Мне очень часто приходилось сталкиваться с информационными системами, которые не взаимодействуют между собой. На многих предприятиях бухгалтерия живёт своей жизнью, отдел продаж работает в собственной CRM, а методисты дополнительного образования ведут учёт в своих базах данных. При этом каждое подразделение учебного заведения работает с одной и той же учётной единицей – клиентом (студентом, слушателем, юридическим лицом). Мое мнение, что учет предприятия должен вестись в единой базе данных или в распределённых, но связанных между собой. Контрагенты дублироваться не должны.
Каждый контакт с клиентом должен быть зафиксирован:
Отдел продаж, любой сотрудник с соответствующими правами доступа имеет возможность зафиксировать информацию в базе данных. Польза такого инструмента очевидна: в любой момент времени вы можете ознакомиться с историей общения, отметить важные детали. Время и дата записи, имя пользователя системы вставляется автоматически, однажды созданные комментарии ставятся недоступны для редактирования. Манипуляции с историей общения с клиентом невозможны.
Несмотря ни на что, бумажный документооборот по-прежнему актуален. В базе данных реализован механизм сохранения информации об обмене почтой, фиксация стоимости почтового отправления для анализа расходов и формирования себестоимости обучения.
Каждое входящее или исходящее отправление фиксируется в системе. Такой подход позволяет избежать разногласий с контрагентом по поводу документооборота. Найти дату отправки письма, поднять и отправить клиенту квитанцию можно за пару секунд. Отчет о почтовых расходах, реестр всех почтовых отправлений формируется автоматически. Сканы почтовых квитанций сохраняются в базе данных в досье каждого клиента факультета. Потерять документ становится невозможно.
Третий элемент управления и контроля – создание задачи, связанной с клиентом университета. Задача в системе - это напоминание самому себе или другому сотруднику. Однажды поставленные задачи сохраняются в базе данных навсегда. Список задач каждого пользователя выводится на главной странице базы данных, а также доступен в соответствующем журнале. Настройка политики доступа к информации позволяет всем пользователям видеть все задачи или только собственные.
Единый реестр задач позволяет руководителю отслеживать ход взаимодействия с клиентами факультета, ставить задачи перед сотрудниками отдела.
Всё, что однажды попадает в систему, остаётся в ней навсегда. Именно этот принцип реализован в системе управления факультетом. После фиксации важной информации, её редактирование или удаление невозможно.