В современном мире не всем удается уделить достаточно времени сосредоточенной работе над одним заданием, чтобы войти в состояние "потока". Психолог и эксперт по вниманию, Глория Марк, утверждает, что это необязательно, и машинальное просматривание социальных сетей и интернет-магазинов не является таким ужасным препятствием для эффективной работы, как это может показаться. Она также рассматривает, сколько раз в день стоит проверять электронную почту и социальные сети, а также почему составление списков невыполненных задач перед сном может быть полезным. Эти идеи изложены в книге Глории Марк "Метавнимание. Как сохранять продуктивность и удерживать фокус в цифровой реальности".
Когда что-то отвлекает нас от работы, будь то вопрос коллеги, уведомление на смартфоне, домашние обязанности или собственные размышления, чтобы снова сосредоточиться на задаче, требуется в среднем 25 минут. Мы окружены множеством отвлекающих факторов, которые сжирают большую часть нашего внимания, и так как внимание ограничено, нельзя поддерживать его долгое время.
Доктор психологии и профессор информатики из Калифорнийского университета в Ирвайне, Глория Марк, обнаружила это в ходе своих исследований. Она является ведущим специалистом в мире по вопросам внимания, мультизадачности и функционирования мозга в цифровой эпохе. В своей книге, она частично критикует популярную "теорию потока" психолога Михая Чиксентмихайи, который утверждает, что для максимальной эффективности работы нужно полностью погрузиться в одну деятельность.
Марк утверждает, что в современных условиях погрузиться в поток практически невозможно, особенно для тех, кто работает с информацией в интернете. Она считает, что в цифровой эпохе внимание нельзя долго удерживать и оно разбивается между разными экранами. Однако это не означает, что в новом цифровом мире невозможно работать эффективно. Просто нужен другой подход.
Глория Марк предлагает концепцию "метаосознанности" как оптимальный способ взаимодействия с новой информационной реальностью. Этот подход не подразумевает полное исключение казуальных игр и просмотра социальных сетей из нашей жизни. Наоборот, она утверждает, что такие простые деятельности, как игра в Candy Crush или пролистывание новостей, могут помочь отвлечься от напряженной работы и восстановить ресурсы внимания. Это не только не вредно, но даже полезно в случаях, когда когнитивные ресурсы исчерпаны. Проблема заключается в том, что мы часто недооцениваем время, проведенное на таких машинальных занятиях, и тратим на них больше времени, чем можно себе позволить.
Метаосознанность помогает избежать этой проблемы. Например, прежде чем зайти в социальные сети, стоит задать себе вопрос, какую цель мы преследуем, и через некоторое время спросить себя, стоит ли продолжать там находиться. Может быть, мы уже получили от социальных сетей все, что нужно, и пора вернуться к той задаче, с которой отвлеклись, дабы не потратить еще 25 минут на восстановление концентрации.
В своей книге Глория Марк также объясняет, как устроено наше внимание и как оно действительно функционирует у современных пользователей интернета. Она рассказывает, почему электронная почта считается одним из основных источников стресса и как мультизадачность может привести к тревожности, депрессии и выгоранию.
В 2005 году, когда я получала стипендию Фулбрайта и проживала в Берлине, я столкнулась с разницей между западной и восточной частями города. Несмотря на то что Берлинская стена была разрушена уже 16 лет назад, на восточной стороне города сохранились элементы сталинской архитектуры и отсутствие неоновых вывесок, в то время как западный Берлин представлял собой современный и модный город. Весьма символично, что именно здесь я изучала применение современных технологий, и здесь началась карьера Блюмы Вульфовны Зейгарник.
В моей лаборатории, мы проводили исследование, измеряя воздействие отвлекающих факторов на работу. Мы воссоздали офисную среду и попросили 48 участников отвечать на рабочие письма. Первая группа работала без отвлекающих факторов, второй группе задавали вопросы, связанные с работой, через звонки и сообщения, а третьей группе задавали вопросы не связанные с работой (например, заказ обедов на корпоратив). Для измерения влияния отвлекающих факторов мы вычитали время, которое участники тратили на эти отвлекающие действия, из общего времени выполнения задачи.
Результаты оказались интересными: вне зависимости от характера отвлекающих факторов, участники завершали задачи быстрее, чем в группе без отвлекающих факторов. Однако, при этом их ответы на письма становились менее подробными, но точность и вежливость не страдали. Вероятно, участники чувствовали собственное участие в отвлекающей деятельности и поэтому старались компенсировать время, потраченное на нее. Рабочий день ограничен, и, например, если у вас есть срок до 17:00, чтобы закончить работу и забрать ребенка из детского сада, вы работаете более продуктивно, чтобы успеть все. Кроме того, участники возвращались к работе быстрее, если их отвлекали чаще, чем в случае более редких отвлечений. Эти данные позволяют предполагать, что чем больше отвлекающих факторов, тем эффективнее работа.
Однако наше радость от этого открытия была недолгой, так как мы выяснили, что существуют издержки в виде увеличения умственной нагрузки и стресса. Мы использовали шкалу NASA для измерения умственной нагрузки и уровня стресса участников. Исследователи NASA разработали эту шкалу для оценки уровня умственной нагрузки сотрудников воздушных и космических служб. Мы обнаружили, что люди становились более усталыми и тревожными, когда их регулярно отвлекали, и уровень стресса повышался. Это было высокой ценой за увеличение производительности.
Кроме электронной почты, существует множество других внешних отвлекающих факторов, в частности, социальные сети. В 2016 году, во время нашего исследования, 68% взрослого населения США пользовались социальными сетями, и YouTube вышел вперед среди них среди всех платформ. Мы провели анализ логов пользователей в течение пяти дней и установили, что люди в среднем заходили в социальные сети 38 раз в день, а один человек даже 264 раза в день. Каждое посещение длилось в среднем 18 секунд.
Спасение от зомби-писем
В 2010 году The New York Times сравнила электронные письма с зомби: их убиваешь (удаляешь), а они все лезут и лезут. Это заставило меня задуматься: не может ли отключение почты помочь сосредоточиться на работе с цифровыми медиа? Что, если избавиться сразу от всех этих "зомби-писем"? Я потратила шесть лет, исследуя компании, которые были бы готовы попробовать такой эксперимент, и, наконец, нашла научно-исследовательскую организацию, которая разделяла мои опасения по поводу влияния почты на продуктивность.
Случайно мне было предоставлено разрешение на проведение исследования. Меня пригласили для прочтения лекции, и там, на месте, мне предложили рассказать о своем исследовании. Экзекутивный комитет собрался в переговорной комнате вокруг длинного стола, и в главной роли стояла я перед экраном для проектора. Директор, бывший военный, занимал место напротив меня, а руководители отделов сидели по бокам. Все они были напряжены и сосредоточены на директоре, который, как было видно, принимал окончательное решение.
Пока я говорила, директор начал отрицательно качать головой, и остальные последовали его примеру. Я сказала, что в офисе подобно полевой войне: если один из бойцов погибает, подразделение должно уметь адаптироваться. Сможет ли коллектив пережить отсутствие почты и настроить новый способ коммуникации? Этот пример сработал, и директор согласился, и за ним последовали остальные. Конечно, меня больше всего интересовало, как сотрудники будут работать без электронной почты. Улучшится ли продолжительность внимания? Снизится ли стресс?
Получив разрешение, мы, вместе с постдокторантом Стивеном Войдой, первые три дня провели наблюдая, как люди работают в привычных условиях. Затем, начиная с понедельника, мы отключили почту на пять рабочих дней. Для измерения физиологического стресса, мы проследили за участниками, установив пульсометры, чтобы измерять интервалы между сердечными сокращениями. Низкая изменчивость пульса указывает на наличие стресса, в то время как высокая изменчивость свидетельствует о быстром восстановлении. Например, если вы отдыхаете и внезапно слышите громкий звук, ваш пульс увеличивается, но быстро возвращается к норме, когда вы понимаете, что нет ничего страшного.
Без электронной почты участники могли свободно общаться лично и по телефону. В начале, из привычки, они продолжали пытаться зайти в почтовый клиент, но к концу пятидневного исследования привычка исчезла. Продолжительность внимания увеличилась - люди реже отвлекались.
Увеличение продолжительности внимания подтверждает, что почта действительно мешает работать. Но самое важное, в период без почты, уровень стресса снизился согласно данным пульсометров. В личных беседах участники сравнивали, как им работается с почтой («портит жизнь», «нечего радоваться») и без нее («свобода», «можно работать в человеческом темпе»). Это натолкнуло нас на название для нашей статьи: "Темп не диктуют электроны". С социальной точки зрения тоже были плюсы. Без почты, люди чаще лично общались, предпочитая пройтись по офису или даже соседнему зданию, вместо того чтобы звонить. Сотрудники говорили, что личное общение приносит им больше удовольствия, чем электронная почта.
Руководители участников, не участвовавшие в исследовании, также начали менять свое поведение. Одна начальница раздражалась, говоря, что люди "вламываются в кабинет и размахивают бумагами, как сумасшедшие". Участник по имени Рич рассказал, что его начальник часто давал ему указания через почту, но без нее он перестал это делать, хотя мог просто зайти и дать указания лично - их офисы были на одном этаже.
Отношения между начальниками и подчиненными немного ухудшились без почты, но директор был доволен результатами, особенно тем, как быстро сотрудники адаптировались.
В статье, опубликованной в 2012 году, мы рекомендовали ограничивать использование почты не более двух-трех раз в день. Однако, в 2016 году, мы исследовали вопрос о том, снизится ли стресс, если читать письма реже, но большими порциями. К сожалению, мы выяснили, что нет, этого не произошло. Исследование было проведено в исследовательском центре Microsoft при участии 40 человек в течение 20 дней. Мы использовали журналы и пульсометры и не обнаружили разницы в уровне стресса между теми, кто читал письма чаще и реже, но большими порциями. Однако время, затраченное на обработку почты, имеет определенное влияние на уровень стресса: чем больше времени уделяется на почту, тем выше уровень стресса, даже при равных условиях работы. Несколько лет спустя, мы повторили это исследование с 63 участниками в университете Калифорнии в Ирвайне и использовали тепловизор для измерения стресса. Результаты были аналогичными, и к тому же мы заметили, что невротики испытывают больший стресс, обрабатывая письма большими порциями.
Из этого исследования стало ясно, что без электронной почты увеличивается сосредоточенность на работе, снижается затраты умственных ресурсов, обстановка становится более спокойной, стресс уменьшается, и улучшается коммуникация. Однако, отказ от почты означает отказ от важного инструмента коммуникации. Проблема электронной почты более глубокая и требует изменений на организационном и социальном уровнях.
Гендерные различия в отвлекающих факторах
Как вы думаете, кто лучше справляется с отвлекающими факторами: женщины, мужчины или они сравнимы? Если вы считаете, что женщины, то вы правильно угадали. Наши исследования показали, что женщины лучше справляются с совмещением различных аспектов работы по сравнению с мужчинами. Они реже отвлекаются и легче возвращаются к невыполненным задачам. Например, женщины возвращаются к незавершенной работе в тот же день в 87% случаев, в то время как у мужчин этот показатель составляет 81%. Это свидетельствует о том, что женщины лучше удерживают внимание и легче справляются с отвлекающими факторами. Когда я поднимаю эту тему, часто говорят, что это может быть связано с тем, что женщины традиционно выполняли роль собирателей (хотя это не доказано). Я, однако, предпочитаю опираться на современные реалии и мнение участников. Женщины в наших исследованиях считают, что для того чтобы быть равными с мужчинами, они должны работать лучше.
Управление отвлекающими факторами
Известно, что органический химик Август Кекуле пришел к открытию кольцевой формы молекулы бензола во сне: он видел, как змея сворачивалась в кольцо и укусила себя за хвост. Этот случай иллюстрирует, как иногда решения приходят, когда мы позволяем своим мыслям дрейфовать. Внимание подобно фонарику, который может освещать конкретные объекты или рассеиваться. Когда внимание разбросано, мы способны замечать и обрабатывать больше внешних стимулов. Йоширо Мията и Дон Норман назвали это состояние "обработки под воздействием внешних стимулов", которое позволяет наблюдать за важными событиями, такими как управление бюджетом, даже во время выполнения других задач.
Отвлеченное внимание, уделенное внутренним стимулам, также может привести к новым открытиям, как в случае с Кекуле. Однако Мията и Норман предупреждают о недостатках такого подхода. Сосредотачив внимание на чем-то одном, мы можем упустить важную информацию из внешнего мира, и рассеянное внимание к внешним стимулам может мешать выполнению текущих задач. Поэтому важно находить баланс, адаптироваться к окружающей среде и ситуации, а также научиться управлять кинетическим вниманием.
Умение управлять вниманием означает способность концентрировать его или рассеивать в соответствии с текущей задачей и эмоциональными потребностями. Важно не отпускать фонарик из рук. Как же это сделать? В первую очередь полезно знать, что отсеивание внешних отвлекающих факторов, по меньшей мере частично, способствует более эффективной работе. В лабораторном эксперименте Дэниела Макфарлена участники были разделены на две группы: одна имела возможность контролировать отвлекающие факторы, в то время как другая группа не могла. Участники играли в видеоигру (которая требовала высокой концентрации - ловля падающих с крыш людей), и их отвлекали заданиями на поиск пар геометрических фигур или цветов. Те, кто имел возможность самостоятельно решать, следует ли отвлекаться, показали более высокую производительность. Сознательное переключение внимания позволяет оптимально использовать умственные ресурсы.
Лучшим моментом для переключения внимания является естественное перерыв в работе, например, после завершения главы или составления бюджета. В этот момент умственные ресурсы практически не расходуются. Во время активной работы память активно функционирует, и отвлечение может негативно повлиять на результат. Это подтверждено исследованием Петра Адамчука и Брайана Бейли из Университета Иллинойса. Если допустить отвлечение после завершения задачи, такой как поиск информации в интернете, монтаж или просмотр фильмов, человек работает более эффективно и с меньшим раздражением, чем если его отвлекают в произвольные моменты. Поэтому стоит ставить привычку делать перерыв в работе в естественных паузах, например, после завершения части отчета. Это упрощает возвращение к задачам.
Существует также способ снять напряжение, который был предложен Блумой Зейгарник сто лет назад. Нерешенные задачи остаются в уме и могут накапливать стресс и умственное напряжение. Чтобы избежать переноса этого напряжения домой, важно свести его к минимуму к концу рабочего дня. Незавершенные дела могут вертеться в уме, и чтобы избавиться от них, необходимо перевести их в материальную форму. Например, можно записать незавершенные задачи в порядке приоритетов с указанием текущего состояния и следующего шага. Это следует делать как можно быстрее после отвлечения, в естественной паузе или в конце дня. Записывать следует самое важное, иначе эти задачи будут продолжать беспокоить. Это может снизить уровень напряжения.
Исследование Майкла Скаллина и его коллег из Университета Бейлора подтвердило, что перенос воспоминаний о незавершенных задачах из ума на бумагу или другой носитель может облегчить психологическое бремя. Они позвали 57 человек провести ночь в лаборатории и попросили первую группу участников перед сном записать информацию о незавершенных задачах, которые им предстоит выполнить в ближайшие дни, а вторую группу - о задачах, которые они уже завершили. Участники первой группы засыпали намного быстрее. Забавно, но чем подробнее был список незавершенных дел, тем быстрее приходил сон. Это можно объяснить эффектом Зейгарник: когда мы ложимся спать, незавершенные дела могут преследовать нас и мешать заснуть. Почему же те, кто записал завершенные задачи, не могли заснуть? Скорее всего, они все еще думали о незавершенных задачах, которые они не записали.
В современном цифровом мире отвлекающие факторы стали неотъемлемой частью нашей жизни. Мы можем попытаться изолироваться от них, выключив уведомления и восстанавливая умственные ресурсы, но в то же время с таким подходом существует риск упустить важную информацию, особенно для людей, занятых умственным трудом. Сопротивляться и поддаваться отвлекающим факторам - оба варианта могут истощать необходимые умственные ресурсы. В цифровую эпоху отвлекающие факторы преследуют нас повсюду, будь то боты, всплывающие окна, уведомления, другие люди или наши собственные размышления. Даже Курт Левин считал человека неотделимым от его окружения, которое он называл "жизненным пространством".
Сегодня частью нашего жизненного пространства стал цифровой мир, и нам приходится научиться сосуществовать с ним и управлять им. Мы вправе выбирать, когда сделать паузу в работе, переключить кинетическое внимание, как фонарик, и записать информацию о незавершенных делах, чтобы снизить напряжение, описанное Зейгарником и Левином. Отвлекающие факторы стали неотъемлемой частью современной жизни.