За последние годы удаленный формат работы стал популярен как никогда. Чтобы и сотрудникам, и работодателям было комфортно, необходимо грамотно оформить все необходимые документы. Рассказываем, как это сделать.
Удаленку оформляют:
— трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удаленный формат;
— дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удаленке договорились уже в процессе работы;
— приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.
Как оформить нового сотрудника
При приеме на удаленку с работником заключают трудовой договор, в котором оговаривают:
— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо;
— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает, когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;
— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Также важны сроки: например, стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;
— Порядок вызова в офис — например, работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:
— Порядок передачи отчётов о работе — пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.
— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования. Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на своём — тогда ему полагается компенсация. Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.
Как перевести уже работающего сотрудника на удаленку
Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удаленщика.
Удаленщики из других городов и командировки
Если работник живет в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1.
Если удаленный работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.
Зарплата, налоги, северная надбавка, заявления на отпуск и больничные
На удаленке у работника есть все обычные трудовые гарантии, как будто он ходит в офис: зарплата не ниже МРОТ два раза в месяц, отпуск 28 дней, больничные. Работодатель, как обычно, платит за сотрудника страховые взносы и налоги. Платить зарплату на удаленке ниже нельзя — ст. 312.5 ТК РФ.
Если работник выполняет работу в городе, где по закону положены районный коэффициент и северная надбавка, то работодатель обязан доплатить их. Даже если организация находится в ином городе, где таких климатических надбавок нет. Например, дизайн-агентство зарегистрировано и находится в Москве. А его работник верстает макеты из Архангельска. Значит, дизайн-агенство обязано доплачивать дизайнеру коэффициент и надбавку, несмотря на то, что само оно к северу никакого отношения не имеет.
Заявление на отпуск, ознакомление с графиком отпусков и приказ об отпуске на конкретного работника можно оформить электронно с электронной подписью либо на бумаге по почте.
Чтобы получить больничный, в том числе по беременности, дистанционный работник направляет работодателю оригинал больничного листа по почте заказным письмом с уведомлением либо сообщает серию и номер электронного больничного — ст. 312.3 ТК РФ.
Быстрее и удобнее решить вопрос с оформлением сотрудника можно с помощью специалистов на аутсорсе. В компании Смарт Консалтинг работают только компетентные специалисты, которые безукоризненно справятся с вопросами кадрового учета. Оставляйте заявку на бесплатную консультацию, и менеджер свяжется с вами в ближайшее время.