Мало найдется работодателей, у кого в штате не будет так называемых «офисников». Кто такой офисный работник? Сам термин не закреплен на законодательном уровне, однако, специалисты по охране труда предпочитают пользоваться терминологией из Порядка обучения по охране труда и проверке знания требований охраны труда, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2021г. №2464. Так, к данной категории работников относятся те, чья трудовая деятельность связана с опасностью, источниками которой являются персональные электронно-вычислительные машины (персональные компьютеры), аппараты копировально-множительной техники настольного типа, единичные стационарные копировально-множительные аппараты, используемые периодически для нужд самой организации, иная офисная организационная техника, а также бытовая техника, не используемая в технологическом процессе производства, и при этом другие источники опасности отсутствуют, а условия труда по результатам проведения специальной оценки условий труда являются оптимальными или допустимыми. Простым же языком говоря, это кадровики, бухгалтеры, офис-менеджеры, делопроизводители и др., те, кто в рамках своих трудовых функций работают в офисе, сидя за компьютером и/или телефоном.
Вот о таких работниках мы сегодня и поговорим: какие мероприятия необходимо провести работодателю в отношении таких работников в части охраны труда.
1. Обучение по охране труда
С «офисниками» в обязательном порядке проводим вводный инструктаж по охране труда, который проводится со всеми работниками без исключения до начала выполнения трудовых функций (п.10 Порядка обучения).
А вот проводить ли инструктаж на рабочем месте (первичный, повторный) – нужно подумать. Согласно п.13 Порядка обучения, допускается освобождение отдельных категорий работников от прохождения первичного инструктажа по охране труда в случае, если их трудовая деятельность связана с опасностью, источниками которой являются персональные электронно-вычислительные машины (персональные компьютеры), аппараты копировально-множительной техники настольного типа, единичные стационарные копировально-множительные аппараты, используемые периодически для нужд самой организации, иная офисная организационная техника, а также бытовая техника, не используемая в технологическом процессе производства, и при этом другие источники опасности отсутствуют, а условия труда по результатам проведения специальной оценки условий труда являются оптимальными или допустимыми. Таким образом, если Ваш секретарь или бухгалтер работают только в офисе (не выходят на производство для инвентаризации, не выезжают на служебном автомобиле в командировки или за документами в другую организацию), то их можно освободить от первичного, а значит и повторного инструктажа, утвердив предварительно Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа по охране труда.
Далее, каждый работник организации должен быть обучен по охране труда с последующей проверкой знания, оформлением соответствующего протокола и с внесением сведений об обучении в Реестр обученных. Возникает вопрос: чему обучать «офисников»?
- Офисным работникам не нужно обучение по использованию (применению) средств индивидуальной защиты, так как они их не применяют.
- Офисным работникам не нужно обучение по оказанию первой помощи пострадавшим, если только Ваши «офисники» не относятся хотя бы к одной из категорий персонала, перечисленных в п.33 Порядка обучения.
- Из трех программ обучения требованиям охраны труда (программы А, Б, В), «офисникам» необходима только программа обучения безопасным методам и приемам выполнения работ при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов, источников опасности, идентифицированных в рамках специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков, так как большинство офисных работников отнесены к категории «специалисты».
Однако, и здесь есть свои нюансы. Согласно п.54 Порядка обучения, если трудовая деятельность работников, отнесенных к категории «специалисты», связана с опасностями, источниками которых являются персональные электронно-вычислительные машины (персональные компьютеры), аппараты копировально-множительной техники настольного типа, единичные стационарные копировально-множительные аппараты, используемые периодически для нужд самой организации, иная офисная организационная техника, а также бытовая техника, не используемая в технологическом процессе производства, и при этом другие источники опасности отсутствуют, а условия труда по результатам специальной оценки условий труда являются оптимальными или допустимыми, то обучение по программе Б по решению работодателя может не проводиться, а информация о безопасных методах и приемах выполнения работ при наличии таких источников опасности доводится до работников в рамках проведения вводного или первичного инструктажа по охране труда.
2. Инструктажи по пожарной безопасности
Как и со всеми работниками, с «офисниками» необходимо проводить вводный противопожарный инструктаж (п.13 Порядка обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность в организациях, по программам противопожарного инструктажа, утвержденного приказом МЧС РФ от 18.11.2021г. №806) и первичный противопожарный инструктаж на рабочем месте проводится непосредственно на рабочем месте до начала трудовой (служебной) деятельности в организации (п.14 Порядка).
Повторный противопожарный инструктаж проводится не реже 1 раза в год или не реже 1 раза в полгода (на объектах защиты, предназначенных для проживания или временного пребывания 50 и более человек одновременно, объектах защиты, отнесенных к категориям повышенной взрывопожароопасности, взрывопожароопасности, пожароопасности, а также с лицами, осуществляющими трудовую (служебную) деятельность в организации, связанную с охраной (защитой) объектов и (или) имущества организации) со всеми лицами, осуществляющими трудовую (служебную) деятельность в организации, с которыми проводился вводный противопожарный инструктаж и первичный противопожарный инструктаж на рабочем месте.
3. Медицинские осмотры
Медицинские осмотры (предварительные и периодические) – достаточно спорный вопрос в отношении офисных работников. Специалисты при рассуждении на эту тему разделились на два лагеря: одни считают, что медицинский осмотр нужен, вторые – что нет. Радует, что представителей второго лагеря – большинство.
А камнем преткновения является пункт 1 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, утвержденного приказом Минздрава РФ от 28.01.2021г. №29н.
Согласно п.1 Порядка, обязательные предварительные медицинские осмотры (обследования) при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры (обследования) должны проходить работники занятые, на работах с вредными и (или) опасными условиями труда ....
Кто-то читает и трактует этот пункт так, что, если в рамках специальной оценки условий труда вредные и (или) опасные производственные факторы идентифицированы (не зависимо от класса условий труда), то медицинский осмотр нужен.
Мы же опираемся только на терминологию законодательства. Так, согласно ст.14 Федерального закона "О специальной оценке условий труда" от 28.12.2013г. №426-ФЗ, вредными условиями труда (3 класс) являются условия труда, при которых уровни воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов превышают уровни, установленные нормативами (гигиеническими нормативами) условий труда, в том числе, подклассы 3.1 (вредные условия труда 1 степени), 3.2 (вредные условия труда 2 степени), 3.3 (вредные условия труда 3 степени), 3.4 (вредные условия труда 4 степени), а опасными условиями труда (4 класс) являются условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых в течение всего рабочего дня (смены) или его части способны создать угрозу жизни работника, а последствия воздействия данных факторов обусловливают высокий риск развития острого профессионального заболевания в период трудовой деятельности.
Исходя из вышеизложенного, офисным работникам, которые трудятся в условиях труда, когда по результатам специальной оценки условий труда установлен класс 1 (оптимальные) или класс 2 (допустимые), медицинский осмотр (предварительный и периодический) не нужен.
Дополнительно, обращаем Ваше внимание на тех работников, которые в рамках своих трудовых обязанностей управляют служебным или личным автомобилем в служебных целях. Для таких работников медицинские осмотры (и предварительный, и периодический) являются актуальным по п.18.1 раздела VI приложения к приказу 29н, а также - психиатрическое освидетельствование по п.1 приложения №2 к приказу Минздрава РФ от 20.05.2022г. №342н "Об утверждении порядка прохождения обязательного психиатрического освидетельствования работниками, осуществляющими отдельные виды деятельности, его периодичности, а также видов деятельности, при осуществлении которых проводится психиатрическое освидетельствование".
В этом же ключе остается острым вопрос с предрейсовыми медицинскими осмотрами таких работников.
Согласно ч.1 п.20 Федерального закона от 10.12.1995г. №196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», работодателю необходимо организовать прохождение водителями транспортных средств предрейсовых/послерейсовых медицинских осмотров. Отмечаем, что, согласно ст.2 этого же Федерального закона "О безопасности дорожного движения", водитель транспортного средства – это лицо, управляющее транспортным средством. Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.
Закрепляя служебный автомобиль за работником, проведя ОПР с учетом опасностей при управлении ТС, работодатель тем самым подтверждает факт управления работником транспортным средством и дает разрешение работнику на управление этим транспортном в служебных целях.
Согласно п.5 Порядка и периодичности проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, медицинских осмотров в течение рабочего дня (смены) и перечня включаемых в них исследований, утвержденного приказом Минздрава России от 30.05.2023г. №266н, обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей транспортных средств воинских частей и подразделений федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов. А вот обязательные послерейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица только в качестве водителя транспортного средства, если такая работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.
Аналогичное требование в п.3 ст.23 Федерального закона "О безопасности дорожного движения": обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб; обязательные послерейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, если такая работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.
Ключевое - «в качестве», а не «трудоустроенные водителем», и не в «должности водителя». Учитывая, что работодатель допустил до управления служебного или личного ТС в служебных целях, значит работник, выполняя свои основные трудовые функции, отраженные в трудовом договоре и/или должностной инструкции, перемещается и в качестве водителя в том числе, поэтому для таких работников предрейсовый медицинский осмотр также нужен.
4. СИЗ для офисных работников
1 сентября 2023 года вступил в силу новый приказ Минтруда России от 29.10.2021г. №766н "Об утверждении Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами".
В этом документе стоит обратить внимание на п.18: «Руководителям, специалистам, инженерно-техническим работникам, бригадирам, мастерам, которые в соответствии с должностными обязанностями периодически посещают производственные помещения (площадки), должны выдаваться соответствующие СИЗ в качестве дежурных (на время посещения данных объектов).» Соответствующие – это те, которые применятся работниками на конкретном посещаемом производственном участке.
Учитывая, что дежурные СИЗ закрепляются за рабочим местом (посещаемым специалистом), то офисным работникам они не выдаются лично, поэтому никаких личных карточек учета выдачи СИЗ оформляться не будет.
5. Группа по электробезопасности
22 августа 2023 года сайте Минтруда России опубликовано следующее разъяснение на эту тему: «Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 декабря 2020 г. № 903н утверждены Правила по охране труда при эксплуатации электроустановок (далее – Правила). Правила устанавливают государственные нормативные требования охраны труда при эксплуатации электроустановок. Требования Правил распространяются на работодателей - юридических и физических лиц независимо от их организационно-правовых форм и работников из числа электротехнического, электротехнологического и неэлектротехнического персонала организаций, занятых техническим обслуживанием электроустановок, проводящих в них оперативные переключения, организующих и выполняющих строительные, монтажные, наладочные, ремонтные работы, испытания и измерения, в том числе работы с приборами учета электроэнергии, измерительными приборами и средствами автоматики, а также осуществляющих управление технологическими режимами работы объектов электроэнергетики и энергопринимающих установок потребителей (пункт 1.1 Правил).
Законодательство об электроэнергетике содержит определение термина «электроустановка» в приложении № 1 к Правилам технической эксплуатации электроустановок потребителей электрической энергии, утвержденным приказом Министерства энергетики Российской Федерации от 12 августа 2022г. №811 (далее – ПТЭЭП). Так, электроустановкой является комплекс взаимосвязанного оборудования, устройств, зданий и сооружений, предназначенных для производства или преобразования, передачи, накопления, распределения или потребления электрической энергии. В связи с чем, бытовые электроприборы и персональная компьютерная техника не являются электроустановками. Необходимо отметить, что действие ПТЭЭП не распространяется на потребителей - физических лиц, владеющих на праве собственности или ином законном основании электроустановками напряжением ниже 1000В и использующих данные электроустановки для удовлетворения личных или бытовых нужд.
Таким образом, анализируя положения Правил и ПТЭЭП во взаимосвязи, можно сделать вывод о том, что требования Правил не распространяются на потребителей - физических лиц, владеющих на праве собственности или ином законном основании электроустановками напряжением ниже 1000В и использующих данные электроустановки для личных или бытовых нужд.
Необходимо также отметить, что перечень должностей, рабочих мест, на которых для выполнения работы необходимо присвоение работникам группы I по электробезопасности, определяет руководитель организации (обособленного подразделения) (пункт 2.3 Правил). В этой связи, работодателю предоставлено право самостоятельно определить перечень работников, которым необходимо присвоение группы I по электробезопасности.»
Из логики разъяснения следует, что офисным работникам, использующим бытовые электроприборы и персональную компьютерную технику, присвоение I группы по электробезопасности не требуется.
Противоречивые разъяснения на эту тему давал ранее и Ростехнадзор в своих письмах:
- от 20 апреля 2016 года N 10-00-12/850 - В соответствии с определениями "электрооборудование" и "электроустановка", приведенными в Правилах технической эксплуатации электроустановок потребителей, (далее - ПТЭЭП), ПЭВМ и оргтехника не являются электроустановками, их следует относить к электрооборудованию. Тем не менее, электрооборудование, подключенное к электрической сети электроустановки здания, становится частью этой электроустановки. В соответствии с пунктом 1.4.4 ПТЭЭП перечень должностей и профессий, требующих присвоения I группы по электробезопасности, определяет руководитель организации на основании анализа степени опасности помещения, где размещается офисная техника, и класса офисной техники по степени защиты от поражения электрическим током. Например, присвоение I группы по электробезопасности персоналу, работающему с офисной техникой II и III класса по степени защиты от поражения электрическим током, не требуется. Также не требуется присвоение I группы по электробезопасности персоналу, работающему с офисной техникой в помещениях без повышенной опасности.
- от 16 мая 2017 года N 10-00-12/1251 - электрооборудование - любое оборудование, предназначенное для производства, преобразования, передачи, распределения или потребления электрической энергии, например: машины, трансформаторы, аппараты, измерительные приборы, устройства защиты, кабельная продукция, электроприемники. Электроустановка - любое сочетание взаимосвязанного электрооборудования в пределах данного пространства или помещения. Таким образом, в соответствии с указанными выше определениями, персональный компьютер (далее - ПЭВМ) не является электроустановкой, а относится к электрооборудованию. Потребитель, эксплуатирующий электроустановки зданий, где установлено электрооборудование (ПЭВМ и др.), обязан проводить мероприятия по определению необходимости присвоения неэлектрическому персоналу группы I по электробезопасности. Руководитель Потребителя определяет необходимость присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу, работающему на ПЭВМ, на основании нормативных документов по устройству и эксплуатации электроустановок (Правил устройства электроустановок и др.), исходя из анализа условий труда персонала с точки зрения опасности поражения электрическим током. В случае отсутствия условий опасности поражения электрическим током на рабочем месте с ПЭВМ руководитель Потребителя может оформить организационно-распорядительным документом свое решение об отсутствии необходимости присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу и составления соответствующего перечня должностей и профессий.
Из всего вышеизложенного следует только одно, работодатель самостоятельно определяет необходимость присвоения I группы по электробезопасности своим офисным работникам. Однако, напоминаем, что периодичность присвоения I группы по электробезопасности путем проведения инструктажа на сегодняшний день в действующих нормативных актах отсутствует, то есть, подобный инструктаж необходимо провести только при трудоустройстве работника.
6. Организация рабочего места
Правила организации рабочих мест регулируют три документа:
· Приказ Минтруда РФ №774н от 29 октября 2021 года
· Санитарные правила и нормы СанПиН 1.2.3685-21 от 28 января 2021 года
· Санитарные правила СП 2.2.3670-20 от 2 декабря 2020 года
Последний документ вступил в силу с начала 2021 года и заменил собой Санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Этот факт печальный, потому как СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 достаточно подробно излагал требования по организации рабочего места при работе в ПЭВМ, а сейчас эту информацию необходимо выуживать из различных источников.
Так, площадь помещений для одного работника вне зависимости от вида выполняемых работ должна составлять не менее 4,5 м. Получается, что в помещении площадью 9 м² можно расположить только два рабочих места.
На рабочем месте, предназначенном для работы в положении сидя, производственное оборудование и рабочие столы должны иметь пространство для размещения ног высотой не менее 600 мм, глубиной - не менее 450 мм на уровне колен и 600 мм на уровне стоп, шириной не менее 500 мм.
Мониторы бывают разных размеров — от 14 дюймов и больше. Этот параметр важно учитывать, когда вычисляете расстояние глаз до монитора компьютера. Чтобы рассчитать расстояние, необходимо длину диагонали умножить на 2,54 и получается минимальное значение. Например, при 20 дюймах расстояние от экрана до глаз составит 50 см.
Удобство рабочей позы работника в положении "сидя" достигается регулированием взаимного положения места для сидения и рабочей поверхности, в том числе ее высоты и размеров. А это значит, что рабочее кресло офисного сотрудника должно иметь минимум три регулировки:
· по высоте сиденья,
· по углу наклона спинки,
· по расстоянию спинки от переднего угла сиденья.
На кресле должно быть удобно сидеть, а его поверхность должна быть достаточно мягкой, нескользящей и легко очищаться от загрязнений. Если следовать этим правилам буквально, то за стул вместо офисного кресла могут оштрафовать. В офис лучше покупать рабочие кресла с большим диапазоном регулировок и запасом по нагрузке. Такие подойдут людям разной комплекции, не придется подбирать кресло каждому сотруднику индивидуально.
При организации рабочих мест их взаимное расположение и компоновка должны обеспечивать безопасный доступ занятых на них работников на каждое рабочее место и возможность быстрой эвакуации работников при возникновении аварийной или иной чрезвычайной ситуации в соответствии с государственными требованиями охраны труда. Пути эвакуации и проходы должны быть свободны для движения, обозначены соответствующими указателями и иметь освещенность, обеспечивающую их восприятие.
В рабочей зоне освещенность должна быть в районе 200-300 лк, при этом бликов на поверхности рабочего монитора быть не должно. Добиться нужного освещения можно и потолочными светильниками, и настольными лампами. Либо и тем и другим: правила это не регламентируют.
Если в офисе слишком темно, допустим окна маленькие или выходят на северную сторону, то этот недостаток проще всего компенсировать настольными лампами. При этом надо следить, чтобы коэффициент пульсации у осветительных приборов не превышал 5%.
Пульсация светового потолка — это неравномерное свечение, то есть то более яркое, то менее. Глаз человека может не замечать эти колебания, но некоторые пульсации приводят к расстройству работы мозга. Проверить соответствие светильника требованиям можно, изучив документы, которые находятся в упаковке, или замерить специальным прибором — пульсометром.
Температура воздуха в помещении сильно влияет на работоспособность и состояние здоровья людей, поэтому эта сфера регулируется нормативами СанПиН 1.2.3685-21.
Работа в офисе — это сидячая работа с незначительным физическим напряжением, оптимальная температура для этих условий — 23–25°C. Минимально допустимая температура в офисе — 21°C, максимально — 28°C. Влажность воздуха в офисе должна быть в диапазоне 40–60%.
Ну и последний неоднозначный вопрос про необходимость окна в офисе. Допустимо ли размещение рабочего места с ПЭВМ в помещении без окон? Прямого требования типа «в помещении с ПЭВМ должно быть окно» нет, однако в СП2.2.3670-20 сказано, что:
п.250 Оснащение светопроницаемых конструкций и оконных проемов должно позволять регулировать параметры световой среды в помещении;
п.251 ПЭВМ следует размещать таким образом, чтобы показатели освещенности не превышали установленных гигиенических нормативов.
Оба пункта однознчногоответа на вопрос не дают. Посмотрим с другой точки зрения: окно должно быть там, где нормируется коэффициент естественного освещения (КЕО). Нормативные значения КЕО для рабочих мест можно найти в Таблице 5.25 СанПиН1.2.3685-21. КЕО нормируется, в том числе, для таких помещений как:
- кабинеты, рабочие комнаты, офисы, представительства.
А это значит, что если рабочее место с ПЭВМ расположено в помещении, которое можно идентифицировать как «кабинет» или «офис», то окно должно быть.