Часть 1 - см. тут
Что делать с документами, которые ранее предоставлял увольняемый сотрудник?
Если ранее сотрудник предоставлял в отдел кадров копии своих документов (паспорта, СНИЛС, военного билета, диплома и т.п.), то при увольнении их нужно ему вернуть. В противном случае в дальнейшем их необходимо будет уничтожить. Исключением являются оригиналы ранее предоставленных сотрудником справок — их работодатель может не возвращать, однако если от сотрудника поступит такой запрос, то выдать их все же придется.
Важно отметить, что в период работы хранение документов сотрудника у работодателя возможно только при наличии письменного согласия работника. Отсутствие такого согласия считается нарушением закона о персональных данных.
Документы по запросу сотрудника
Среди необязательных документов, выдаваемых сотруднику только по его запросу, можно выделить следующие:
- Копия приказа об увольнении. Чаще всего этот документ запрашивают на случай возникновения споров с бывшим работодателем. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, по запросу работодатель должен выдать заверенную копию данного документа.
- Справка о доходах. Документ необходим работнику для предоставления в проверяющие органы для подтверждения его платежеспособности или наличия права на вычеты. Ранее сотрудникам выдавали справку 2-НДФЛ, но, так как она давно отменена, вместо нее работодатель формирует справку о доходах и суммах налога физического лица (Приложение № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
- Справка о зарплате 182н или справка о сумме среднего заработка для следующего работодателя. Несмотря на то, что приказ Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, утвердивший данную справку, утратил свою силу с 2023 года и все данные передаются теперь в СФР, по запросу сотрудника работодатель в любом случае обязан ее выдать. Так ориентируют специалисты Роструда, отвечая на вопросы работников. Объясняется это тем, что взаимодействие компаний и СФР иногда бывает недостаточно оперативным, в связи с чем фонд может не располагать необходимой информацией для расчета пособий.
Сотрудник имеет право запросить любые документы, связанные с его работой. Если же документы с работой не связаны или содержат в себе персональные данные других людей, то выдавать такие документы работодатель не обязан. Если это все же необходимо, то из документа, содержащего чужие персональные данные, делается выписка или копия, где будут только данные человека, сделавшего запрос. Также работодатель не обязан предоставлять по запросу локальные нормативные акты компании, так как они напрямую не связаны с сотрудником и после увольнения не будут иметь к нему никакого отношения.
Сроки и правила выдачи документов
Срок выдачи документов зависит от их вида:
- Обязательные документы должны быть предоставлены в день увольнения;
- Документы по запросу — не позднее трех рабочих дней со дня поступления запроса.
Рекомендуется зафиксировать факт выдачи документов. Например, можно взять с сотрудника расписку об их получении, или составить акт приема-передачи.
В случае невозможности в срок передать документы сотруднику (например, по причине болезни), согласно ст. 84.1 ТК РФ работодатель должен отправить ему уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на их отправку по почте. Таким образом, компания обезопасит себя от нарушения законодательства.
Если сотрудник не получил документы вовремя, но пришел за ними позднее, ему необходимо оформить письменное обращение, где будет указан способ получения документов.
Ответственность за непредоставление документов
За несвоевременную выдачу документов предусматривается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП в виде штрафов:
- Для ИП 1-5 тыс. руб.;
- Для юрлиц 30-50 тыс. руб.
При задержке выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности сотрудник вправе обратиться в суд. Если будет доказано, что вина лежит на компании, а сотрудник пытался ее получить и при этом ее отсутствие мешало ему работать, бывший работодатель обязан будет выплатить ему неполученный заработок (ст. 234 ТК РФ). Кроме того, сотрудник может потребовать возмещения морального вреда, который был нанесен ему задержкой документов.
