Какую указать тему, кого добавить в копию, зачем нужен автоответ — разбираемся с этикетом корпоративной переписки.
Электронные письма — отражение нашей деловой позиции. Грамотно заполненное сообщение и хороший тон помогают избегать недопонимания, формировать рабочую среду и делают общение с коллегами приятным и продуктивным.
1. Не путайтесь при добавлении адресатов в поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»
В поле «Кому» помещаются получатели письма — именно те, от кого вы ожидаете получить ответ. Если вы стоите в этом поле — вам необходимо ответить на письмо.
В поле «Копия» помещаются получатели, которые должны быть в курсе переписки. От них ответ не ожидается. Если вы стоите в поле «Копия», вмешаться в переписку можно в крайнем случае и с предварительным предупреждением.
Поле «Скрытая копия» предназначено для пользователей, которые должны знать содержание переписки, но не должны быть видны остальным получателям. Используется в некоторых исключительных случаях или для массовых рассылок небольшого объема.
2. Прописывайте тему
Тема формирует первое впечатление адресата о вас. Чтобы определить ее, сформулируйте цель письма.
Понятный и лаконичный заголовок — лучший способ начать официальную переписку. Это может быть болевая точка в бизнесе, постановка задач, созвон с клиентом или встреча. Примеры тем: «Предложение о сотрудничестве», «Обсуждение контент-плана».
Обычно тема содержит ключевые слова, по которым легко произвести поиск (например, название проекта или наименование контрагента). Именно по этому полю письма группируются в ветки обсуждений. Без указания темы письмо легко может потеряться в списке у получателя и с большей вероятностью упасть в спам.
3. Сохраняйте контекст
Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме: в большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.
4. Называйте понятно файлы и документы
Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один PNG4597345 от другого PNG45973455. Гораздо лучше, если это будут «Смета для проекта» и «Отчет_февраль».
5. Настройте автоответ
Все мы можем оказаться в ситуации, когда у нас нет доступа к почте. Чтобы избавить коллег от лишнего беспокойства, установите автоответ. Обязательно укажите, сколько вы будете отсутствовать, к кому можно обратиться в случае необходимости, предложите альтернативный способ связи в экстренных ситуациях.
Кстати, есть миф, что на автоответ отвечать не нужно. Это неверно: после длительного отсутствия уходит много времени, чтобы проверить почту и определить, какой вопрос был решен, а какой еще «висит». Поэтому не оставляйте автоответы без внимания. Есть несколько вариантов реакций на них:
«Привет! Вопрос несрочный – ждет твоего возвращения».
«Привет! Написал твоему замещающему, решаем проблему».
«Привет! Справлюсь с этой задачей сам, не беспокойся!»
Ваши коллеги будут благодарны за такие ответы, ведь вы сэкономите их время.
___
А какими правилами руководствуетесь вы и ваши коллеги? Дополняйте этот список в комментариях и подписывайтесь на наш канал, где мы делимся полезными материалами о работе с документами и почтой.