Делимся пошаговой инструкцией и формулой расчета отпускных
По Трудовому кодексу сотрудникам положен оплачиваемый отпуск — 28 дней в год. Отпуск можно использовать сразу весь или взять частями. Во время отпуска сотрудник не работает, но бизнес сохраняет за ним рабочее место и средний заработок.
Разбираемся, как оформить отпуск пошагово и рассчитать отпускные сотруднику.
Как оформить отпуск
Чтобы оформить отпуск сотруднику, нужно составить много документов — обычно этим занимается бухгалтер или кадровик.
Шаг 1. Составить положение об отпусках. Если вы предоставляете сотрудникам отпуск только по трудовому кодексу, положени не пригодится. Но если кому-то из сотрудников нужно будет увеличить отпуск или выплачивать отпускные раньше, это нужно прописать в положении об отпусках.
Положение составляют в произвольной форме, мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:
- Виды отпусков и их продолжительность: кто, когда и на сколько может идти в ежегодный оплачиваемый отпуск, положен ли сотруднику дополнительный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты.
- Стаж работы для отпуска: какой стаж для какого отпуска нужен и что в этот стаж включается.
- Какие документы оформляют по отпускам. Например, когда составляют и утверждают график отпусков, как сотрудников уведомляют о начале отпуска, когда сотрудник должен написать заявление на отпуск.
- Правила, по которым сотрудника могут отозвать из отпуска. Например, сотрудник дает согласие на отзыв из отпуска и пишет пожелания о том, когда хотел бы отгулять отпуск.
- Выплата отпускных. Прописывают срок — минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если работодатель решит выплачивать отпускные раньше, это не будет нарушением. Если компания или ИП платит сотрудникам материальную помощь к отпуску, это тоже нужно прописать в документе. Работодатели, которые находятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут в этом разделе определить, как они компенсируют расходы на проезд в отпуск.
Шаг 2. Составить график отпусков. В графике описывают, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все работодатели, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год.
Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Это удобно, когда работников 1—3, но если больше, проще составить один график.
График отпусков на следующий год нужно утвердить минимум за две недели до конца текущего года, например на 2023 год — до 17 декабря 2022 года. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.
Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха. У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так:
Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.
Если отпуск по графику, иногда работодатели отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.
Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе. Подписывают документ руководитель и сотрудник.
На основании приказа составляют записку — расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.
Как рассчитать отпускные
Отпускные сотрудникам рассчитывают по формуле:
Самое сложное — правильно рассчитать средний дневной заработок. Вот два шага:
- Посчитать доход сотрудника.
- Рассчитать количество отработанных дней.
Посчитать доход сотрудника. Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска. Например, если отпуск начинается в октябре, расчетный период — с 1 октября прошлого года по 30 сентября текущего.
В доход включают все выплаты за работу сотруднику: зарплату, премии, переработки.
Премию по итогам года учитывают, если она начислена за год, предшествующий отпуску. Когда она начислена — в расчетном периоде или после, — не важно.
Квартальную ежемесячную и полугодовую премии, начисленные в расчетном периоде, включают в расчет только по одной за каждый показатель премирования. Например, за один месяц можно учесть одну премию за количество продаж и одну за объем выручки в том же месяце.
Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте.
Премии к праздникам — не включают.
Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают.
Рассчитать, сколько дней отработано. Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы рабочего года или нет. Например, в какие-то дни сотрудник мог болеть или быть в командировке. А вот выходные и праздники значения не имеют. Например, человек не болел в январе, и, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.
Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так:
Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3. 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.
У сотрудника отпуск с 17 апреля 2023 года. Расчетный период с 1 апреля 2022 года по 31 марта 2023 года отработан полностью. Доход за это время — 1 110 000 ₽.
Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3 = 3157 ₽.
Если сотрудник не работал какие-то дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.
Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах).
Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2023 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.
Расчетный период — год до месяца отпуска: с 1 июля 2022 года по 30 июня 2023 года. В это время сотрудник был:
— в отпуске в августе 2022 года — 7 календарных дней;
— в командировке в декабре 2022 года — 9 дней;
— на больничном в феврале 2023 года — 7 календарных дней.
Полностью отработанные месяцы расчетного периода:
— в 2022 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь, итого 4;
— в 2023 году: январь, март, апрель, май, июнь, всего 5.
Общее число полностью отработанных месяцев — 9.
Не полностью отработанные месяцы расчетного периода:
— в 2022 году: август, декабрь;
— в 2023 году: февраль.
Количество дней в не полностью отработанных месяцах:
— в августе 2022 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня;
— в декабре 2022 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня;
— в феврале 2023 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.
Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.
Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽.
Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ. В 2023 году это 16 242 ₽.
Больше полезных материалов на сайте Бизнес-секретов.