БЮДЖЕТЫ - ОСНОВНОЙ ИНСТРУМЕНТ ПРАКТИЧЕСКОЙ ЭКОНОМИКИ
Большинство экономических расчётов укладывается в 4 действия арифметики. Вопрос в том, что именно и в каком порядке надо складывать, умножать, вычитать и делить.
Основными инструментами практической экономики в руках руководителя являются бюджеты. Теоретически их можно создать сколько угодно. При этом лишь 3 основных бюджета покажут всю картину предприятия:
• БДР- Бюджет доходов и расходов;
• БДДС- Бюджет движения денежных средств.
• Балансовый лист.
Выделим отдельно из БДДС еще и Бюджет инвестиций (если таковые присутствуют). А дальше – количество других бюджетов можно растить до бесконечности для удобства: бюджет затрат, бюджет фонда оплаты труда (ФОТ), маркетинговый бюджет, бюджет налогов, бюджеты центров финансовой ответственности (ЦФО) и прочее и прочее.
Расскажем о них подробнее.
Любой денежный поток бизнеса похож на классическую задачку для 3-го класса средней школы про бассейн с двумя трубами: одна даёт приток воды, другая – отток. В бизнесе вы тоже с одной стороны имеете поступление денег, с другой – выплаты. Доходы и расходы (они же затраты, или издержки).
Важно, что затраты бывают постоянными, зависящими только от времени, и переменными, привязанными к объёму производства или продаж. И если мы сумеем распределить постоянные затраты по как можно большему количеству единиц продукции в единицу времени, получим неплохой экономический результат.
Разница между притоком и оттоком денег называется свободным денежным потоком (по-английскио CF — Cash Flow). Изобразив это в упрощённом виде, без учёта входящего и исходящего сальдо, в три строчки или в трёх квадратиках «отнимания», получим бюджет, который в просторечии называется «Бюджет движения денежных средств» (БДДС).
Управление по притокам и оттокам денег на практике идёт у большинства предпринимателей, хотя это принципиально не верно. Для того, чтобы увидеть бизнес, нужен ещё один бюджет: Бюджет доходов и расходов, БДР. То есть, посчитать доходы и расходы.
Прикинем доход: ваш реалистичный план продаж – сколько в среднем посетителей заходят в ваш магазин (сколько у Вас в среднем покупают Вами изготовленной продукции), какой у них средний чек, сколько раз они делают покупок в месяц и все это перемножить на среднемесячную маржинальность продукции. Получим достаточно точный прогноз дохода.
Суммируем расходы: переменные (стоимость закупленных товаров) и постоянные: фонд оплаты труда (ФОТ) + аренда офиса (магазина) + коммуналка + транспорт+ налоги + всё прочее.
Вычитаем расходы из доходов. Получаем планируемую прибыль.
И на этой базе принимаем решения, что нам выгодно производить и продавать. С учётом выше означенных постоянных и переменных затрат. Для небольшой производственной и торговой компании – достаточный инструментарий.
Бюджеты нужны нам для принятия правильных управленческих решений. А для этого необходимо увидеть бизнес в целом, причём в разрезах настоящего, прошлого и будущего.
Бюджет движения денежных средств, БДДС показывает только деньги, больше ничего. Сколько денег было, сколько поступило, сколько ушло, сколько осталось. Какой бизнес мы ведём? Строим дома, или торгуем картошкой, - из БДДС понять невозможно.
Ещё одна особенность: какой период времени отражает БДДС? БДДС – это всегда про настоящее. Деньги либо есть, либо нет, на текущий момент. Поэтому он составляется на конкретную дату. Такого-то числа такого-то месяца денег столько-то пришло, столько-то ушло, столько-то осталось.
Каждая компания устанавливает для этого определённую периодичность. Например, начало и конец недели. Соответственно, на эти моменты в кассе есть начальный остаток и конечный остаток от прошлого периода. Вспомним историю с бассейном: по каким-то трубам водичка к нам поступает, по каким-то – выливается.
Бюджет доходов и расходов, БДР. На что и сколько мы тратим, и на чём и сколько зарабатываем. А разница - эта наша прибыль. А к какому времени относится БДР? Он описывает предполагаемое будущее. Наверное, я потрачу столько-то и заработаю столько-то. Поэтому, в отличие от БДДС, БДР составляется не на дату, а на период. С такого-то числа по такое-то.
Достаточно ли этих двух бюджетов для понимания бизнеса? Ещё нет. Поговорим о третьем виде бюджета, который изобрели голландские монахи ещё в 13 веке. Он называется балансом.
Баланс состоит из 2 частей: активы и пассивы.
Активы – это то, чем мы владеем и что мы используем. Пассив – откуда к нам пришли деньги или другие активы.
Активы всегда быть равны пассивам. Если что-то к нам поступило, значит где-то оно должно иметься. Это баланс и показывает.
Активы бывают оборотные и необоротные.
Оборотные активы – то, можно быстро реализовать. Это ликвидные активы. Самый ликвидный актив – деньги. Менее ликвидны векселя, например, банковские.
Ликвидны товарно-материальные ценности, которые мы можем превратить в деньги, если нам надо. С каким-то дисконтом, если надо побыстрее.
Дебиторская задолженность: то, что нам кто-то должен. Её можно продать с дисконтом.
Необоротные активы не ликвидны, то есть, трудно реализуются. Например, машины и механизмы, здания и сооружения, станки, земля.
Пассивы - это источники, откуда к нам пришли активы.
Первое - капитал. Деньги, вложенные в бизнес акционерами. А также добавочный капитал, который мы можем попросить у акционеров, если нам надо, и если дадут. А также не распределённая прибыль, которую акционеры могут решить дополнительно вложить в бизнес.
Краткосрочная задолженность. Краткосрочные кредиты, или товары от поставщика с отсрочкой платежа. Сюда же относятся, например, задолженность по зарплате и налогам.
Долгосрочная задолженность. Сюда относится всё со сроком погашения больше года.
Баланс описывает прошлое, уже свершившиеся события. Нам акционер дал денег, мы уже закупили товар, уже его продали, уже заплатили зарплату и прочее. Поэтому его называют ещё посмертным бюджетом.
Поэтому баланс, как и БДДС, составляется на определённую дату.
Есть четвёртый вид бюджета, состоящий из одной графы – бюджет инвестиций. О нём поговорим отдельно.
В заключение, важный для управления момент: а кто владельцы, кто ответственные за эти бюджеты? Это разные роли и должности, хотя бывает, что они объединяются в одном лице.
За БДДС отвечает экономист, который видит, сколько средств пришло, сколько ушло.
За БДР – финансист, который понимает, как планировать будущие затраты и прибыли.
А за баланс – бухгалтер, который привык и умеет считать все прошлые активы и пассивы до копеечки. Баланс не может немножко не сойтись!