Можно ли купить электронную подпись сотрудникам, как физическим лицам для оформления машиночитаемых доверенностей?

Photo by Ben Mullins on Unsplash

Вопрос:

Может ли организация купить электронную подпись своим сотрудникам, как физическим лицам для оформления машиночитаемых доверенностей? Будет ли это являться натуральным доходом сотрудников и облагаться НДФЛ?

Ответ:

В силу ст. 41 Налогового кодекса РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.

Оплата оформления электронной подписи работникам не включается в доход работников и не облагается НДФЛ, если она оформляется в целях взаимодействия в сфере электронного документооборота в соответствии со ст. 22.3 Трудового кодекса РФ, поскольку обязанность по оплате работодателем расходов на получение электронной подписи работником обусловлена требованиями трудового законодательства (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

При переходе на ЭКДО работодатель издает ЛНА (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ), например Положение об ЭКДО, потом направляет работникам уведомление о переходе на ЭКДО и получает их согласие (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ). Эти документы также могут обосновать расходы на ЭЦП.

Следовательно, если организация оплачивает личную электронную подпись своим сотрудникам для оформления машиночитаемых доверенностей, а не в порядке ст. 22.3 ТК РФ, то организация должна включать данную оплату в доход работников и удерживать с него НДФЛ.

Ответ подготовил эксперт «Альвенты» с использованием системы КонсультантПлюс. Информация актуальна на 06.10.2023.

Полезные документы:

• Организация переходит на электронный кадровый документооборот и через удостоверяющий центр оформляет электронные подписи для работников за плату. Должна ли организация включать данную оплату в доход работников и удерживать с него НДФЛ? (Консультация эксперта, 2022)
• Вопрос: Организация оплачивает УКЭП для дистанционных работников напрямую уполномоченному центру (условие предусмотрено в трудовом договоре). Правомерно ли учесть расходы на УКЭП по налогу на прибыль? Будут ли такие расходы организации являться доходом работника для целей НДФЛ и базой для страховых взносов? (Консультация эксперта, 2022)
• Вопрос: Бюджетное учреждение в целях электронного документооборота в сфере трудовых отношений оплатило специализированной организации стоимость получения работниками электронной подписи. Облагается ли у работников соответствующая стоимость НДФЛ и страховыми взносами? (Консультация эксперта, 2023)

Нет доступа к КонсультантПлюс? Оставьте заявку по ссылке и получите бесплатную демоверсию системы*.

Подобрать комплект КонсультантПлюс вы можете на нашем сайте*.

*Предложение действительно для юридических лиц, зарегистрированных в регионах: Москва и Московская область, Саратовская область, Омская область, Новосибирская область, Республика Алтай и Алтайский край, Томская область, Красноярский край.

Есть вопросы по данной теме? Хотите узнать больше? Напишите комментарий! Мы дадим вам развернутый ответ.