Введение
Клиника «Атмосфера» в Рязани — та самая семейная стоматология, куда ходят друзья, родственники и знакомые. Репутация безупречная, врачи отличные, пациенты довольны.
Но с ростом популярности начали проявляться скрытые проблемы. Когда заявок стало больше, чем раньше, в процессах возник хаос:
- заявки и звонки терялись между WhatsApp, сайтом и соцсетями;
- документы и планы лечения путались;
- маркетинг приносил лиды, но их не успевали качественно обрабатывать;
- администраторы перегружались рутиной и не всегда перезванивали вовремя.
В результате часть пациентов терялась на этапе записи и повторных визитов.
Чтобы навести порядок и выстроить стабильную систему, мы внедрили amoCRM. Цель была простой — сделать так, чтобы каждый пациент получал внимание и сопровождение, а команда могла работать без лишней нагрузки.
Цели проекта
- Повысить лояльность пациентов — улучшить качество общения, оптимизировать скрипты администраторов и увеличить отклик на звонки.
- Увеличить конверсию — настроить в CRM понятные воронки и повысить результативность обработки заявок.
- Сделать коммуникацию быстрее — сократить время ответа пациенту до 10 минут, чтобы каждый запрос обрабатывался оперативно.
- Оптимизировать маркетинг — уменьшить затраты на рекламу.
- Прокачать команду — провести обучение, выстроить внутренние процессы и снизить потери информации между сотрудниками.
- Увеличить возвращаемость — запустить систему автоматических напоминаний и касаний.
- Централизовать учёт лидов — объединить все каналы в единую систему и повысить эффективность рекламных кампаний .
- Навести порядок в данных — исключить дубли и добиться 99% актуальности информации в CRM.
Ситуация похожа на вашу?
Запишитесь на индивидуальную демонстрацию системы управления продажами и бизнес-процессами в стоматологической клиники. Мы покажем, как наши решения могут работать именно у вас. Без шаблонов. С расчётом результата. На реальных примерах.
На встрече покажем:
— Как исключить потери пациентов и выстроить системную работу
— Как автоматизировать задачи администратора и увеличить записи
— Как система сама возвращает «пропавших» пациентов и делает повторные продажи
Оставьте заявку, мы подберем удобное время и отправим Гайд: 7 ключевых цифр в управлении стоматологией.
Другие кейсы стоматологий и мед. клиник 👉 https://clck.ru/3PFwnY
Процесс решения (Аудит и адаптация системы)
До внедрения CRM клиника использовала её лишь как простую базу контактов. Заявки фиксировались, но данные не приносили пользы: не было аналитики, персонализированных касаний и автоматизации.
Мы провели полную адаптацию amoCRM под специфику стоматологии, чтобы система действительно помогала управлять процессами, а не просто хранила информацию.
После аудита процессов мы выстроили в amoCRM чёткую структуру работы с пациентами. Теперь каждая заявка автоматически попадает в систему и фиксируется на нужном этапе: первичный приём, повторный визит или профосмотр.
Карточки пациентов стали содержать всю ключевую информацию — историю визитов, анамнез и предпочтения в общении. Это позволило администраторам быстро ориентироваться и предлагать персональные решения, а врачам — видеть полный контекст.
Чтобы собственник и руководители могли контролировать ситуацию, мы настроили регулярные отчёты: видно, сколько звонков превращаются в записи, кто из сотрудников показывает лучшие результаты и где теряются пациенты.
amoCRM интегрировали с системой Dental-Pro, чтобы убрать ручной ввод данных и сократить ошибки. Дополнительно обновили скрипты общения с пациентами, сделав диалоги более структурированными.
Особый акцент сделали на персонализации: напоминания, рекомендации после лечения, поздравления с днём рождения. Это повысило лояльность и стимулировало повторные визиты.
Теперь клиника видит аналитику по конверсии звонков, продуктивности сотрудников, эффективности рекламы и пути пациента от первого контакта до завершения лечения.
Что наша компания делала с маркетингом?
Маркетинг в стоматологии — это не просто реклама, а выстраивание точечного взаимодействия с пациентами. После внедрения amoCRM клиника получила прозрачную аналитику по каждому рекламному каналу.
Мы детально проанализировали все кампании и определили, какие из них реально приводят качественных пациентов. Это позволило перераспределить бюджет и сфокусироваться на самых эффективных источниках.
Далее мы провели сегментацию базы пациентов. Теперь клиника видит не просто список контактов, а чёткие группы:
Возраст:
дети (0–12 лет)
подростки (13–19 лет)
взрослые (20–64 года)
пожилые (65+)
Тип лечения:
терапия
ортодонтия
хирургия
косметические процедуры
Частота посещений:
первичные пациенты
постоянные
редкие визиты
Источник привлечения:
сайт клиники
рекомендации
соцсети
рекламные кампании
Состояние здоровья:
с хроническими заболеваниями
без хронических заболеваний
Для каждой группы можно запускать персональные акции и предложения, которые действительно актуальны.
Все рекламные каналы мы интегрировали в единую CRM. Теперь автоматически фиксируется, откуда пришёл каждый пациент, и эффективность маркетинга видна в реальном времени.
Результат — меньше лишних затрат и больше записей от целевых пациентов.
Протестируйте ИИ-администратора для стомтаологической клиники бесплатно и получите презентацию полного функционала.
👉 Протестировать ИИ-администратора
Как мы улучшили процесс обработки звонков?
Мы понимали, что звонок — это первый и самый важный контакт пациента с клиникой. Поэтому задача была сделать каждое общение максимально понятным, быстрым и эффективным.
Для администраторов разработали четкие инструкции и новые скрипты общения, чтобы любой разговор превращался в конструктивный диалог: от записи на приём до ответа на типичные вопросы. Команда прошла серию тренингов под руководством экспертов, чтобы закрепить новые стандарты работы.
Дополнительно внедрили программное обеспечение для мониторинга звонков. Теперь клиника может в реальном времени оценивать качество обслуживания, анализировать слабые места и улучшать их.
Пример отчёта по звонкам показывает, сколько входящих обращений конвертируется в записи, какие темы чаще всего поднимают пациенты и где требуется доработка.
Результат — клиника стала более отзывчивой, снизилось время ожидания ответа, а пациенты чувствуют больше внимания с самого первого контакта.
Повышение возвращаемости клиентов
В стоматологии повторный визит — главный показатель доверия. Чтобы пациенты возвращались, мы выстроили систему автоматизированных касаний на каждом этапе.
Теперь при первом обращении CRM фиксирует все данные и пожелания пациента. После визита система автоматически отправляет письмо с благодарностью и рекомендациями по уходу.
Перед следующими процедурами пациенты получают напоминания о визите, а после — короткий SMS-опрос о качестве обслуживания. Раз в месяц отправляются полезные советы по уходу за полостью рта и персональные предложения.
Мы также настроили поздравления с днём рождения с индивидуальными предложениями и автоматические рассылки для тех, кто давно не посещал клинику.
Благодаря этим касаниям клиника поддерживает регулярный контакт с пациентами, повышает их лояльность и стимулирует повторные визиты без дополнительной нагрузки на администраторов.
Обучение сотрудников и сопровождение
Чтобы сотрудники быстро освоили новую систему, мы провели пошаговое обучение.
- Понедельник — вводная встреча. Разобрали, зачем нужна CRM, как она помогает клинике, показали базовые принципы работы. Каждый получил личный доступ к системе.
- Вторник–среда — практическая часть. Сотрудники проходили обучающий курс от One Link, настраивали свои профили, учились работать с электронной почтой и базовыми инструментами CRM.
- Четверг — разбор всех этапов взаимодействия с пациентом в системе. На практике создавали сделки и учились двигать их по воронке.
- Пятница — финальный разбор вопросов, закрепление материала и переход к самостоятельной работе.
После обучения мы не оставили команду без поддержки. Начался этап сопровождения:
- Мы регулярно мониторим систему и реагируем на любые сбои или вопросы.
- Техподдержка всегда на связи — от простых консультаций до сложных технических нюансов.
- Проводим дополнительные обучающие сессии, чтобы сотрудники знали о новых возможностях CRM и использовали их по максимуму.
Сопровождение стало не просто “последним этапом”, а постоянным процессом, который гарантирует, что система работает стабильно и приносит пользу каждый день.
Результаты:
Всего за год после внедрения amoCRM выручка клиники выросла на 30-60% со слов собственника.
Что изменилось:
- Клиника получила полную прозрачность процессов: стало видно, на каком этапе взаимодействия теряются пациенты, и удалось быстрее реагировать на их запросы.
- Администраторы стали работать эффективнее, обрабатывая больше обращений без перегрузки.
- Благодаря аналитике и более внимательному подходу повысилась удовлетворённость пациентов, стало больше повторных визитов.
- Маркетинг стал более точечным — удалось понять, какие каналы приводят ценных пациентов, и перераспределить бюджет.
- Команда выросла в квалификации: регулярные тренинги сократили количество ошибок и упростили работу с системой.
- Автоматизация рутинных задач освободила время для живого общения с пациентами.
- Сократилось время ответа на запросы, а качество сервиса улучшилось.
- Появилась возможность глубже анализировать услуги и корректировать стратегию клиники.
Теперь клиника управляет не хаотичными процессами, а чёткой системой: все данные в одном месте, пациенты чувствуют внимание, команда работает спокойно, а собственник видит реальную картину бизнеса.
🚀 Хотите сделать работу клиники более системной и увеличить количество приёмов?
Мы покажем, как наши решения могут работать именно у вас. Без шаблонов. С расчётом результата. На реальных примерах.
Оставьте заявку на бесплатную экскурсию и демонстрацию системы для управления и роста клиники 👉 onelinkmed.ru
Другие кейсы стоматологий и мед. клиник 👉 https://clck.ru/3PFwnY
Наши контакты
Сайт: onelinkmed.ru
Почта: info@1-link.ru
+7 (958) 709-06-59
+7 (499) 649-14-29