Покинем ненадолго современный офис и перенесемся в Византию 500-х годов! Растерзанная Римская империя, земли которой изорвали в клочья варвары, от одного до другого океана, предстает перед нами жалкой, но непобежденной. Доспехи византийских легионеров выдерживают сопротивление неверных, багровыми реками покрылись земли Северной Африки, Сардинии и Корсики. Юстиниан первый, император Византии, с большими потерями, но с верой в свое великое предназначение, восстанавливал мощь и былые границы Римской империи. И кто знает, может быть, хронология этих событий была бы утрачена навсегда, оставив темный след в истории, если бы не усердный труд одного из самых известных секретарей прошлого - Прокопия Кесарийского!
В 527 году он поступил на службу в должности советника и секретаря к одному из ведущих полководцев империи, Флавию Велизарию. Принимая участия в войнах и будучи очевидцем захватывающих событий, храня верность своему господину, Прокопий создает труды, которые прославили не только исторических лиц того времени, но и наградили самого Прокопия бессмертием в веках.
Эпоха правления Екатерины II сохранила в своих архивах также множество документов о событиях и лицах, которые прославили императрицу и возвели ее в ранг Великой. Острый ум и невероятная разборчивость в людях позволяли ей формировать вокруг себя надежный и преданный аппарат. Одним из важных звеньев этого аппарата были секретари. Люди поверенные не только в дела государственной важности, но и в личную жизнь государыни.
Приблизив к себе в качестве статс-секретаря Дмитрия Прокофьевича Трощинского, Екатерина не предполагала, что этот человек будет преданным "слугой" трех императоров. Будучи на службе у Александра I, уже на закате своей карьеры, на вопрос, когда его спрашивали о работе, Трощинский говорил: "Без отдыха сижу за делами...., сие море великое и пространное..". И, рассуждая о своей смерти, Дмитрий Прокопьевич апеллировал профессиональной терминологией и этикой, говоря: "Вижу, что борьба жизни моей со смертью скоро закончится, ибо последней служит надежной помощницей моя старость".
Вот так, отыскивая в настоящем следы вековой давности, и появляется обоснованный пиетет к профессии, тонкостям и особенностям которой не обучают в институтах.
Только что, заглядывая за занавес истории, я обратила твое внимание лишь на некоторые требования, которые предъявляются к секретарю . На первый взгляд, это всего лишь человеческие качества, которые можно объединить одним словом- порядочность. Но если это не самое большое твое достоинство, то должность секретаря не для тебя!
Что значит порядочность в этой профессии? Прежде всего, это абсолютная преданность к работодателю и, я бы сказала, чистоплотность ума. Находясь на этой должности, ты будешь «приемником и передатчиком», который настроен только на одну волну, на своего шефа. Через тебя будет проходить вся корреспонденция и, почти все, телефонные звонки. Наступит момент, когда ты перестанешь отдавать шефу все письма без разбора. Ты научишься сортировать их, чтобы выделить срочные, те, которые можно на время отложить или уничтожить, потому что к тому времени ты уже будешь знать, какая информация не заинтересует твоего хозяина или наоборот.
В прекрасном романе «Последнее письмо от твоего любимого», Джоджо Мойес так описывает утро секретаря-помощника руководителя: «Остальные секретарши приходили не раньше девяти, а вот Мойра, в отличие от них, всегда являлась за час до начала рабочего дня, включала кофеварку, рассортировывала необходимые документы, проверяла поступившие за ночь телеграммы – словом, делала все, чтобы к приходу мистера Стерлинга все уже было налажено». Возьми это правило себе на заметку. Настоящий секретарь – это человек, рабочий день которого не нормирован. И если среди ночи шеф позвонит тебе, чтобы заказать такси в аэропорт или забронировать билеты, ты должна быть обязательно доступна и выполнить все его указания в короткий срок.
А вот еще один интересный момент, который описан в вышеуказанном романе и говорит нам о проницательности, которой должен обладать секретарь: «С дневной почтой в офис пришли два письма. Как будто под копирку написаны, подумала Мойра, прочитав их: одни и те же симптомы, одни и те же жалобы от рабочих одной и той же фабрики, где они оба начали работать около двадцати лет назад. Возможно, начальник прав и все это происки профсоюзов, однако, если раньше такие письма приходили крайне редко, то теперь шли одно за другим.
Оторвавшись от чтения, она увидела, что мистер Стерлинг вернулся с обеденного перерыва. Что же ему сказать? На прощание он пожал руку мистеру Велфорду, и по их довольным улыбкам Мойра поняла, что встреча прошла удачно. Недолго думая, она убрала письма в верхний ящик стола. Положу их к остальным, решила она, зачем его расстраивать? К тому же она и так прекрасно знала, какова будет его реакция».
Ты должна научиться быть сканером, прогнозировать любую ситуацию, предвидеть последствия от того или иного события и быть барометром настроения своего руководителя. Это становится не сложным, когда ты внимательно слушаешь, смотришь, запоминаешь и живешь интересами одного единственного лица, ибо он твой работодатель. И эта работа в какой-то мере сродни работе секретного агента. Может быть, именно поэтому она достойна упоминания во многих романах.
Однако, многие наши современники, относятся к профессии секретаря, как к должности, которая исполняет функцию «побегушки»: принеси, подай, сделай. Это лишь поверхностный взгляд дилетанта. Знающие люди понимают важность и власть, которой наделен секретарь.
Скажем, при Петре I, важнейшим государственным лицом был кабинет-секретарь Макаров. По мнению историков, он был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров». Чтобы еще как-то немножко добавить вес этой професси, хочу упомянуть «Табель о рангах», который был принят в нашей стране в 1722 году. Согласно табелю, чиновники подразделялись на 14 рангов. Служащий, дослужившийся от 1-го до 8-го ранга, получал статус дворянина! По этой же шкале оценивались и секретари, которым присваивался уровень 4-го ранга. Следовательно, в иерархической системе государственной деятельности, секретари занимали достаточное высокое положение и были наделены дворянскими регалиями. Ну и напоследок, еще немножечко исторического меда, для тех, кто считает, что у секретаря не может быть карьерного роста. Иосиф Вессарионович Сталин был хорошим секретарем, который сумел второстепенную, в сущности, должность превратить в самую значительную - на территории Советского Союза.
Вот такая это профессия, к которой предъявляются высокие требования, но которая может стать самым кратчайшим путем по дороге наверх!