В первых двух частях мы настроили доски Юджайл для работы с тендерами. Это рабочая система, в которой можно полноценно работать любому количеству сотрудников. Теперь настроим автоматическую передачу задач между колонками и оперативную отчетность.
Заходим в меню доски в пункт Передача задач
Создадим передачу задач из статуса Новые в статус Готовим. Данное действие необходимо, когда принято решение об участии в тендере, посчитана себестоимость и согласована цена, с которой планируем участвовать в тендере.
1. В пункте создания названия правила передачи задачи указываем название. При передачи задач, может быть неограниченное количество правил, поэтому желательно называть правила максимально понятно. В нашем случае, называем правило Готовим.
2. Далее выбираем место назначения перемещения задачи. В нашем случае, это будет статус Готовим.
3. Далее указываем в каких колонках будет действовать это правило. Перемещение в колонку Готовим нужно только из статуса Новые. Но можно выбрать любые колонки.
4. Выбираем также настройку прикрепить стикер Цена. В данном стикере указывается стоимость, с которой мы выходим на тендер, или снижаемся до этой цены, в случае аукциона.
Затем сохраняем правило.
Аналогичным образом сохраняем правило Не интересно, в архив. Данное правило будем применять в случае если тендер нам не интересен по цене или составу работ.
После сохранения правил передачи задач на каждой карточке в колонке у нас появляется стрелка с возможными движениями задач из колонки.
При нажатии на эту кнопку, задача будет перемещена в колонку согласно правило, а также на нее будут добавлены стикеры, подписаны или отписаны сотрудники от чата, добавлены ответственные и исполнители.
Аналогичным образом настраиваем правила передачи задач из всех колонок нашей доски.
Создадим операционные отчеты по работе с тендерами за неделю. Для этого создаем новую доску Отчеты и добавляем на ней три колонки Сводки: Новые, Отправлено и Выиграли.
В колонке Новые настраиваем отбор по критериям Дата создания и выбираем дату с понедельника по воскресенье и добавляем галку на сдвигать даты. Теперь даты будут автоматически сдвигаться в каждый указанный диапазон. И добавляем фильтр по доске Тендеры.
В колонке подали указываем фильтры по дате перемещения задачи, стикеру и расположению задачи на доске.
Аналогичным образом настраиваем колонку Выиграли.
После всех настроек, у нас должен появиться оперативный отчет по трем важным статусом задач за текущую неделю.
Аналогичным образом, поменяв только даты, можно сделать отчет за текущий месяц и с начала года. При корректном заполнении всех задач в любой момент времени у вас будет отчет по работе с тендерами в нужной выборке.
---
Предыдущие статьи:
---
Работа в Юджайл (YouGile) в команде до 10 человек полностью бесплатна без ограничения функционала. Попробуйте - https://yougile.com/p/02c7u
Возникли вопросы? Свяжитесь с нами по контактам указанным в профиле и мы проконсультируем вас по возможностям работы в Юджайл (YouGile).
Закажите внедрение Юджайл (YouGile) в вашей компании.