Времени совсем нет, дел много, ничего не получается успевать, всё вокруг горит и не видно конца и края?
Поздравляю, у вас «пожар» из дел! И первое желание, которое возникает — это навалиться, просидеть до трёх утра и сделать все-все дела!
С небольшим количеством дел это может помочь разобраться, но может оказаться, что часть можно было сделать завтра, часть отменить а некоторые задачи сделаны некачественно (из-за усталости), и их нужно переделывать.
Пожар не прекратится, возможно лишь погаснут некоторые «очаги».
В следующий день дел станет ещё больше, времени ещё меньше, и снова сидеть до трёх утра и пытаться тушить очаги то тут, то там, постоянно отвлекаясь и переключаясь...
Или же нет?
Первое, что нужно сделать, чтобы выйти из порочного круга — это отойти на шаг и потратить немного времени (достаточно 15 минут) на приоритизацию задач. Чтобы большой пожар погас, нужно двигаться в двух направлениях: тушить самые «горячие» участки и не давать пожару распространяться на другие сферы жизни.
В такие моменты крайне важен каждый час, поэтому лучше всего будет использовать самый простой и эффективный инструмент для управления средним списком дел в условиях недостатка времени — бумагу и ручку.
Первым делом нужно выписать все горящие дела, которые нужно сделать. Важный момент — с этого момента всё новое, что нужно сделать, сначала заносится в блокнот, приоритизируется потом, и начинают делаться не сразу же, а когда на это дело появится время (только если это не горящие шторы).
Как же разобраться, какое из дел важнее? Следующие аспекты помогут найти самое важное:
- Если не сделать это сейчас, то смысла делать потом это не будет (есть жёсткий дедлайн)
- Промедление наносит убытки (денежные, репутационные, ...)
- Из-за промедления можно упустить какую-то возможность
- Обещания, невыполнение которых нанесет заметный ущерб вашим отношениям с человеком
Внимательный читатель мог заметить, что по сути эти пункты про одно и то же — чем хуже последствия от невыполнения, тем скорее его нужно делать. Именно поэтому горящие шторы — самое приоритетное (если не потушить шторы, сгорит дом, и потом их не будет смысла тушить, да ещё и убытки, и можно упустить возможность спокойно жить).
Такие дела нужно делать в первую очередь, но не торопитесь приступать к их выполнению — сначала нужно поработать со всеми делами!
Ведь некоторые дела:
- Можно делегировать
- Можно перенести
- Нет смысла делать
- Не соответствуют краткосрочным или долгосрочным целям
То есть если что-то можно не делать — то это не нужно делать, тем самым освободив себе время на сон, например. Желательно делегировать или вычеркнуть из списка около трети дел, не выполнив которые, вы ничего не потеряете или ущерб будет минимален.
Оставшиеся дела надо поставить в очередь, делая чуть раньше:
- То, что породит долгое ожидание (например поставить стирку занимает 5 минут, а сама стирка идёт полтора часа, не требуя нашего внимания, а всё что занимает меньше минуты можно сделать сразу)
- Те дела, для которых необходимо больше трети оставшегося до дедлайна времени (чтобы точно успеть даже в случае если возникнут непредвиденные обстоятельства)
Важное выделено, неважное выброшено, и теперь самое время... нет, не бежать и делать все дела уже до двух утра (ведь часть делать уже не нужно), а выбросить из списка дел ещё треть.
Вот прям брать и вычёркивать! Сделаю завтра! А от воротит, сделаю никогда.
Во время паники человек склонен преувеличивать важность неважных вещей, а необходимость выкинуть или делегировать треть дел отрезвляет и помогает ещё раз прокрутить в голове — что важно, что неважно, что можно сделать позже.
Список дел знатно похудел и стал более полезным? Прекрасно, ставим таймер на час-полтора и погружаемся с головой в работу!
Почему такое небольшое количество времени? Потому что в состоянии стресса очень сложно концентрироваться, глаз замыливается, количество ошибок увеличивается, организм затекает а мозг устаёт.
После обязательно нужно сделать перерыв — подвигаться, позаниматься чем-то приятным 15 минут. Как нельзя? Дела горят? Надо скорее всё делать?
Увы, внимательность, качество и эффективность работы падает при отсутствии отдыха. В идеале, нужно выйти на природу, но будет достаточно переключить внимание на какое-нибудь медитативное действие. Инстаграм, кстати, не даст нормально отдохнуть, о чём мы поговорим в отдельной статье. Уборка, прогулка или комфортное взаимодействие с людьми куда лучше успокоит нервную систему и даст силы на разгребание всего накопившегося.
Если отдыхать совсем сложно, с чувством вины может помочь справиться таймер на 15 минут.
Всё описанное выше можно в виде чеклиста, к которому можно обращаться:
- Выделить самое важное и/или срочное — «горящее»
- Выделить то, что можно не делать
- Приоритезировать оставшееся
- Выкинуть хотя бы несколько задач
- Работать!
- Отдых, всё, что наполняет вас
- Повторять до исчерпания списка дел!
Ну и спать лучше подольше — выспавшийся человек соображает намного лучше, чем сонный и уставший, а хроническое нарушение сна может вызывать провалы в памяти и негативно влияет на мозг.
А как вы справляетесь с «пожарами»?