Инвентаризация основных средств — неотъемлемый бизнес-процесс любого предприятия. Результаты учета имущества попадают в ежегодный бухгалтерский отчет, а на основе остаточной стоимости рассчитывается налог.
Необходимость в контроле возникает и чаще раза в год. Например, при наступлении обстоятельств, в результате которых нанесен ущерб недвижимости или оборудованию. Или в случае кадровых изменений: увольнения сотрудника, который был материально ответственным лицом (МОЛ).
Расскажем, какие инструменты и программы помогут автоматизировать эту рутинную процедуру, чтобы не останавливать рабочий процесс и задействовать минимум сотрудников.
Учет имущества организации и инвентаризация товаров: в чем отличие
Задача инвентаризации — сверка наличия товаров или объектов с данными бухгалтерских документов в 1С. Учет продукции помогает контролировать запасы на складе и в торговом зале, инвентаризация — количество и состояние основных средств, своевременно проводить техобслуживание.
Цели последней в отношении товаров и основных фондов, а также инструменты и сам процесс в целом схожи. Но каждая из проверок при этом отличается своими особенностями. Например, за каждым объектом имущества компании закрепляется местоположение и назначается материально ответственное лицо.
Для инвентаризации основных средств целесообразно использовать специальное мобильное приложение для ТСД, где эти параметры уже учтены. Такая программа экономит рабочее время и исключает влияние человеческого фактора, что зачастую становится причиной ошибок и неточностей при выполнении инвентаризационных мероприятий.
ТСД для инвентаризации имущества: какой выбрать
Главный инструмент для проведения инвентаризации — терминал сбора данных. Это мобильное устройство благодаря встроенному сканирующему модулю считывает данные со штрих-кодов, а затем обменивается ими с 1С или другой товароучетной программой на ПК. Расскажем, на какие характеристики обратить внимание при выборе ТСД для инвентаризации ОС в организациях.
Для учета имущества необязательно наличие у этого устройства физической клавиатуры. Отдайте предпочтение мобильным терминалам в форм-факторе смартфона: большой экран корректно отображает меню мобильного приложения, и работать с документами намного удобнее.
ТСД чаще всего работают под управлением ОС Android, оснащаются 4- или 8-ядерным процессором. Оперативная память (ОЗУ) устройств в среднем составляет 3/4 ГБ, энергонезависимая (ПЗУ) — 32/64 ГБ с возможностью расширения до 128–512 ГБ (с помощью TF- или SD-карты). Чем выше показатели, тем быстрее будет работать мобильный компьютер, не «зависнет» при открытии нескольких вкладок, оперативно обработает объемный массив данных.
От типа сканирующего модуля «на борту» ТСД зависит, насколько оперативно получится считать данные. Есть модели, которые «умеют» распознавать штрих-коды под любым углом и на бликующей поверхности, что ускоряет процесс.
Также поинтересуйтесь дистанцией, на которой работает считыватель. С дальнобойным ТСД сотруднику проще «находить» основные средства, если к ним нельзя подойти вплотную или они расположены на высоких стеллажах.
Камера с разрешением 13 Мп и выше и вспышкой поможет добавить фото объекта либо зафиксировать повреждение, которое может послужить причиной списания. Поддержка мобильной связи 3G/4G выручит, если ТСД окажется за пределами зоны Wi-Fi.
Что касается аккумулятора, то даже минимальных 3 000 мАч хватает на 5–6 часов работы, есть модели с АКБ емкостью 4 000–6 000 и более мАч.
Если инвентаризация имущества проводится в здании, можно взять ТСД с уровнем защиты IP65. Для работы в производственных помещениях и на улице стоит выбрать модель с показателями герметизации IP67–IP68.
Если учет имущества осуществляется по радиометкам, выбирайте мобильный терминал со встроенным модулем RFID либо дополните устройство насадкой с UHF-антенной.
У нас есть подробный обзор и сравнение моделей ТСД для инвентаризации основных средств, с которым можно ознакомиться здесь.
Инвентаризация имущества с помощью штрих-кодов и RFID-меток
Организовать учет имущества можно двумя способами: по штрих-кодам и RFID-меткам. У каждого есть свои плюсы. Штрихкодирование отличается простотой и не ударит по финансам: стоимость расходных материалов и оборудования низкая. Но и скорость инвентаризации при этом невысокая: при сканировании идентификаторов оператору необходимо считать каждый со всех объектов.
Учет ОС с помощью радиочастотной технологии, когда каждая единица имущества помечаются RFID-меткой, позволяет одним нажатием на курок считывателя уловить сигналы всех тегов в радиусе действия антенны. При этом стоимость составляющих RFID-системы (метки, принтеры для их кодирования, считыватели) и ее внедрение дороже, чем использование штрихкодов.
ПО DataMobile — мобильная программа для учета имущества организации
Автоматизация процесса инвентаризации невозможна без программного обеспечения. Терминал сбора данных с предустановленным софтом не справится с такой задачей, нужно специализированное приложение.
При выборе программ для учета ОС обратите внимание на отечественную разработку — ПО DataMobile, в линейке которого есть продукт для инвентаризации имущества — DM.Основные средства. Пакет из двух лицензий — DM.ТОИР и DM.Invent — обеспечивает контроль основных средств начиная с постановки на учет, перемещения, техобслуживания и до снятия с баланса предприятия. Программы из линейки DataMobile обмениваются данными с 1С.
DM.Invent — мобильный учет основных средств
Приложение DM.Invent предназначено для инвентаризации основных средств компании. Устанавливается на ТСД, планшет, смартфон на Android.
Перед началом проверки на мобильное устройство из 1С выгружается инвентарная ведомость. В процессе осмотра объектов оператор отмечает в программе изменение местоположения, фиксирует повреждения (если они есть), при необходимости списывает имущество, выбрав причину из готового списка. На ТСД отражается план-факт инвентаризации в реальном времени, что позволяет контролировать процесс. Таким образом, мобильное приложение DM.Invent поможет:
- быстро провести инвентаризацию ОС;
- обозначить местонахождение объектов;
- переназначить МОЛ;
- поставить имущество на учет или списать его с баланса;
- создать и отправить на печать этикетку со штрих-кодом;
- добавить в инвентаризационную карточку фотографию объекта.
Можно инициировать не только полную, но и частичную инвентаризацию: например, при смене МОЛ достаточно будет провести проверку только подотчетной ему части ОС.
Установите мобильное приложение — учет имущества из рутинного и трудоемкого процесса превратится в быструю, полностью автоматизированную процедуру. Программа работает со штрих-кодами, а при необходимости считывания радиометок — дополняется программным модулем RFID.
DM.ТОИР — мобильное приложение для сервисных бригад
Программой DM.ТОИР оснащают мобильные устройства специалистов сервисных бригад, которые обслуживают оборудование на промышленных предприятиях. Работники проводят осмотр, фиксируют в приложении данные счетчиков, расход масла и других техжидкостей, отмечают износ, поломки и дефекты, формируют заявки на ремонт с указанием необходимых запчастей.
Таким образом можно контролировать техническое состояние основных средств, вовремя выполнять сервисное обслуживание и ремонтировать оборудование, не допускать выхода из строя. Контроль за состоянием имущества позволяет планировать расходы на его содержание, что отражается на финансах компании. Вся информация отправляется в 1С.
Автоматизация процесса учета имущества с помощью ПО DataMobile
Специализированное приложение DM.Invent помогает всегда иметь актуальную информацию о состоянии основных фондов. В 1С отражаются:
- инвентаризационные карточки объектов и их техпаспорта;
- информация о местонахождении ОС, его перемещениях;
- материально ответственные лица, закрепленные за каждым объектом;
- техническое состояние основных фондов;
- балансовая стоимость имущества.
Мобильная программа DM.Invent обеспечивает учет основных средств быстро, без остановки рабочего процесса. Интерфейс софта интуитивно понятный, интеграция с 1С происходит без установки дополнительных драйверов.
Хороший, удобный и выгодный вариант приобретения лицензии — годовая подписка в облачном сервисе DMcloud. В этом случае пользователь через личный кабинет может переносить мобильное приложение на нужное ему устройство.
Если решите идентифицировать ОС по радиометкам, понадобится дополнить софт программным модулем RFID, а также выбрать ТСД с RFID-считывателем.
Программное обеспечение и мобильный терминал можно купить в нашем интернет-магазине. Проконсультируем и подберем оборудование и ПО под запрос компании. На технику действует гарантия, пользователи получают бесплатную техподдержку.
Не забудьте подписаться на наши канал и Телеграм, чтобы не пропускать полезные статьи по автоматизации бизнес-процессов.