Решили внедрять Битрикс24?
Составили для вас план – поможет сориентироваться, не тратить бюджет впустую, а внедрение провести быстро и эффективно для компании.
1. Определите задачи
Для начала нужно понять, что вы хотите получить от данной системы. Зафиксируйте все, что придет в голову - как глобальные задачи, так и то, что на первый взгляд кажется менее значимым. Не забудьте определить, что нужно будет интегрировать в CRM: мессенджеры, 1С, соцсети и др.
Сделать это можно в формате подробного списка или интеллектуальной карты.
На данном этапе необязательно разбираться в технических возможностях системы. Это может лишь ограничить вас – если наткнетесь на неактуальную информацию или субъективный взгляд. В реальности найти решение той или иной задачи всегда возможно.
2. Определите тип системы: «Коробка» или «Облако»
Тип системы предопределит технические нюансы ее внедрения и может повлиять на следующий этап – выбор интеграторов (не все, кто внедряет облачную версию, занимаются «коробкой»).
Вопрос выбора тянет на отдельный материал, с подробностями. Но если очень кратко, то «коробка» работает на вашем сервере, «облако» работает на серверах самого Битрикс.
Если явной потребности в коробочной версии нет и данное внедрение для вас первое, то гораздо удобнее начать с «облака». Его проще и быстрее внедрять, обновления устанавливаются автоматически и не требуется обслуживания сервера. В дальнейшем всегда можно перейти на «коробку».
3. Сформируйте команду специалистов по внедрению
Помимо бюджета и ваших личных предпочтений, выбор интеграторов в первую очередь будет зависеть от 2-х предыдущих пунктов.
В некоторых случаях подрядчиков может быть несколько – в зависимости от объема и уровня сложности задач.
Обращайте внимание на предыдущий опыт интеграторов и готовность его продемонстрировать, если вопрос условно новый - готовность заранее разобраться.
Демонстрации проводят все, но, к сожалению, немногие готовы отступить от привычной программы. Поэтому акцентируйте внимание именно на собственном запросе. Размытый ответ на «отступления» может означать недостаток опыта и в дальнейшем повлечь за собой лишние «костыли» в системе.
Если планируете внедрять самостоятельно: проконсультируйтесь со спецами на предмет технических возможностей системы.
- Во-первых, система имеет гораздо бóльший функционал, чем может показаться вначале. Если не нашли прямой ответ на вопрос - не значит, что реализовать потребность нельзя.
- Во-вторых, некоторые решения можно реализовать более «изящными» способами - с меньшей вероятностью повлекут за собой сбои или на что-то повлияют.
4. Продумайте логику интеграции сервисов, создайте подробное ТЗ
Под сервисами имеем в виду то, что не предусмотрено Битриксом изначально:
- Телефония,
- Месседжеры,
- Социальные сети,
- Почта,
- 1С,
- Складские программы,
- Платежные системы,
- Сервисы SMS и Email рассылок,
- Различные источники трафика (в т.ч. специализированные площадки, типа «Авито») и др.
Многое можно настроить по-разному и лучше заранее определить, как именно.
Учесть все нюансы поможет бриф интегратора. В идеале, чтобы он был подробным и заполнение происходило в живом диалоге.
Бриф – это основа ТЗ.
ТЗ обезопасит вас в дальнейшем от неприятных диалогов и неточностей в системе. В своей практике мы также составляем файл с архитектурой – он показывает, как настроена система, и делает последующие доработки проще и быстрее.
5. Составьте план внедрения
Здесь 2 заметки.
Во-первых, необязательно внедрять все сразу.
Во-вторых, есть логическая последовательность.
Например, та же 1С – у Битрикса есть список версий, которые можно интегрировать через специальный модуль. Если ваша текущая версия в него не входит, то потребуются либо обновления, либо помощь разработчиков для интеграции текущей, а иногда имеет смысл пересмотреть процессы внутри команды.
6. Не забывайте вовлекать команду
Данный пункт в идеале касается всего процесса, прямо с 1-го шага.
В предыдущем материале - «Почему CRM не приживается» - мы уже частично затрагивали эту тему. И не зря. Команда может саботировать работу в CRM и это одна из самых частых причин слива денег на внедрение впустую.
Чтобы обезопасить себя от неприятного исхода, рекомендуется при внедрении взаимодействовать с командой следующим образом:
- Пояснить причины внедрения,
- Уточнить о страхах/опасениях в связи с внедрением и потребностях (например, автоматизация рутинных задач),
- Ознакомить с планом внедрения и выбрать ответственных из отделов (чтобы имели понимание, кого и на каком этапе будут подключать, к кому можно идти с вопросами, инициативами),
- Собрать ценные комментарии (т.к. сотрудники будут пользоваться активно, она должна быть для них удобной).
7. Внедрение
Качество на этом этапе напрямую зависит от выбора интеграторов (шаг 3) и грамотно составленного ТЗ (шаг 4).
Старайтесь быть с интеграторами на оперативной связи, т.к. по ходу у них могут возникать вопросы.
Если за внедрение ответственны сотрудники – уточняйте о ходе процесса.
Лучше запланировать внедрение на время, когда у вас низкий сезон и все относительно спокойно. Для интеграторов без разницы, а вот для команды это может стать решающим – принять новую систему гораздо легче, когда в задачах нет завала.
8. Протестируйте систему и внесите коррективы
Тестировать и дорабатывать обязательно. Даже самые продуманные ТЗ не могут учесть всех нюансов работы и сделать работу в CRM идеально удобной с самого начала.
Для первых тестирований лучше выбрать тех сотрудников, кто по психотипу ближе к новаторам – от них более вероятна адекватная обратная связь и положительный пример для других сотрудников.
9. Сформируйте блок инструкций и проведите обучение команды
Чтобы процесс знакомства и адаптации прошел более-менее гладко, важно сделать и то, и другое.
Представьте, что завтра вам предстоит понять, как работает космический корабль. А вы до этого всю жизнь работали учителем русского языка и никогда не интересовались темой космоса. Аналогичные чувства появляются у большинства сотрудников перед началом работы в новой CRM.
- Обучение (в живом формате): поможет сформировать правильное впечатление у команды. Не забывайте про сессию ответов на вопросы, лучше провести ее при активном участии интегратора.
- Блок инструкций (в видео- или текстово-графическом формате): понадобится, когда команда начнет реальную работу в системе.
Все запоминают информацию по-разному и некоторые из сотрудников могут забывать один и тот же момент по несколько раз. Инструкции упростят жизнь им – смогут в комфортном режиме подсматривать нужную информацию, и вам – не будете разрываться между вопросами, сможете контролировать и спрашивать.
10. Позаботьтесь о технической поддержке системы на первых этапах работы
Ранее уже упоминали, что «поломки» неизбежны. Это как с автомобилем… которым пользуетесь не только вы, а вся ваша компания🙂.
Кто-то поддерживает чистоту, следит за маслом и сообщает, если услышит посторонние стуки. А кто-то не заморачивается.
Также «нюансы» могут возникать из-за внешних обстоятельств. Если не устранять их вовремя, страдает рабочий процесс.
___________
Связаться с нами и задать вопрос по своему случаю можно через сайт.
