Любое успешное предприятие приходит к какому-то строительству. Можно строить завод, торговый центр, объект городской инфраструктуры и т.д.
С началом подобного проекта сразу появляется огромная куча вопросов и проблем. Кому и сколько было оплачено. Какой поставщик уже поставил материалы, а какой еще только должен поставить. Сколько денежных средств выдали каждому из подрядчиков и за какие суммы эти подрядчики уже отчитались.
Не менее важным вопросом является, при строительстве крупного объекта, который финансируется из разных источников, - сколько средств поступило на финансирование объекта всего в разрезе по инвесторам.
С помощью Excel, все вышеперечисленные проблемы решить довольно просто. Файл состоит из двух листов.
Лист "Движение средств"
Для хронологического ведения движения средств необходимо вносить данные вот в такую таблицу:
В таблице предусмотрено ведение учета расходов по строительству в разрезе четырех расчетных счетов или трех расчетных счетов и кассы. А можно один расчетный счет и три кассы - это вы решаете сами. Просто вписываете название источника средств во вторую строку сверху по каждому приходно-расходному блоку. Эти ячейки выделены оранжевым цветом.
Теперь, как обычно, идем по столбцам:
Столбец В - Дата. Дата вносится вручную, хотя в ячейках всегда будет ссылка на предыдущую ячейку. Смело вносите вместо ссылки.
Столбцы C,D,E - Первый приходно-расходный блок. Приход (поступление средств), расход и остаток. Столбец Е "Остаток" выделен светло-серым цветом. В этот столбец данные не вносятся, в нем автоматически формируются данные об остатке средств в кассе или на расчетном счете.
Столбцы с F по N - это еще три приходно-расходных блока, совершенно аналогичных вышеописанному.
Столбец О "Накладная/Акт" - указывается сумма полученных материалов или принятых работ (т.е. сумма по приходной накладной или по акту выполненных работ).
Колонка P - Наименование контрагента (поставщика или подрядчика). При написании названия контрагента следует избегать ошибок. Это очень важно!
Колонка Q - Вид операции. В этой колонке необходимо указать: материал, услуга или финансирование. Выбор значений производится из выпадающего списка. Прошу обратить внимание, что в первой ячейке этого столбца указывается валюта в которой ведет учет. Выбор валюты производится из выпадающего списка.
Колонка R - Вид материала или работы. Пишется за что именно произведена оплата.
Колонка S - примечание. Дополнительная информация, которую вы посчитаете нужным написать.
Лист "Свод"
Итоговая таблица, где вы будете видеть финансирование и расходы по строительству в разрезе контрагентов.
Это вид развернутого свода. Здесь наглядно видно с кем идут расчеты и в каком состоянии эти расчеты находятся.
А это эта же таблица, но со свернутыми "итогами". Это если нужно просто посмотреть итоговые цифры по расходам и финансированию:
Синим цветом помечены итоги, которые можно сворачивать и разворачивать.
Как всегда "пройдемся по столбцам".
Колонка А - вид затрат. По умолчанию заполнена. В каждом разделе просто написано "материалы", "услуги" и в нижней таблице "финансирование". Дописывать или удалять здесь ничего не нужно.
Колонка В - наименование контрагента. Будет два разных файла. В одном варианте эта колонка будет формироваться автоматически, а в другом - эту колонку нужно будет заполнять в ручную. У каждого варианта есть свои преимущества и об этом будет сказано ниже.
Колонка С - отражается сумма поставленных на объект материалов или выполненных работ, которые приняты Заказчиком (то есть вами). Заполняется автоматически на основании колонки Е с предыдущего листа.
Колонка D - отражается сумма оплат (безналичная и наличная). Формируется как сумма скрытых колонок E,F,G,H в которые автоматически попадают данные по расходам с листа "Движение средств"
Колонка I - формируется как разница между колонками С и D. Обратите внимание, что если поставленные товары (или выполненные работы) превышают сумму оплаты, то вся строка окрашивается зеленым цветом. То есть зеленый цвет строки - это должны вы. Если оплаты превышают сумму поставок, то вся строка окрашивается розовым цветом. То есть розовый цвет - это должен контрагент.
Колонка J - вид материала ли работы. Формируется автоматически. Прошу обратить внимание, что если какой-то контрагент поставил вам кирпич, а потом доски, то в данном столбце отобразится только кирпич. То есть, только первая запись по данному контрагенту.
Колонка K - количество материала или объем работ. Эту колонку Вы заполняете вручную. Если вы ее не заполните - ничего не изменится. Только Вы, скорее всего, со временем забудете, так сколько же было привезено кирпича этим поставщиком или сколько квадратов плитки положил этот подрядчик.
Колонка L - примечание. Вручную заносите какую-то информацию, если считаете необходимым.
Продолжение следует
Приглашаю вас на свой сайт, где вы сможете не только прочитать эту статью целиком, но и найдете много полезной информации по управленческому учету без воды, а также различные электронные таблицы, для удобства вашей работы.