Работа сотрудников в нынешнем мире строится иначе по сравнению с тем, как это было организовано 10, и тем более 20-30 лет назад. Основным отличием является мобильность персонала, которая стала возможна благодаря наличию устойчивых каналов связи. Теперь, чтобы выполнить свои рабочие обязанности, нет необходимости проводить целые дни в офисе, а достаточно иметь ноутбук, доступ к интернету и удобные инструменты для коммуникаций и обмена информацией.
Как я уже писал в другой статье, офис при всем этом обретает сейчас еще большую ценность, чем когда-либо раньше. Из простого места для работы он становится точкой общения, обмена идеями и даже проведения досуга. Молодые специалисты готовы проводить много времени на работе, в перерывах закрывая свои личные дела. Для них рабочий коллектив становится дружеским коллективом, с которым они не только решают рабочие вопросы, но и обсуждают самые разные темы, таким образом все больше офлайн общения у людей начинает происходить в стенах офиса.
Кроме того, специалисты HR уже давно осознали, что нематериальная мотивация работает не хуже, а часто намного и лучше по сравнению с денежной. Сколько бы сотрудникам не платили, они привыкают к уровню дохода. Совсем по-другому работает нематериальная мотивация. Она эффективнее и стабильнее на «длинных дистанциях», и не требует постоянного роста затрат, в отличие от зарплат, которые компании просто не могут бесконечно повышать из-за своих финансовых ограничений.
С этим столкнулись многие ИТ-компании. Они не могут привлечь высококвалифицированных сотрудников деньгами, так как достигли потолка зарплатной платы. И теперь вынуждены использовать самые различные альтернативные инструменты мотивации. Качественный офис в данном случае является одним из лучших способов мотивации, который очень хорошо работает.
Выбирая две компании, предлагающих сопоставимый уровень заработной платы, специалисты начинают обращать внимание на дополнительный социальный пакет, на льготы и возможности, которые предоставляет компания. И, безусловно на офисы и сервисы, которые они будут получать в течение рабочего дня.
Кофе, снеки, спортзал, медицинский кабинет, парковка, места для отдыха – все это становится критично важно для сотрудников. В ходе неформальных разговоров с сотрудниками из других организаций люди не склонны обсуждать свои заработные платы, а вот те бонусы, которые им приносит офис – это первое, чем могут хвастаться сотрудники. Дополнительные ликеры к кофе, специальные чашки, массажные кресла – излюбленные темы для разговоров во время кофе-брейков на мероприятиях.
Однако бесконечно улучшать офис, наполняя его новыми пространствами и сервисами тоже нельзя. Во-первых, это в итоге избалует сотрудников и их уже ничем нельзя будет удивить. Во-вторых, это требует тоже дополнительного бюджета, и вы, рано или поздно, упретесь в потолок, как и в плане повышения заработных плат. И теперь работа административного директора трансформируются. Он действительно становится директором по счастью в офисах. Его фокус уже не только на работе с «мебелью и клинингом», а основной фокус – понять потребности сотрудников, здраво их оценить и удовлетворить, при этом грамотно управляя бюджетом.
Хороший специалист теперь будет не только создавать комфортные условия, но адаптировать их постоянно в связи с изменяющимися внешними условиями. Таким образом, вы должны четко отражать потребности и желания сотрудников в отношении офисных пространств. Вы становитесь уже не просто исполнителем, который выполняет волю руководителей компании или подразделений, а тем, кто изучает, понимает и претворяет в жизнь нужды сотрудников. Теперь вы в компании отвечаете за то, как сделать работу сотрудников более комфортной, как сократить их трудозатраты на непрофильные операции, как снизить стресс в связи с неправильной организацией работы в офисе.
В связи с этим проходит полная трансформация функции административной поддержки бизнеса (организации рабочего пространства и рабочих мест). Теперь это функция неразрывно переплетается с обеспечением комфорта сотрудника, его счастья. Давайте для простоты назовем его менеджером или директором по счастью.
Такая должность уже существует в некоторых компаниях, кто-то только вводит ее, а некоторые уже исключают из штатного расписания. Однако сейчас на рынке основными обязанностями менеджера по счастью являются организация развлекательных мероприятий, дружеская поддержка сотрудников, внедрение новых инициатив, направленных на повышение удовлетворенности сотрудников.
Я же говорю о концептуально другом уровне. Давайте разделим все действия сотрудников на группы, по сути сгруппируем активности из Employee Journey Map. В качестве примера возьмем сотрудников ИТ службы поддержки рабочих мест (эти специалисты устанавливают компьютеры, чинят небольшие поломки, устанавливают программное обеспечение и т.д.) Такие специалисты присутствуют в штате большинства крупных компаний, и их профиль работы довольно однородный.
Основные занятия их можно разделить на группы:
1) Приход, уход с работы
2) Работа с Service desk (получение, распределение, закрытие заявок)
3) Работа с оборудованием: установка на рабочее место, разбор, ремонт, замена комплектующих
4) Работа с программным обеспечением: установка, удаление, диагностика ошибок
5) Общение с другими сотрудниками: уточнение запросов, обратная связь
6) Обед, перекусы
7) Беседы с коллегами на отвлеченные темы
8) «Просиживание» на рабочем месте с видом, что что-то делаешь
9) «Уходы» с работы по своим личным делам
Вы скажите, что я многое не учел, или же наоборот дал довольно подробную детализацию, учитывая, что выше обещал сгруппировать активности, а не указывать все. С этим списком можно еще много работать, но главная суть не изменится, которую я хочу подсветить.
Пункты 2-5 относятся непосредственно к выполнению должностных обязанностей, именно для этого сотрудники были взяты на работу. Всё остальное сотрудники как могут делать, так и нет. Это уже относится к зоне их решений. И чем более комфортно они буду чувствовать себя, во время выполнения пунктов 1, 6 – 8, тем счастливее они будут. То есть менеджер по счастью - этот тот сотрудник, в обязанности которого будет входить обеспечение комфортного выполнения перечисленных выше пунктам
Почему же именно административный директор (менеджер по организации рабочих мест) должен взять себе данные обязанности? Давайте пройдём по пунктам:
1. Приход и уход с работы. С первого взгляда, время работы находится в зоне ответственности службы персонала. С другой стороны, формат работы (из офиса или гибридный) переходит и в зону ответственности функции административной поддержки.
Кроме того, комфорт прихода на работу тоже сильно влияет на счастье людей. Если у вас удобное фойе, нет очередей у лифтов, просторные гардеробы, то настроение у сотрудников будет намного лучше в течение всего дня.
2. Обеды, перекусы. Это один из ключевых фокусов внимания. Необходимо организовать хорошую столовую, с доступными ценами, ассортиментом, который устраивает всех сотрудников и их специфические требования. Вегетарианцы, сыроеды, заядлые мясоеды – все должны найти блюда на свой вкус. Кроме того, необходимо не только работать с ассортиментом, но и непосредственно с организацией работы точек питания. Надо выстроить работу так, чтобы не было очередей. Как вариант, сделайте небольшие скидки сразу в пост-обеденное время, установите камеру, сделайте сервис предзаказа и так далее.
Не забывайте еще и про то, что многие люди носят еду с собой, некоторые хотят вообще есть в тишине. Это заставляет вас задуматься о кофе-поинтах с возможностью перекусить в различных частях офиса, разных форматов.
3. Беседы с коллегами на отвлеченные темы.
Представьте себе две ситуации. Первая – в опен-спейсе на 20 человек двое сотрудников решили обсудить своих домашних животных, кто какие операции делал, куда их водят, какие болячки лечили. Наверное, они будут испытывать небольшой дискомфорт, на особо пикантных местах будут переходить на шепот, некоторые части потенциального разговора вообще опустят, чтобы не смущать остальных. Да и окружающие сотрудники, которые пытаются сфокусироваться на работе, тоже будут недовольны, так как их отвлекают или говорят на предмет, который им неприятен.
Вторая ситуация. Вы с коллегой ушли в просторный лаунж или неформальную переговорную комнату которая находится недалеко от вашего рабочего места, по дороге налили свежевыжатый сок, вокруг вас мало людей, разговоры ваши больше никому не слышны благодаря шумоизоляции или приятной фоновой музыке, или вы вообще вдвоем в помещении. Вы расслаблены, пьете вкусный напиток и можете полноценно насладиться беседой, рассказать все, что хотите. От такого разговора сотрудники получат многократно большее удовлетворение и пользу, так как тема будет более полной и информативной.
У вас остались вопросы, почему этот аспект жизни сотрудников в зоне ответственности менеджера по организации рабочего пространства?))
4. «Просиживание» на рабочем месте с видом, что что-то делаешь.
Вы, наверное, опять подумали, но здесь то уж причем менеджер по счастью или вообще любой другой сотрудник?! Вы скажите, это уже относится непосредственно к самим сотрудникам, их внутренней мотивации, а также к компетенциям их руководителей. И вы правы. Но исправить ситуацию может именно директор по счастью.
Вы можете предложить людям альтернативные виды занятий: спорт в течения дня, лекции, курсы по лепке, музыке, чтение литературы, киноклуб. Ваша задача – создать необходимую инфраструктуру, привлечение преподавателей, организацию плана мероприятий, создать рекламно-мотивирующую программу среди сотрудников, чтобы вовлечь их в новые инициативы. Наконец, вам нужно договориться с руководителем по HR, с руководителями подразделений, чтобы они отпускали и поддерживали сотрудников в их дополнительной деятельности в течение дня.
И уже имея возможность заниматься разными интересными занятиями на работе сотрудники будут менее склонны сидеть на рабочем месте и ничем не заниматься. Поэтому на рабочем месте они уже будут заниматься только своими рабочими обязанностями.
5. «Уходы» с работы по своим личным делам.
Вы по своему опыту знаете, сколько стресса испивают сотрудники, когда вынуждены в течения дня бежать в банк, химчистку или другие учреждения по своим личным бытовым или семейным делам. Нужно отпрашиваться у руководителя, торопиться, возможно задержаться на работе вечером из-за этого.
Директор по счастью должен максимально учесть потребности сотрудников. Ему следует предусмотреть решение многих вопросов как путем организации дополнительной сервисной инфраструктуры, такой как, отделение банка, химчистка, отелье, детской комнаты прямо в офисе, так и задуматься о том, как организовать эти сервисы не строя ничего нового. Решениями могут стать приезд на день агента по страхованию, тур агентов, переоборудованием некоторых помещений в кабинеты для телемедицины, договориться о приезде юристов в офис по графику и так далее, то есть организовать максимальное число бытовых услуг непосредственно в офисе.
В качестве заключения скажу, что это лишь только небольшая часть того, что должен делать директор по счастью. Теперь не только клининг и канцелярия находится в области внимания административной функции 9организации рабочих мест). Теперь объектом работы являются нужды сотрудников, их удовлетворение и повышение качества жизни сотрудников в течение их рабочего дня.