Юлий Минькин, директор по развитию проектного офиса
Начало проекта — это время, когда заказчик и исполнитель устанавливают контакт, обсуждают детали и ставят первые задачи. И именно на этом этапе одна из самых распространенных ошибок — попытка заказчика получить точную оценку стоимости и сроков без обследования и анализа необходимой информации.
Понимаю их желание: каждый хочет знать, сколько именно будет стоить проект и когда он будет завершен.
Но ведь каждый IT-проект, особенно такой масштабный, как внедрение ERP, – это сложный процесс со своими особенностями, трудностями и неожиданностями. Ошибки в оценке на 40-60% без детального погружения в проект считаются нормой. Но, к сожалению, не все заказчики готовы это понимать.
Особенности оценки проектов
Часто выбор подрядчика основывается на принципах экономии: «кто дешевле - тот лучше» или «берем тех, кто примет все наши условия». И здесь подрядчики, в свою очередь, идут на уступки, давая оценки «с потолка», без погружения в специфику и отсутствия необходимой информации.
Результат? Огромные риски неправильной оценки сроков и бюджета проекта, который может в итоге ударить по карману заказчика. Под риском здесь имеется в виду как недооценка, так и переоценка основных параметров проекта.
Решение этой проблемы лежит в плоскости знаний специфики IT-проектов у лиц принимающих решение и умения руководителя проекта выстраивать коммуникации с заказчиком. Руководителям проектов, с первого контакта необходимо проводить разъяснительную работу с заказчиками, объясняя особенности проектов внедрения ERP и методики их оценки. Главное, при общении следует учитывать мотивацию собеседников, объясняющую эту особенность их поведения.
Рассмотрим основные причины-мотиваторы со стороны заказчика:
- Желание контролировать бюджет. Собственник или топ-менеджер заказчика, как правило, стремится к максимальной экономии и эффективности. Они хотят знать точную стоимость проекта «до копейки», чтобы планировать бюджет и контролировать расходы. Этот критерий становится одним из основных при выборе подрядчика.
- Экономия на предпроектном обследовании. Оплата услуг предпроектного обследования одному или нескольким подрядчикам кажется излишней роскошью. С точки зрения бизнеса, это дополнительные расходы, которые можно избежать. Например, заявив, что обследование должно выполняться за счет подрядчика. Другое понимание ситуации: необходимую информацию для оценки подрядчик может получить задавая вопросы участникам переговорах. Или еще вариант рассуждений: «у нас бизнес выстроен, как у всех, сделайте также».
- Отсутствие понимания специфики IT-проектов. Не каждый собственник или топ-менеджер понимает особенности управления крупными IT-проектами. Они пытаются применить общепринятую методологию, основанную на своем управленческом опыте в других сферах, например, там где значительная доля расходов лежит в материальных составляющих. Поэтому, основная задача руководителя проекта убедить, что такие опыт и подходы не релевантны по отношению к IT-проектам.
- Перекладывание рисков на подрядчика. Пытаясь обезопасить себя, заказчик стремится переложить все возможные риски на исполнителя. Например, такой подход может привести заказчика к ошибочному представлению о том, что сначала должна быть готовая система, а потом оплата. Это создает дополнительное напряжение в отношениях и может привести к конфликтам в дальнейшем.
Мотивация заказчика
Понимание мотивации заказчика — ключ к успешному общению. Если мы поймем, что движет собственником или топ-менеджером, мы сможем построить аргументированный диалог, который убедит их в необходимости глубокого анализа перед началом проекта.
1. Желание контролировать бюджет. Это понятное и логичное желание любого бизнесмена. Но важно объяснить, что экономия на начальном этапе может привести к серьезным перерасходам в будущем. Если продемонстрировать важность обследования на реальных кейсах или предоставить отзыв вашего клиента, то это может убедить заказчика, что лучше потратить на качественное предпроектное обследование сейчас, чем столкнуться с неожиданными тратами позже.
2. Отсутствие понимания специфики IT-проектов. Для этого можно предложить клиенту участие в тематических форумах, обучающих семинарах или мастер-классах, где представители клиента смогут погрузиться в особенности IT-проектов и понять их сложность. Также неплохо работают референс-контакты или визиты на предприятия, где внедрение ERP-системы завершено и их сотрудники смогут поделиться опытом, полученным в ходе IT-проекта.
3. Перекладывание рисков на подрядчика. Здесь стоит подчеркнуть, что успешное партнерство строится на взаимном доверии. Перекладывание всех рисков на одну сторону может привести к потере мотивации и, как результат, к снижению качества работы. Если вы убедите в этом клиента, то это обеспечит основу для успешного проекта.
Подведем итоги
Понимая мотивацию заказчика, вы можете предложить ему оптимальные решения, которые будут учитывать его интересы, но при этом не будут угрожать успешному завершению проекта. Ведь наша общая цель — создать качественный продукт, который будет работать на благо бизнеса.
Но если заказчик не готов идти на такой диалог и понимание, возможно, стоит задуматься о том, стоит ли вообще начинать такой проект.
В конце концов, успешное внедрение ERP — это результат совместной работы, понимания и доверия между заказчиком и исполнителем. Если на старте проекта нет этой взаимности, возможно, лучше искать другие пути реализации своих IT-задач.
Если статья была полезна, ставьте палец вверх и подписывайтесь на канал. Свои вопросы и комментарии по теме пишите под статьей или отправляйте нам напрямую. Контакты для связи с нами:
Telegram
Проектный офис erp.lab@1cbit.ru
