Как аусорсинговая компания, мы не включаем функцию сбора первички в базовый тариф. И по договору можем плевать в потолок: не принес документы — сам дурак. Но я так не могу, всё-таки мы работаем для того, чтобы клиенту стало лучше, а не хуже.
Поэтому у нас есть дополнительные меры:
✅ Клиентам с небольшим документооборотом мы ежеквартально делаем список недостающих документов. Это делается перед формированием отчетности, чтобы у него было время дособрать бумаги. И тут не важно, сам клиент ее собирает, или у него есть человечек на первичку — этого человечка мы тоже контролируем.
✅ При среднем или большом документообороте номер не пройдет: объем работы слишком большой и не может выступать в качестве любезности. Так что мы предлагаем клиентам платную услугу по сбору первички.
Как работает услуга:
У нас есть сотрудники специально под это дело. Один сотрудник занимается несколькими клиентами, по сути, они оплачивают его в складчину — вот и экономия.
Что делает этот сотрудник: он забирает документы у клиента, сортирует их, контролирует что есть, а чего нет. При необходимости связывается с контрагентами и запрашивает бумаги.
Кроме того, ежеквартально он оформляет акты сверки со всеми контрагентами, у которых есть переходящие остатки на конец квартала — так мы понимаем, все ли документы у нас на месте. А ещё наш сотрудник старается перевести на электронный документооборот как можно больше контрагентов. Кстати, ЭДО — классная штука, я о ней расскажу отдельно.
Конечно, если клиент не готов платить за сбор первички и сам ее не собирает, мы не можем его заставить. Все взрослые люди и самостоятельно отвечают за свои поступки. Но после первой же отчетности обычно наступает отрезвление, и предприниматели начинают относиться к первичке с куда большим уважением.
Вот такой опыт сложился у нас. А как вы работаете с первичкой?