По горячим следам, так сказать, или наша песня хороша начинай сначала.
Вот все, казалось бы, настолько логично и просто и без лишних нервов должно было бы быть… Но!
В системе планирования и учета существуют, так сказать, основы, которые позволяют увязывать работу отделов.
Реальная ситуация
Начнем с ситуации. Внезапно (каждый месяц упражняемся) заказчику потребовалось предоставить актуальный план оплат и освоений. Данный план строится в формате приложения к договору, а распределение берется из финансовой модели.
В этот раз требовалось внести актуальные данные по срокам поставки оборудования и планируемым к сдаче работ с учетом изменений в проекте. Однако, быстро это сделать не получилось сразу по нескольким причинам. И пришлось отправлять заказчику данные без учета корректировок. Запикаем высказывание руководства по этому поводу, когда на еженедельном совещании стало известно, что за неделю не справились с задачей актуализации данных.
Данная ситуация очень ярко иллюстрирует проблемы, которые существуют внутри проекта и коллеги не уникальны в этом.
Проблема 1. Формы, которые ведутся в рамках проекта не связаны между собой. Разные форматы, отсутствие кодировок. Каждый волен вести свой блок так как ему привычно, главное, чтобы в требуемый срок и без ошибок трансформировать это в форму для заказчика/финансирующих организаций/бюджетные формы.
А так веди себе как хочешь. И тут помогает кодировка. Это единственное и понятное и легко воспринимаемое табличным редактором явление, которое за 10 минут способно трансформировать представление данных.
Особенно если нужно сделать прогноз сдачи заказчику по периодам и стоимости, а таблица стоимости не содержит. И только кодировка сможет помочь быстро сопоставить.
Между добавлением кодировки и ручным переносом, выбор был сделан в пользу ручного труда. Актуализацию данных ждем...
И как следствие, в следующий раз снова не получится сделать все оперативно, пока коды не появятся.
Проблема 2. Отсутствие понимание у участников проекта, что и в какие сроки они должны актуализировать. Для заказчика – два параметра в данном проекте:
1. Оборудование. Зона ответственности МТО.
2. Работы. ПТО и площадка. План сдачи работ строится от графика производства работ с поправкой на процент условной выручки, которая может быть выражена в процентах или днях, если идет перенос 100% на установленный период.
И это стандартная недоработка. Есть представление, что процессы имеют свойства выстраиваться сами собой, сотрудники договариваться и выдавать требуемый результат руководству. Как известно без понятного ТЗ результат будет ХЗ.
Да и пока нет конечного держателя отчета, который и устанавливает требования по срокам и качеству документа, делать его зачем? Бывают случаи, когда все есть и все равно не делают с первого раза как требуется.
И сейчас столкнулись с тем, что все что-то где-то ведут, нет установленных сроков актуализации данных в модель и это еще раз показывает, как отсутствие выстроенных процессов и отсутствие коммуникации и понимания внутри команды проекта стопорит работу и снижает качество планирования.
Автор: Вера Питинова