая логика - чем чаще Вы пользуетесь документом, тем точнее понимаете, что именно надо делать и как.
Итог
Это не просто какой-то эксель/гугл-файл, а эффективный инструмент, который требует к себе такого же внимания, как и остальные элементы бизнеса.