Как бизнесу организовать инкассацию выручки в банк

Небольшой бизнес может хранить наличные деньги в кассе. Но это неудобно, если появится потребность в безналичной оплате. Крупные компании могут оставлять деньги в кассе в пределах установленного лимита и если превышение не сдать в банк, можно получить штраф — до 50 тыс. руб. Расскажем, как бизнесу организовать инкассацию выручки в банк.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое инкассация выручки и зачем она нужна

Инкассация — это услуга по перевозке наличных денег в банк в сопровождении охраны.

Нужна она для того, чтобы:

• Не хранить большую сумму в организации, так как это небезопасно.
• Не превышать лимит наличных денег в кассе, который установил руководитель компании.
• Выплачивать зарплату сотрудникам, производить расчеты с контрагентами и платить налоги.

Какие бывают способы инкассации

Есть несколько способов перевозки наличных денег и их зачисления на расчетный счет.

1. Обратиться в инкассаторскую службу, которая имеет необходимую лицензию.

Работа инкассаторских организаций и служб регулируется законом от 02.12.1990 № 395-1-ФЗ и Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Организация, которая занимается инкассацией наличных денег, становится посредником между компанией-заказчиком и банком. Фактически ее задача сводится к транспортировке денег из пункта «А» в пункт «Б».

Такая служба берет на себя полную материальную ответственность за сохранность наличных денег компании. Это быстрый и безопасный способ внести выручку на расчетный счет. Единственный минус этого способа — высокая стоимость услуги.

2 Обратиться в банк, в котором открыт расчетный счет бизнеса.

Транспортировать наличные деньги из кассы можно через банк, у которого есть собственный отдел инкассации. Для этого заключите с банком договор на оказание такой услуги.

3. Провести инкассацию самостоятельно.

Можно транспортировать наличные деньги своими силами и внести в кассу банка. Есть еще способ зачисления денег на расчетный счет — самоинкассация через банкомат.

Такой тип внесения наличных денег на расчетный счет возможен при использовании бизнес-карты. Самоинкассация доступна всем корпоративным клиентам Ак Барс Банка. Клиенты могут бесплатно внести наличные средства на корпоративную карту в банкоматах банка, а также пополнить бизнес-карту «Мир» в банкоматах любых банков без комиссии.

Подать заявку на открытие карты

Требования к проведению инкассации

Условия инкассации обычно описаны в договоре с банком или инкассаторской службой. Но есть общие требования, которые должна выполнить компания. Для инкассации денег из кассы, обеспечьте:

• Парковочное место для инкассаторского автомобиля максимально близкое к дверям компании.
• Достаточный уровень освещения от входа в организацию до кассы.
• Свободное перемещение от входа в компанию до кассы.
• Отдельное помещение для инкассирования денег с возможностью закрыть дверь изнутри.

Проведение инкассации наличных денег: пошаговая инструкция

Важно: сотрудники инкассаторской службы не пересчитывают деньги, а только принимают их в комплекте с сопроводительными документами.

Пересчитывает наличные деньги, упаковывает их и заполняет документы сотрудник компании — бухгалтер или кассир. Инкассатор проверяет корректность составления документов и при наличии ошибок откажет в перевозке денег.

Чтобы транспортировка денег в банк состоялась:

1. Узнайте заранее ФИО инкассатора, а по приезду службы сверьте с данными его паспорта.
2. Пересчитайте выручку в кассе и подготовьте нужную сумму к инкассации, разложите купюры по номиналам, поместите монеты в целлофановый пакет.
3. Корректно заполните препроводительную ведомость, которая состоит из трех частей: ведомости, квитанции и накладной.
4. Упакуйте деньги в сейф-пакет.

Что делает инкассатор:

1. Предоставляет документы, удостоверяющие личность, например, паспорт.
2. Проверяет сопроводительные документы.
3. Доставляет деньги на бронированном автомобиле в банк, где их пересчитывают и вносят на расчетный счет компании.

Как организовать самоинкассацию через банкомат

Чтобы воспользоваться таким способом, оформите корпоративную карту в банке, которая будет привязана к расчетному счету компании, и вносите наличные деньги самостоятельно.

Чтобы внести деньги на счет, не нужно заполнять сопроводительные документы, ждать машину инкассации, стоять в очереди в банке и подстраиваться под график работы отделений. Сделать это можно в любое удобное время — услуга доступна круглосуточно.

Самоинкассация с помощью бизнес-карты Ак Барс Банка — это безопасное внесение наличной выручки на расчетный счет компании через банкоматы. Оформите бизнес-карту и экономьте свое время и деньги компании.

Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805, erid: LjN8KPBxD