Электронный документооборот (ЭДО) играет важную роль в сохранении лесов и охране окружающей среды. Вместо использования традиционной бумажной документации, все больше компаний и организаций переходят на электронные форматы, что имеет значительные экологические преимущества.
Один из основных способов, которыми электронный документооборот помогает сохранить леса, заключается в сокращении потребления бумаги.
Традиционные бумажные документы требуют значительных объемов деревьев для производства. Однако, благодаря ЭДО, большое количество документов может быть отправлено и хранено в электронном виде, без необходимости печатать и хранить их на бумаге. Это позволяет сберечь целые лесные массивы.
Например, транспортной компании «Байкал Сервис» удалось спасти почти 400 деревьев. Как?
За счет увеличения на 25% объемов электронного документооборота. С начала 2023 года в транспортной компании количество отправляемых документов через сервисы электронного документооборота (ЭДО) увеличилось на четверть по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.
За первое полугодие текущего года сотрудниками компании было отправлено более 2,1 млн документов. Только в июле эта цифра составила 420 тысяч, в августе — более 500 тысяч.
«Если перевести эти цифры в бумагу, то получится почти 3 млн листов, то есть примерно 6 тысяч пачек, — отмечает руководитель службы взаиморасчетов «Байкал Сервиса» Сергей Поляев. — Переход от бумаги в пользу электронного документооборота позволил сократить вред, наносимый окружающей среде, и сберечь почти 400 деревьев, что сравнимо с целой рощей».
По словам Сергея Поляева, цифровизация документооборота не стоит на месте, и в компании уже с мая используется новый, установленный на законодательном уровне, порядок отправки документов — с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД).
«Процесс перехода на МЧД для нашей компании оказался не сложным. В короткие сроки нам удалось провести тестирование и осуществить пробную отправку документов, используя для создания удобный сервис «Контур.Доверенность, — добавил он. — В настоящее время все документы отправляются с помощью машиночитаемой доверенности. МЧД также применяется для подписания электронных накладных — сейчас над этим проектом весьма успешно работает наш IT-департамент».
Напомним, что компания «Байкал Сервис» — победитель премии ПРО ЭДО 2022 (номинации «Про успех: проект года» и «Про активность: эффективное подключение контрагентов»).
«Масштабы и опыт работы нашей компании в данном направлении вызывают живой интерес у коллег и партнеров, — отмечает Сергей Поляев. — Поэтому в этом году «Байкал Сервис» приглашен не только в качестве участника, но и в роли полноправного члена жюри премии ПРО ЭДО».
Кроме того, электронный документооборот также устраняет необходимость в перевозке и доставке бумажных документов. Транспортировка бумажной документации требует использования транспортных средств, что приводит к выбросам углекислого газа и других загрязняющих веществ. Замена бумажных документов электронными позволяет сократить количество транспортных перевозок и, следовательно, уменьшить негативное воздействие на окружающую среду.
Кроме экологических выгод, электронный документооборот также предлагает ряд других преимуществ. Он повышает эффективность и скорость обработки документов, упрощает их хранение и поиск, а также снижает затраты на бумагу, печать и доставку. Более того, использование электронной подписи обеспечивает безопасность и подлинность документов.
Безусловно, электронный документооборот является эффективным инструментом для сохранения лесов и охраны окружающей среды. Замена традиционной бумажной документации на электронные форматы помогает сократить потребление бумаги, уменьшить выбросы загрязняющих веществ и повысить эффективность работы. Продолжая развивать и использовать электронный документооборот, мы можем сделать значительный вклад в сохранение природных ресурсов и создание более устойчивой экологической будущего.
