Резюме: как создать CRM-систему для школы под нестандартные процессы бизнеса. Пример разработки для школы английского языка.
Бизнес-контекст
БРИТАНИЯ — одна из топовых офлайновых школ английского языка в Томске, работает с 1999 года. В школе обучается порядка 1000 человек: дошкольники, школьники и взрослые.
С языковой школой «Британия» мы работали с 2011 года и разработали бизнес-платформу, которая автоматизирует бизнес.
Модифицировать решение — при необходимости можно силами квалифицированных разработчиков PHP уровней middle. Архитектурное решение бизнес-платформы даёт запас прочности как минимум на 10-15 лет.
Изменения действенные — мы с самого начала закладываем в систему возможность масштабирования. По мнению директора школы «Британия» Михаила Сидорова, эта оперативность и постоянное сотрудничество хорошо влияют на работу компании.
Задачи школы по автоматизации
- Автоматизация части рабочих процессов школы.
- Автоматическая генерация расписания школы на учебный год. Формирование расписания «руками» — трудоёмкий процесс, когда учеников и преподавателей больше 100. Нужна полная или частичная генерация расписания.
- Автоматизация части документооборота. Компания развивается, с каждым годом увеличивается набор учеников и растет документооборот. Рост увеличивал затраты на управление, приводил к сбоям и ошибкам.
- Для родителей и учеников. Договора для родителей, информирование об оплатах, рассылки о новых событиях, учебные материалы.
- Для педагогов. Общие планы, учебные и методические материалы.
- Индивидуальный доступ к учебным материалам. - Управление контентом сайта.
Сайт служит информационно-рекламным инструментом и «точкой входа» для учеников школы и родителей. Программы, условия обучения — контент, который нужно обновлять. - Автоматизация ежегодной «Олимпиады по английскому языку».
C 2011 года «Британия» проводит в Томске «Олимпиаду по английскому языку среди средних школьников». Конкурсные этапы проходили в школах, и учителя английского языка передавали результаты учеников и ведомости в «Британию». Менеджеры компании переносили данные из бумажных форм в электронные. Клиент хотел показывать на сайте результаты и сократить бумажную работу своих сотрудников.
На сайте нужно: принимать заявки на участие, регистрировать участников, показывать результаты каждого этапа олимпиады, дать участнику сгенерированный сертификат с его результатами.
Директор «Британии» — Михаил Сидоров — тот редкий предприниматель, который стремится найти оптимальное решение для лучшего результата и тщательно прорабатывает все бизнес-процессы компании.
Модули CRM-системы
Текущая CRM-система привязана к бизнес-модели предприятия и архитектурно разделена на специализированные модули. Без преувеличений можем сказать, что текущая степень автоматизации дает школе высокие конкурентные преимущества на рынке.
Процесс «Расчет расписания»
Автоматизация расписания занятий позволила «Британии» полностью уйти от составления расписания вручную, что критично при большом потоке учеников.
При наборе учеников менеджеры собирают персональные расписания: в какие дни и в какое время ученику будет удобно заниматься. К персональным расписаниям добавляются факторы:
- возрастная группа ученика;
- уровень знания языка;
- свободные аудитории;
- преподаватели.
Задача — автоматически составить оптимальное расписание для всех учеников, преподавателей и аудиторий.
Сейчас во время набора одновременно работает несколько менеджеров и финальная генерация расписания занимает 2,5 минуты. Раньше на этот процесс уходило несколько дней и куча бумаги — все данные распечатывались.
Процесс «Продажи»
Набор учеников в школу идёт в летний период. Оперативная работа менеджеров в «горячий» период напрямую влияет на то, какое количество учеников будет у школы в учебном году. Процесс продаж сейчас максимально автоматизирован. В модуле есть:
- задачи множества типов, с уникальным наборами статусов, состояний и переходов между ними;
- автоматическое создание задач — по событиям, по расписанию;
- исполнители, группы исполнителей, гибкая система напоминаний;
- контроль исполнения заданий администраторами.
Процесс «Олимпиада по английскому языку»
Компания проводит олимпиаду среди желающих учеников во всех школах города один раз в год.
Для участия в олимпиаде нужно подать заявку и указать персональные данные и дополнительные (класс, школу), пройти идентификацию на сайте. После можно участвовать. На каждом этапе выполняются задания, затем проверяются педагогами Британии и участник переходит на следующий этап.
Пример, 2021 год: Для участия в I туре XI олимпиады по английскому языку зарегистрировалось 7 189 учеников из 59 школ, гимназий, лицеев и учреждений дополнительного образования города Томска и Томского района. На проверку были приняты работы 4844 зарегистрированных участников.
Все участники олимпиады, набравшие в I туре от 5 баллов, награждаются именными сертификатами участника.
Источник: сайт «Британии»
На каждом этапе участник получает баллы за выполненные задания. По окончанию Олимпиады все участники ранжируются по параллелям и классам.
На сайте публикуются данные о победителях: результаты по всем учебным заведениям города.
Данные по каждому участнику в CRM вносят сотрудники «Британии».
Первая версия Олимпиады была сделана в 2015 году. К 2019 году бизнес-процесс окончательно сформировался, изменения работает уже 3 версия системы.
Сайт школы английского языка
Сайт — одна из подсистем бизнес-платформы на adxCMS. Публичная часть, которую видят все посетители нарисована дизайнером и свёрстана. Внешний вид сайта заказчик всегда сможет изменить, при этом Админ.Панель не изменится и данные не потеряются.
Интеграция CRM и сайта компании
В этой части реализованы бизнес-процессы непосредственной работы с клиентами: учениками и их родителями, учителями школы и внешними учителями. В текущей реализации есть:
- личные кабинеты учеников;
- личные кабинеты преподавателей;
- блок «Олимпиада» (поиск, публикация результатов, выдача сертификата).
Выбор технологий
Технологический стек
При выборе технологического решения мы решали задачи безопасности, высокой нагрузки и относительной дешевизны. Требования к защите клиентских данных сразу исключало облачное решение. Требования к "гибкой" модификации под меняющиеся бизнес-процессы исключало коробочные решения.
Поначалу большую часть функций учета выполняла 1C. Сейчас всё больше функций переводится в CRM.
- Операционные системы: Linux;
- Верстка: HTML, CSS, LESS, БЭМ;
- Фронтенд: JavaScript, jQuery;
- Системы контроля версий: Git;
- Языки программирования: PHP;
- Базы данных: MySQL;
- Интеграция: 1С, sms-сервис.
Платформа работает на базе продукта adxCMS.
Сервер
Бизнес платформа «живет» на собственном сервере компании с ежедневным резервным копированием и логированием.
Заключение
Мы работали с «Британией» 7 лет и видели динамичный рост компании: вкладывая средства в автоматизацию, компания сокращает время на оперативное управление и усиливает своё положение на рынке.
Заказная разработка позволила «Британии» подстраивать свой IT-контур под меняющиеся бизнес-процессы, а не процессы под готовое решение из «коробки». Изменения бизнес-платформы следовали за изменениями бизнеса.
Объединение «в одном флаконе» CRM, сайта позволяет компании работать с 1 платформой, а не с платформой под каждый процесс.
Архитектура решения позволяет «Британии» самостоятельно её развивать, используя в штате разработчиков уровня middle с опытом 3-5 лет.